「絶対に失敗しない」テレワークでのオンラインコミュニケーション

テレワークでは、オフィスではなく、自宅などそれぞれの場所で働いているため、
直接コミュニケーションを取る機会が不足しやすいです。
チャットやメールなどでの連絡や報告などがメインになるため、
業務に対してコメントやアドバイスをしたり、雑談をしたりすることも少なくなります。

ビデオ通話や電話などを使えば会話はできますが、業務を妨げる可能性があるので、手軽なチャットやメールを選択しがちです。

「今忙しいかもしれない」「コミュニケーションをとることで仕事が進まないかもしれない」

という思いで、最低限のやり取りにとどめることもあるでしょう。
同じ場所にいないこと、仕事ぶりが見えないからこそ起きる配慮などから、
コミュニケーションが不足してしまうケースが多いです。

テレワークのコミュニケーション不足に陥ると、以下のような問題が起こる可能性があります。

・連絡や指示の認識が食い違ってしまう
・コミュニケーションにタイムラグが生じてしまう
・人間関係が希薄になる
・企業文化や愛着が育ちにくくなる
・正しく評価ができない、評価に不満が生まれる

チャットやメールをメインに連絡を取っている場合、
文面だけで指示や振り返りなどを行うことになるので、認識の違いが生まれやすいです。
直接会って話していれば、相手の反応や返答などで認識の違いに気づくことができますが、
文章だけだと間違って読み取ったまま業務を進めてしまうかもしれません。

また、チャットやメールをリアルタイムで見れない場合もあり、タイムラグが生じやすいです。
すぐに取り組んでほしいことや確認事項などへの対応が遅れ、生産性が下がってしまいます。

最低限のやり取りだけになってしまうと、人間関係や企業文化などの構築が難しくなるのも問題のひとつです。
企業の一員として働いている実感を得られなかったり、人間関係が構築されずに不安や孤独感を感じたりする場合があります。
会社への愛着や信頼という面でも、コミュニケーションが不足すると実感しにくく、企業文化の醸成や継承にも影響が出てくるのです。

評価にも問題が生まれる可能性があります。
テレワークでは仕事ぶりを直接見られず、評価をしにくい状況です。

上司にとっては、成果のみで評価をしがちですが、
部下にとってはプロセスも評価してほしいという思いがあるでしょう。
評価と成果・プロセスが見合わないと、評価に対する不満がたまるケースがあります。
その結果、モチベーションが下がったり、離職を考えたりするなど、組織にも大きな影響を与えかねません。

テレワークでコミュニケーション不足に陥ると、指示が的確に伝わらなかったり、
メンバー同士の人間関係が希薄になったりするなどの問題が起こる可能性があります。

そんな失敗を防ぐために、オンラインコミュニケーションの方法を5つご紹介します。
ぜひ参考にして、テレワークでも活発にコミュニケーションを取れる体制を作りましょう。

テレワークでは、出社時よりも会う機会が確実に減るので、必ず顔を合わせる機会を作りましょう。
毎日朝礼をオンラインで行う、週に1回チームの定例ミーティングを実施するなど、顔を見て話す機会を設けることが大切です。

メンバーの表情を見たり、会話をしたりすることで、チームで働いている実感や一人ではないことなどを感じられるでしょう。

上司は、部下と1対1で対話する機会をつくるのがおすすめです。
全体のミーティングでは言いにくい相談に対応したり、評価について詳しく説明したりできます。
テレワークで起こりやすい孤独感やストレスの解消、評価についての認識の共有などに効果的です。

テレワークでのコミュニケーションは業務上のやり取りが多くなりがちなので、雑談など仕事以外の話をする時間を確保しましょう。
雑談を取り入れることによって、気軽に話せる環境に安心したり、
ストレスを解消したり、共通の話題でつながりが生まれたりするなど、さまざまな効果を期待できます。

雑談の時間を作る方法でおすすめしたいのは、ランチ会やコーヒーブレイクです。
オンライン会議で画面をつなぎ、食事やコーヒーを楽しみながら会話を楽しみましょう。
その都度テーマを決めたり、メンバーを変えたりすると、新しい発見や人間関係の構築を実現できます。

ただし、強制参加にするのはNGです。自発的に参加するからこそ雑談は弾み、有意義な時間になるでしょう。
自由に発言できる環境を整え、徐々にメンバーを巻き込んでいきましょう。

オンラインコミュニケーションでは、社員一人ひとりの働きを可視化することも重要です。
出社時と比べて仕事ぶりが見えにくいので、日報などを活用して作業状況を共有しましょう。

作業状況を把握しやすく、負担なく報告するためには、テンプレートなどで取り組みやすくすることが大切です。
今日の目標、業務報告、振り返り、気になったこと、明日の目標など、
いくつかの項目を決めておくと、上司は確認しやすく、部下は続けやすくなります。

作業状況が明らかになると、全体のスケジュールを見直したり、
苦戦している社員にアドバイスやフォローをしたりして、滞りなくプロジェクトを進めることが可能です。

オンラインコミュニケーションを活発にするためには、コミュニケーションを取りやすい環境づくりが大切です。
ルールの設定は中でも重要で、定まっていないと実は発言しにくくなっていたというケースもあります。

例えば、上下関係を気にしすぎずに最低限の敬語でやり取りをするというルールを決めたとしましょう。
ビジネスマナーや定型文などに縛られず、フラットに近い環境で気軽に発言できるはずです。
悩みを相談したり、時には雑談したりでき、活発なコミュニケーションから人間関係が構築されていくでしょう。

チャットツールやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールは、オンラインでのやり取りに便利です。
電話やメールよりも利用のハードルが低く、気軽に連絡や会議を行うことができます。

チャットツールであれば、日報を投稿してコメントや「いいね」などで反応したり、
チームのグループチャットで意見を交換したりするなど、コミュニケーションを活性化することが可能です。

テレワークのコミュニケーション改善には、デジタル日報ツール「日報革命」がおすすめです。
PCやスマホからいつでも日報を投稿でき、画像や動画などのファイルを添付することもできます。

投稿された日報に対してコメントや「いいね」をしたり、ダイレクトメッセージを送ったりでき、
オンラインコミュニケーションの活性化を期待できるでしょう。

投稿回数・コメント回数の多いメンバーを表彰する「ランキング機能」もあり、硬いイメージを持ちがちな日報を楽しく活用できます。
上司やチームリーダーにとっては、日報を条件で探せる絞り込み・検索機能が便利です。
役職や事業部、拠点、キーワードなどで探せるので、日報管理が快適になります。

テレワークのコミュニケーションの課題解消における取り組みとして、「日報革命」を導入してみてはいかがでしょうか。

テレワークではコミュニケーション不足が起こりやすく、それにともなって伝達ミス、人間関係の希薄化、評価への不満などの問題が生じるおそれがあります。
問題を回避するためには、効果的なオンラインコミュ二ケーションが必要です。
顔を合わせて話す機会をつくる、雑談の時間を設ける、業務進捗を共有するなどの取り組みが効果を発揮します。

また、オンラインコミュ二ケーションを活発にする上で、コミュニケーションツールは非常に便利です。
気軽にやり取りでき、反応することもできます。ぜひ「日報革命」などのツールを導入して、テレワークでのオンラインコミュニケーションを改善しましょう。