日報×DXで全員経営を創る。「株式会社トーセキ 」様　日報革命導入事例紹介

株式会社トーセキ様では、今までにGoogle Workspace、ChatWork、ZOHO CRM、RTM、Google data Portalなど様々なシステムを導入し、DX化を推進してきました。

日報に関しましては、もともと紙ベースで記入・提出していたものを、2015年よりGメールを使う仕組みに変更、2020年からは日報革命に日報の全てを集約して活用していただいております。

日報革命を導入した背景として、今までの紙やGメールでの日報では以下の課題がありました。

●紙の日報
・回覧し、本人に戻るまでに時間がかかる
・データが何も残らない
・1対1のやり取りしかできない

●Gメールでの日報
・相手が読んだことを確認できない
・複数でのやり取りを想定していないので、UIが良くない
・自由度が少ない（メールのやり取りしかできない）
・楽しくない、ワクワクしない

これら全ての課題を解決することができるのが日報革命です。

「日報革命は書く人にとって報告が劇的に楽しくなる！管理者にとって管理が劇的に楽になる！」
ということをコンセプトとしておりますので、トーセキ様の課題感である自由度や楽しさ、時間の削減やデータ化に関しては日報革命がうってつけとのことで、導入の検証はそういったところから始まりました。

日報革命は社内におけるSNSのようなツールで、ユーザーインターフェースもTwitterに似ていますし、Facebookのように誰かが書いた日報に対して「いいね」をつけることができます。

また、コメントを送ることができるのはもちろん、LINEのようにスタンプを送ることもできます。

自分が書いた日報に対して様々なリアクションが起きるので、見ていて飽きない、そしてついつい見に行きたくなるように作られています。

その結果社員が面白がって、自主的に現場の情報発信、共有をしてくれるように。

紙やGメールの日報では個人と社長との情報のやり取りで終わっていたが、日報革命は全社員が一つの日報を共有できる。

その結果、社員間での業務やプライベートなことも含む情報共有、情報や改善提案、成功事例や失敗事例の横展開が飛躍的に進みました。

今まで社員が自主的に日報を読むことはほとんどありませんでした。
日報革命を導入してから、PCだけでなくスマホやタブレットでも閲覧できるという利便性・携帯性の良さから、電車などを使った移動時間を自主的に活用して日報を読んだり、コメントをしてくれるようになりました。
移動時間を業務の一つである日報のために使ってくれるのは、経営者にとって非常に大きいことで、生産性が上がるだけでなく、社員間のコミュニケーションも円滑になっていると感じます。

社員の視認率が高い媒体を持つことができたおかげで、社長が考えていることや、経営理念に関することを発信し、会社全体で意識の統一や価値観合わせが容易になったと感じます。

また、部下の日報に対して上司がすぐにフィードバックできるので、アドバイスをもらった本人も、それを見た周りの人にも成長に繋がっていると実感しています。

会社によって様々ですが、社長と社員のコミュニケーションの場は限られていることが多いです。

日報革命は社長が社員の日報に対してコメントするのはもちろん、社員が社長の日報に対してコメントするなど、双方向のコミュニケーションを取ることが可能です。

日報を通して社長とやり取りができる、そんな環境が信頼関係を生み、心理的安全性が構築できるので、社員の仕事への意欲、モチベーションアップに繋がります。

今まで自分の部下の日報しか見ることができなかったのが、日報革命は全員公開スタイルなので他部署の日報もチェックでき、今までよりも早くグループ内の動きを把握することができるようになりました。

今まで違う部署とは関わりが薄かったのが誰の日報でも見ることができるようになり、部署を超えたコメントが増え、それによりコミュニケーションが深まっている。

誰がどのようなコメントをしているのかを把握でき、人となりを掴めるようになってきた。

コメントを入力しなくても、LINEのスタンプのようにワンクリックでその時に合わせた意思伝達ができる。

スタンプもオリジナルで用意できるので盛り上がる。

日報革命では様々な数値を自動集計しているので月末・月初での集計作業が不要になり、効率化につながっている。

日報の投稿回数、お客様の声の数、改善提案の数、コメントの数など、すべての数値がランキング化されるので、だれがどれくらいやっているのかが明確になり、ランキング上位に入ることがモチベーションにもなる。

また、面談では日報の数値をもとに話すことができ、活用度合も数字で定量化されているのでマネジメントにも活かせるようになってきた。

経営に有用な情報や、改善につながる提案やお客様の声に対して、社内通貨としてハンコを支給できる。

ハンコをもらえるのが嬉しくてモチベーションにもつながるし、改善提案の数やお客様の声の数が劇的に増えている。

※ハンコ一個あたりの価値は企業様ごとに設定が可能です。

商品券や現金、現物に引き換えたり、何個溜まったら交換できるかも自由に設定できます。

①日報革命は日報を楽しくやるためにできた画期的なツールだと思います。

②インスタやTwitterなどに似たSNS感覚で下にスクロールしていくだけで全社員の日報を見ることができます。

③SNS感覚なので非常に見やすく、情報が簡単に吸い上げられます。

④他部署の仕事内容が40％ほど分かっていましたが、日報革命で他部署の日報を見ることで80％程把握できました。

⑤「お客様の声」「改善提案」「感謝したこと」「移動時間」などの情報が沢山見えてきます。他部署の違う業種の日報を見ることで、仕事内容を把握するだけでなく、「これはいいな」「うちでもやってみよう」など、発見やアイデアが生まれます。

⑥1つの日報から物の見方・考え方、1つの人格までもが伺えます。

ただの日報ではなく、「日報」の「革命」だと正に思います。日報革命で書くことは楽しいです。

⑦日報はモチベーションを大きく動かすツールだと思います。

誰しも嫌われるより好かれる方が良いと思います。

叱られるよりは褒められた方が良いと思います。

⑧自分の書いた日報にどんなコメントが来るのか、どんなリアクションをされるのか気になることが僕はあります。

自分の日報にコメントやリアクションをされると嬉しいです。

日々の小さなコメントやリアクションでモチベーションが保たれていると思います。

コミュニケーションツールとしても役割を果たしていると思います。

⑨「ありがとう」と思った瞬間から「ありがとう」を贈れるサンクスカードは素敵です。

今までの紙のサンクスカードは大体月の最後に書きがちでした。

毎月慌てて書き、出すのはほとんど同じ部署の方だけです。

今では、瞬時にスマホから送ることができます。

一日の終りに他部署の方へ書くことも多くなりました。

日報がうまくいかないのは書いていても誰からも反応がなかったり、誰からも返信がないと段々とやる気がなくなってくると思います。

これは誰か見てるのかな？と不信感が募ってしまう。

でも日報革命のように、日報投稿するとみんなからコメントが来たり、スタンプが来たり、場合によっては社内通貨のハンコが貰えたり、こういうことによってすごくモチベーションが上がるんだな、ということが良くわかりました。