社内SNSとは？失敗事例から学ぶ導入を成功させるポイントをご紹介

社内SNSとは「会社」というクローズドなグループで使用するSNSツールです。

簡単に言えば、社内メンバーだけで構成されるLINEやTwitterといったところでしょうか。

チャットトークやファイル共有、データ検索などSNS機能を備えていますが、

オープンな環境と比べセキュリティ性に優れているため、ビジネストークに向いています。

また、インフォーマルに使用しコミュニケーション活性化を狙う向きも顕著です。

若手からシニアまで親しみやすく、社内の風通しが改善するなど、使い方次第で多彩なメリットを享受できることから人気を集め続けています。

社内SNSが注目される理由は、スピード感や生産性重視といった現代的ワークスタイルとの親和性の高さです。

特にスピード感については、社内SNSと導入した企業とそうでない企業で明確な差が生じます。

まずは導入企業の代表的な動機を紹介します。

ビジネスの加速を目指し社内SNSを導入する企業が増えています。

例えば、ある工務店では社内SNSで業務フローを加速化し、生産性をアップしています。

注文住宅は通常、営業担当と顧客が話し合いながら家づくりを進めます。

しかし、修正が入ると見積作成に時間がかかるため、都度日程調整が必要でした。

そこで同社はSNSを駆使して顧客と繋がり「リアルタイムに修正依頼→社内共有」という

フローに切り替えました。つまり、SNSで話し合いの場を設け、これを速やかに社内共有することで、商談回数を最小限に減らしながら要望を反映した家づくりを実現したのです。

普通、ハウスメーカーが売り上げを増やすには営業担当の増員が必要です。

しかし、同社は社内SNSを上手に使い、営業担当が顧客に費やす時間を減らすことで、

人件費を増やさず業績をアップし続けています。

コミュニティを時代の流れに最適化しコミュニケーションの活性化を狙う動きです。

10～20年前の日本では「飲みにケーション」や「タバコミュニケーション」といった社内コミュニティがありました。

しかし、両者は時間や場所の拘束を伴うなどムダが多く、特に若手は強い忌避感を持っています。

代わりに注目を浴びたのが、合理的なコミュニティである社内SNSの存在です。

SNSはTwitterに見るように、時間や場所の制約を受けず、各人が好きなタイミングでやりとりできます。社内においても相手の時間を奪うことなく、各人のタイミングで話し合えるため、導入企業で働く多くの従業員は社内SNSを好意的に受け止めています。

社内SNS最大のメリットは時間や場所に捉われず、やりとりできるところです。

例えば、タブレット対応のアプリケーションを導入すれば、部下の日報を閲覧するため社内PCに縛り付けられる必要はありません。移動中や待機中など好きなタイミングで目を通せば良いのです。

また、社内SNSにはデータベースとしての機能もあるため、日報を管理する手間もかかりません。わざわざ時系列・提出者別に揃えなくとも、検索するだけで欲しい資料が瞬時に手に入ってしまいます。

こうした利点は特にテレワークを採用している企業に好まれます。

スピーディな情報共有、時間や場所に捉われない利便性、社内コミュニケーションの最適化など社内SNSは多くの可能性を有しています。

しかし、残念ながらこれほどポテンシャルを持っているツールであるにも関わらず、導入失敗してしまうケースがあるのも事実です。

ここからは社内SNSの導入に失敗する原因を紹介します。

導入したは良いが浸透せず使われないパターンです。

原因のひとつに「ツールが使いにくい」というものがあります。社内SNSのなかには機能が充実しすぎて理解するのが大変だったり、なじみにくい製品も見られます。

社内SNSを選ぶときは「一般従業員でも扱えるか？」という視点に立ち検討すると良いでしょう。社長とIT担当者だけで決めたりすると、こうしたトラブルが起きがちです。

運用ルールを厳しくしすぎて、忌避されてしまうパターンです。

大前提として、社内SNSはビジネスツールですから「何でもアリ」というのは困ります。ですが、

「プライベート会話一切厳禁」

「直属上司以外に直答厳禁」

「毎日必ず発言すること」

など過度に厳しく、細かなルールを設けてしまうと、従業員にとっては使いにくい存在に変わります。独裁に陥らないよう注意しましょう。

SNS内で固定メンバーができてしまい、他の人が発言できなくなってしまうトラブルです。

人間は社会性に従う動物ですから派閥やグループができるのは自然です。

しかし、会社としてこれを放置すると、やがてSNS自体が数名の発言で埋め尽くされ、本来拾い上げるべき貴重な意見が入りません。

叱責や責任追及などが行われ空気が凍り付いてしまうパターンです。

社内SNSは組織内全員が見ています。そのような場で部下を叱責する人が出てしまうと、パワハラ行為と見なされかねない空気が漂ってしまいます。

コミュニティの本質は「楽しさ」です。

役職者はどうしても発言力が強いので事前に通達するなどの対策が求められます。

最後は規制が緩すぎてダラけてしまうパターンです。

社内SNSはインフォーマルなコミュニケーションツールですが、話題の中心は仕事に関係するものであるべきです。プライベートな話題ばかりにならないよう注意を払わないといけません。

最後に社内SNSを成功に導くために抑えておきたい重要ポイントを紹介します。

導入前に利用目的とルールを明確にしましょう。

社内SNSは用途が非常に幅広く多彩な使い方が可能です。しかし、どのようにでも使うことができるため、事前に利用目的を明確にしないと「身内トークばかり」、「SNSで叱られる」などあらぬトラブルを招きます。

社内SNSは多くの会社がリリースし異なる特長を持っています。

自社との相性は実際に導入してみないとわかりませんから、いきなり契約するのではなく、まずはトライアル期間のある製品を選んだ方が良いでしょう。

導入直後はコミュニティの方向性が定まらず、想定外の方向に行きがちです。

このため、SNSの方向性をコントロールできる管理者を指定すると良いでしょう。好ましい発言を評価するなど「褒めて誘導」すると円満にコミュニティが成長します。

話題を盛り上げるサクラ役も大切です。

社内SNSは役職問わず多くのメンバーが加入するため、低い職位の人ほど発言ハードルを高く感じます。積極的に発言し場を盛り上げる「サクラ役」はこうした緊張をほぐすのに最適です。

できれば役職者でなく、一般的な職位の人を指定すると良いでしょう。

「あの人が大丈夫なら自分も大丈夫」という安心感が、導入直後の盛り上げを支えます。

ウェブコミュニティは叱ると衰退し褒めると成長する社会です。

社内SNSを育てるときも、不適切な発言を叱責するより、有用な発言を評価した方が効果的に機能します。

導入アプリがスタンプ機能やいいね！機能、社内通貨発行機能など評価機能を備えていれば、感情表現が容易になります。

弊社プリマベーラは自社開発の社内SNS「日報革命」をオススメしています！

日報革命は「日報を楽しく」をテーマに生まれた、使いやすさとコミュニケーション重視のSNSアプリです。Twitter風のインターフェースやスタンプ、いいね！

機能は非ITユーザーでもなじみやすく、導入直後から多くの方にお楽しみいただけるよう仕上げています。

また、日報革命は

ファイル共有機能

データベース機能

社内通貨発行機能

サンクスカード発行機能

気分分析機能

など多彩な管理機能を搭載！

特に社内通貨発行機能は他社製品にも例が少なく、

「入社１年目の社員から思い切った提案が出てきた！」

「日報管理や資料作りの時間を5分の1に削減できた！」

「会社の雰囲気が以前より和やかになった！」

上記のように多くの企業様から高い評価を得ています！

業務効率化や生産性アップはもちろん、社内コミュニティの構築をご検討中の企業様にも自信を持ってオススメできるツールです。

さらに今なら、無料トライアルも対応中！この機会にご検討されてみてはいかがでしょうか！