テレワークのマネジメントを成功させる４つのヒントとは？

テレワークマネジメントの課題はいくつかありますが、その中でも注目すべきは「コミュニケーション不足」「スケジュール管理が難しい」「評価基準の在り方」の３つです。

まずコミュニケーション不足ですが、テレワークではオフィス勤務のように顔を合わせることができないため、
業務上の疑問やちょっとした不安を上司に伝えることができない社員が増えてしまいます。
顔を合わせていることで気づける、ちょっとした変化も見逃してしまうこともあるかもしれません。

オフィスワークと違い、テレワークを用いての仕事は社員の姿が見えないため、社員が順調に進められているのかがわかりづらくなります。
また、テレワークで働く社員は仕事とプライベートとの切り分けが難しく、長時間労働になりやすいという問題も発生してきます。
そうなると働くことへのモチベーションや生産性の低下が懸念されるでしょう。

新型コロナウイルスの影響でテレワーク化が急速に進んだため、評価基準が定まっていない会社は多いです。
そのため、上司から公平に評価されているのかがわからないという不安を抱えたまま、仕事に望んでいる人が大半ではないでしょうか。

テレワークでのマネジメントの重要性は、直接顔を合わさずに仕事をするという働き方から考えても、非常に高いことは間違いないでしょう。
オフィスワークとは異なり、テレワークの場合は業務の進捗状況や、問題を可視化しなければ、社員がどういう状況であるかを把握することはできません。

例えば、出社や退社などの労働時間に関してもしっかりとマネジメントしなければ、
残業や休日労働などの長時間労働につながってしまうこともあります。
業務の進捗や、社員が抱えている問題を把握し、適切に対処するにはマネジメントを徹底することが鍵になってくるはずです。

テレワークを上手く運用するためには、働きやすい労働環境を作ることが欠かせません。
労働環境が悪ければ、どんなに有能な社員でもモチベーションや生産性が低下してしまいます。
そのために社員同士がしっかりとコミュニケーションを取れる環境を用意することや、わかりやすい業務の分担が重要です。

また、業務に関するコミュニケーションはできても、テレワーク環境下では、どうしても雑談の機会が減ってしまいがちです。
オフィスでは、何気ない会話がすぐできるのに、オンライン上ではなかなかできないという方も多いのではないでしょうか。

こうした状態が長期間続くと、孤立感が増したり、チームの信頼関係が崩れてしまう可能性もあります。
このような問題を防ぐためにも、
業務に関するコミュニケーションとは独立した「雑談専用の場」を設けてみてもいいかもしれません。

テレワークにありがちな
「何から進めたらいいのかわからない…」「優先順位ってどっちだっけ？」
という不安や疑問を抱えたまま業務を進めることは、社員のモチベーションや生産性の低下につながってしまいます。

そんな部下たちにより良いパフォーマンスを発揮してもらうためには明確な目標設定が必要です。
まずは会社としての目標を提示し、つぎに個人の目標を設定しましょう。
どこを目指していて、何のための目標なのかを明確化することで、
部下たちも納得して仕事を進めることができますし、「何から進めたらいいのかわからない」というような不安も解消されます。

さらに、目標設定した後も部下とはこまめに連絡と取り、進捗確認やフィードバックを定期的に行うことで、より良いパフォーマンスを持続的に発揮することができるでしょう。

目標を設定したら、その進捗を確認し、継続フォローを行うことが大切になってきます。
その手段のひとつとして、注目されているのが「1on1ミーティング」です。

1on1ミーティングとは、メンターとメンティ（多くの場合、上司と部下）が1対1で対話をする場のことです。
1on1の目的は、メンティの成長を支援することです。つまり1on1は上司が部下に対して評価や指摘を行う場ではなく、
あくまで「メンティのための時間」であることが大前提となります。

一般的には、月1や隔週の頻度で30分ほど実施されるものですが、
テレワーク環境下ではコミュニケーション量を担保するために、通常よりも高い頻度で実施することがおすすめです。
1on1で部下の課題を吸い上げ、適切なフィードバックやフォローを行うことで、
生産性の向上や、良いコンディションを保つことにつながるでしょう。

テレワーク業務において意思疎通や情報共有は欠かせません。そこで役に立つのが「コミュニケーションツール」です。

しかし、何でも良いからツールを利用すればよいというものではなく、その時の状況、場面に合わせて利用することがとても大切になってきます。
例えば、全体のミーティングではなく、チームやプロジェクト内での確認が必要な場合は、
チーム専用のグループを作るより細かく分けたコミュニケーションの機会が必要です。

また、上司とのコミュニケーションを取る際も1対1の時間を作ったり、業務外で雑談できるようにする仕組みづくりが必要になります。
そういったことも踏まえて、状況、場面にあったコミュニケーションツールを導入すればより快適にテレワーク業務を進めることができるのではないでしょうか。

最後にテレワークマネジメントに使えるデジタルツールを３つに激選して紹介します。

「zoom」
特徴
独自の技術で狭帯域のネットワーク回線でも途切れにくく、世界各国で75万以上の企業や組織で利用されている実績のあるWeb会議サービスです。
Web会議の際に必要なライセンスは主催者のみで、会議アドレスを共有するだけで誰でも参加することができます。

「slack」
特徴
75万社を超える企業がslackを利用している実績があるビジネスチャットツールです。
プロジェクト、チームごとなどのチャンネルを作成することで仕事が整理され、業務の状況をチーム内で共有することができるので、仕事に集中しやすくなります。
IDとデバイスの管理やデータの保護などのセキュリテイ面だけでなく、情報も整っているので、いかなるニーズにも対応できる万能型チャットツールです。

「レコル」
特徴
シンプルな機能で誰でも簡単に利用できる勤怠管理ツールです。
1つの画面で出勤状況や残業時間を確認できるだけでなく、打刻忘れや勤務表の入力間違いなども確認できます。

テレワークマネジメントの課題として「コミュニケーション不足」が挙げられますが、
テレワークでのコミュニケーション問題を解決するコミュニケーションツールとして「日報革命」をご紹介します。

日報革命では、「コメント機能」や「イイね機能」、「ダイレクトメッセージ機能」などのコミュニケーションシステムを導入しており、
社内でのコミュニケーション活性化に役立ちます。
チームメンバーだけでなく、他事業部の日報閲覧も簡単に行うことができるため、事業部間でのコミュニケーションも円滑に行うことが可能です。

また日報の内容から従業員のモチベーションを可視化するシステムも導入しており、離職を考えている従業員を事前にチェックしケアを行うことも可能です。

コミュニケーション不足などによる、社員のモチベーションや集中力の低下が懸念されているテレワーク。
生産性の低下につながる前に、テレワークマネジメントを適切に行うことが重要です。

テレワークマネジメントの課題をしっかりと把握して、今回ご紹介したテレワークを成功させる4つのヒントを参考にしていただければ、
テレワーク本来の魅力である「自分らしい働き方」や「時間にとらわれない」といった魅力ある職場を構築することも不可能ではありません。

今回の記事を参考に、自社に合ったマネジメント方法を検討してみてはいかがでしょうか。