テレワークでも日報は必要？業務を可視化し生産性を上げる日報を紹介

出社時でも社員それぞれの仕事ぶりをすべて見るのは難しいですが、テレワークではなおさら働いている様子は見えにくくなります。
そんなときに活躍するのが日報です。ここでは、テレワークで日報が必要な理由を3つ解説します。

テレワークでは、社員がそれぞれ自宅などで仕事をしているため、業務進捗を把握しにくいのが難点です。
社員に進捗を聞くというのも方法のひとつですが、社員が多かったり、
他の業務で一人ひとりとコミュニケーションをとる時間がなかったりするかもしれません。

そこで日報を導入すると、その日行った業務やどこまで完了したのかなどの報告をすることができます。
業務進捗を把握しやすくなり、進捗を踏まえた指示やフォローができるようになるでしょう。

オフィス勤務では、他の社員と同じ空間で仕事に取り組み、時には会話をすることができます。
一方、テレワークは個人で働く場面が増え、業務上の不安や孤独感を感じるおそれがあるのです。
一人ひとりとのコミュニケーションが難しい場合は、心身の不調やストレスに気づけない可能性があります。

日報は、業務進捗の報告だけではなく、オンラインコミュ二ケーションのツールとしても便利です。
日報に対してコメントをするなど、日報を通して接点を持つことによって、「テレワークでもチームで働けている」といった安心感を得られます。

また、いつもより進捗が遅い社員に日報で気づくことができれば、すばやくテレワークの不安を解消するためにアプローチできるでしょう。

テレワークでの仕事ぶりは直接見えないので、上司は成果で評価しがちになっているのではないでしょうか。
成果ももちろん大切ですが、成果を達成するまでのプロセスも大切な評価項目です。

日報は日々の仕事を報告するものであり、社員それぞれの1日の業務を把握できます。
毎日着実に進めている様子や少ない時間でやり遂げていることなどが見えるので、日報によってプロセスも評価することが可能です。

テレワークで日報が必要な理由を3つお伝えしましたが、何となく導入するだけでは効果は得られないでしょう。
日報の活用の仕方やルールなどを明確にするといった、運用に気を付ける必要があります。テレワークで日報を有効活用する4つのポイントを参考に、日報を運用しましょう。

日報は、業務報告をするものというイメージがあるかもしれませんが、コミュニケーションツールとして活用すると、より良い影響を期待できます。
ツールによっては、投稿に対してコメントをしたり、「いいね」やスタンプを付けたりすることが可能です。
日報に反応があると、投稿した社員にとっては、読んでもらえていることや感謝されていることなどを感じられるでしょう。

反応することが組織に根付いていけば、「もっと良い内容を報告したい」「他の人にコメントしよう」など、モチベーションが高まったり、
コミュニケーションが活性化したりする効果があり、良い循環が生まれます。

テレワークでもチームワークを維持できたり、社員の不調にいち早く気づいたりできるなど、日報を活用したコミュニケーションによってさまざまな効果を期待できるでしょう。

チャットツールや日報ツールを用いると、1対1の日報報告ではなく、全体に日報を共有することができます。
精力的に働いている社員、気の利く仕事をしている社員などの日報を成功事例として全体に横展開できるのが日報の魅力です。

成功事例を参考にしてスキルを磨いたり、刺激を受けたりするなど、組織全体に良い影響を与えられます。

仕事ぶりが見えにくいテレワークでは、成果が評価の基準のひとつになります。
日報はその日の成果を報告する手段であり、社員を評価する要素として活用することが可能です。

先述したように、日報によって成果に至るまでのプロセスも把握できます。
成果と合わせて、プロセスも評価に含めることによって、より適切な評価を実現できるでしょう。

いざ日報を導入したときに、書いてほしい内容や書き方を共有していないと、期待していた内容で投稿されなかったり、手間がかかって非効率になったりすることもあります。
上司にとって評価やコミュニケーションに役立ち、部下にとって取り組みやすいように、テンプレートで互いにメリットのある関係を築きましょう。

テンプレートの例として、以下の項目を取り入れるのがおすすめです。

・本日の目標
・業務内容
・振り返り
・改善点、課題
・明日の目標

項目別に書き方も決めておくと、よりスムーズに導入できます。
例えば、業務内容は箇条書きで書く、振り返りは理由まで詳しく書く、改善点・課題は小さいことでも書くなど、いくつかのルールを設定しましょう。

テレワークでの日報導入におすすめしたいのは、デジタル日報ツール「日報革命」です。
「日報革命」では、PCやスマホからいつでもどこでも日報を投稿できます。コメントや「いいね」などの機能があり、日報に反応することも可能です。

投稿された日報は、メンバーの役職や事業部、拠点、キーワード、カテゴリーなどで検索・絞り込みができるので、
「あの日報どこだっけ？」という悩みも解消されます。

その他にも、画像・動画・PDFの添付による資料の共有、
フォローやマイページ、ランキング機能といったSNS感覚で使えることなど、コミュニケーションツールとしても便利です。
テレワークでの日報管理やコミュニケーションの活性化などに、ぜひ「日報革命」を活用してみませんか。

仕事ぶりの見えにくいテレワークにおいて、日報は業務を可視化し生産性を上げる取り組みのひとつです。
社員の業務進捗を把握するだけでなく、不安や孤独感の解消、プロセスの評価など、さまざまなオンラインならではの課題を対処できます。

日報を有効活用するためには、報告だけではなくコミュニケーションツールとして運用したり、テンプレートを用意して互いに取り組みやすい環境を整えたりすることが大切です。
テレワークでの進捗管理やコミュニケーションに悩んでいる企業は、日報を導入してさまざまな課題を解決しましょう。