【すごい工場×日報革命】会社のPDCAサイクルを加速させる日報活用術

●紙の日報の不満

①出張中に日報が貯まる
出口社長は出張が多く、出張している間に未読の日報が溜まってしまうとことでした。
紙の日報の場合、出張中は見ることもできず、一週間出張して溜まった日報見るのがとても大変だったとのこと。
そしてなにより「情報鮮度が命」にもかかわらず、
見るまでに時間がかかり、せっかく従業員の書いてくれた日報が意味のない情報になってしまうとのことでした

②情報の共有が困難
紙の日報だと情報を回すのに、本人・社長・上司の3人で手一杯。
いい情報が日報に書かれていても他の従業員への共有が難しい。

③紙が本人に戻るのに時間がかかる
社長が読んでから上司を通して回すため、本人に戻るまでにとても時間がかかってしまう。
また1日一回転しかできないため、
日報に質問事項を書いて返却すると、本人が日報の余白などに翌日答えを書いてくれるが、
コミュニケーションのテンポが非常に悪い。本人を直接呼んで話したりもしていたが、
勿論、従業員全員と話せるわけでないため、テンポが上がることはない。

④紙は紛失する
紙の日報は紛失すが起きる。
一か月分の日報を元に上司と部下が人事評価面談をするルールになっているが、失くしてしまうことが頻繁にあった。
本人が失くしたり上司が失くしたり。
合わせて、「日報に前こんな事書いてあったよね」という情報が、いつ誰の日報に書かれていたかも探しづらい。

⑤コメントの字が汚い
社長は毎日、全従業員の日報に目を通し、コメントを行うため、どうしてもコメントの字が乱雑になってしまう。
そのため社長からの日報へのコメントが読めないという声も上がっていた。

そんな課題を感じていた際に、方法を模索したところ出会ったのが日報革命とのことです。
日報革命なら課題を解決できると想い、即導入を決めたそうです。

日報革命は紙ではなく、PCから閲覧投稿ができる。
さらにPCだけでなくタブレット・スマートフォンからも利用が可能なため、
出張中に日報が貯まることはなくなりました。

情報の共有がとても容易にできる。
社員全員の日報を社員全員が閲覧できる上で、コメントも可能なため情報共有が進む。

デジタルだから当たり前のことですが、日報を投稿した瞬間に誰でも見ることができる。
結果として情報の鮮度が高い状態での情報共有が可能です。

データだから「無くしてしまった」ということが起きません。
さらに検索機能もあるため、欲しい情報をすぐに検索して探すことが可能です。

SNS感覚で読みやすいいですね。デジタルなんで字が汚くて読めないなんてことないです。
さらにSNSに非常に似ているため非常に使いやすい。
若い社員もSNS感覚に近いため日報が楽しくなるということもあったと思います。

他部署の日報を見ることができるので、その日に何が起きていたかが全従業員把握できるようになりました。
そのため会社全体がどんな動きをしているのか把握しやすい。

日報革命では業務の日報だけでなく、お客様の声の共有も行っているため、
お客様のニーズや動きをリアルタイムで横展開できるため、
お客様立場の考えが進みます。

部下にお願いした仕事の結果が日報で分かり、
どこまで仕事を行っているか自身もチェックが出来るため、
部下の仕事管理もしやすくなった。

過去に何があったかデータがあるので遡れる、
また遡る際にキーワード検索が出来る。
例えばお客様訪問時等にお客様のお名前で検索もできるので参考になる。

自分が報告した事への上司の反応が紙の日報では遅かったが、
日報革命だとリアルタイムで見れるため行動に移しやすい。

日報だけでなくサンクスカードやランキングもあるので、ただ日報を書いて出すだけより遊び心がある。

日報から他部署でうまく行っている事例を知ることで、自分の部署にも転用することができる。

良い日報には社長から社内通貨がもらえ、そのことが全社員にも共有されているので日報の書き方の指針になり、より良い日報が増える。

自分のわからない業務内容も、みんなの日報が見れることによって把握できる、会社の流れが読める。

過去に自分が書いた日報と比較することで成長を感じられる。