「どうして日報を書いてくれないのか？」日報を書かない部下の対策とポイント

日報を書かない理由は面倒だというだけではありません。

例えば、時間がなかったり、効率の悪い方法だったり、意味を感じられなかったりと、当人以外に問題が見られるケースもあります。

部下に日報書かない問題を改めさせるなら、まずは部下が日報を書かない理由を把握するところからはじめましょう。
現状と照らし合わせ、理由を把握できれば、必要な対策も見えてきます。

日報が出てこない最も大きな理由は「時間がない」ということです。

日報を書くには時間がいります。まして、ホウレンソウや5W1Hを意識すると、人によっては何度も書き直しとなるケースもあるでしょう。

また、紙媒体で書く場合、パソコンと比べ何倍も時間が必要です。
企業のなかには紙媒体を日報を継続しているところもありますが、非効率的で生産性も下がるため、嫌がっている人もたくさんいます。

日報を黙って読んでいては次第に部下は書かなくなります。

なぜなら、日報は読み手の反応を期待したものや相談ごとが含まれる場合もあるからです。
例えば、日報で大きな成功や相談ごとを報告したにも関わらず、管理側が何も触れなければ、部下は日報を書く意味を感じなくなってしまうでしょう。

部下との信頼関係が築けておらず、日報が上がってこないケースもあります。

こうした動機で日報を書かないという部下は、総じて能力的には優秀です。
なかには過去の出来事から「自分の方がデキる」と実感していて、自身より劣る人材に行動管理されたくないという思いから日報を書かないというケースも見られます。

このような状況下においては、日報を書くよう理詰めで迫っても効果は期待できません。
まずは話し合いの機会を設けるなどして信頼関係を築くべきです。

日報提出率を上げるには、書かない理由の解決につながる環境整備が効果的です。

理由を解決しないまま闇雲に依頼しても効果は期待できません。

しかし、書かない理由を解決し、日報を書きたくなる環境を作ってあげれば、提出率は驚くほど改善します。

ここからは、今日からすぐに実践できる環境改善策をご紹介します。

時間確保は大前提です。日報を書く時間をきちんと設けましょう。

中小企業に多くあるのが「日報のサービス残業化」です。
1日の終わりで疲れているのに、サービス残業で日報を書けと命じられては、誰だって拒否反応を示します。

日報は業務ですから労働時間に含まれます。
サービス残業はコンプライアンス的にも良くありませんから、サービス化しているなら直ちに改善すべきです。

誰でも短い時間で日報を書けるようテンプレートを作りましょう。

日報は「ホウレンソウ」、「5W1H」で作られますが、あまり文章が得意でない人が書くと、何かが抜け落ちてしますのが普通です。
都度指導するという手もありますが、日報は業務の本質とは言えませんから、繰り返し指摘するのは、時間的にも手間的にも大変です。

こうした問題を解決するには、日報のひな形的なテンプレートが有効です。

例えば、予め記入欄に「日時」、「場所」、「担当者」、「業務内容」、「進捗」、「所感」といった具合で
記入して欲しい項目を設けておくと良いでしょう。記載項目を小分けすると、誰が日報を書いても一定の品質を期待できます。

素早く日報を書ける環境づくりも必要です。

例えば、時間のかかる紙媒体から電子媒体への切替るなどの施策です。

また、外出先からの提出も認めるなども部下の負担軽減につながります。

ただし、昨今はウクライナ情勢に伴い情報流出を狙った、なりすましメールなどが増えています。

電子メールや公開SNSでは、日報を装った不審メールで情報流出する事態も考えられます。サイバーセキュリティ的な安全性の確保の意味でも、社内SNSの導入を検討する企業が増えています。

日報を書かない理由のひとつに「反応がない」というものがありました。

日報は誰かに読んでもらうために書くものです。時間を割いて書いたからには、書き手は当然反応や評価を期待します。

逆に言えば、管理側がこうした欲求を満たしてあげれば、部下は日報を積極的に提出します。
ここからは、日報を効果的に活用している企業が実施している、対応策を紹介します。

まずは丁寧に反応しましょう。

日報は読み手のために書かれたものです。読み手が何らかの反応を示してあげると、部下は日報を書く意味を実感できます。

もちろん、日々たくさんの日報を把握し反応するのは、管理側も大変です。
対策として、後述の社内SNSを駆使して、共有、データベース化している企業もあります。

「やってよかった」という実感こそ、継続の最も重要な根拠です。

日報にしても同じ話で、書かない部下には「書いてよかった」という実感を与えるところからはじめると効果的です。

小言を言いたくなる場面が出てくるかもしれませんが、グッとこらえた方が良策です。

人間は自身を認めてくれた人の言葉に耳を貸します。まずは信頼関係を築くことからはじめることが、人心掌握の基本です。

社内SNSなど、部下が日報を書きたくなるシステムを導入する手もあります。

社内SNSはチャット感覚でやりとりできるため、時間や場所に捉われず、ストレスなく日報を投稿できます。

公開チャンネルに投稿するよう指示すれば、課内や部署内で日報内容を共有するため反応がつきやすく、良質な投稿の増加も期待できるでしょう。

また、管理側にとっては社内SNSが持つ、投稿のデータベース化という長所も大きいです。

社内SNSは蓄積されたデータを検索・抽出できるように作られていますが、管理側がこれらの機能を駆使すれば、いつでも部下が取り掛かっているプロジェクトや商談の経過を可視化できます。

日報や週報をベースにしたPDCAサイクルも回しやすく、業績改善や成績アップに繋がる改善案を出しやすくなるメリットもあるでしょう。

さらに言えば、社内SNSは誤投稿や不審メール、不正アクセスの影響を受けにくく、公開SNSやメールシステムと比べセキュリティ性にも優れています。

近年はウクライナ問題で日本企業が多くのサイバー攻撃を受ける事案が続いていますが、社内SNSは情報流出にも強く、安全性の高いシステムと評されています。

部下が日報を書かない理由は、面倒がっているとは限りません。

時間の確保が難しかったり、反応がなかったり、効率の悪い提出方法を嫌っているなど、会社側に原因があるケースも多々あります。

このため、部下に日報を書いてもらうには、日報を提出したくなる環境づくりから手がけると効果的です。

具体的には、日報を書く時間を確保したり、テンプレートを作ったり、電子媒体の提出に切り替えたりすると良いでしょう。

また、日報に対するレスポンスを心がけると提出への意欲も上がります。

様々な理由で実践が難しいときは、思い切って社内SNSを検討するのもひとつの手です。

社内SNSは日報のデータベース化や共有機能、評価機能などが搭載されているため、日報の提出頻度を上げたいときや、手軽に現状把握したいとき、有効活用したい時に便利です。

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