業務日報で社員のモチベーションを向上させる5つの成功事例をご紹介

コロナ対策で社内間交流は以前に比べて減ってきています。

コミュニケーション不足に陥ってしまった場合、人間関係を築く機会が失われてしまい、意思疎通ができなくなってしまいます。

意思疎通、つまり報連相の機会も減るということはそれだけ業務でミスする可能性も増えるということです。

さらには気軽な雑談、相談もできませんので悩みを抱えたままにしてしまう事が多く、

モチベーションが上がりづらい状況になっています。

承認欲求は「自分の存在や行為を他者に認めてもらいたい」という欲求です。

仕事へ取り組む姿勢や仕事のプロセスを認め、成果の大小に関わらず褒めてあげることで従業員のモチベーションは飛躍的にアップします。

しかしながらコミュニケーションが希薄になりつつある昨今では、

承認欲求を感じづらい、モチベーションが上がりにくい状況になっていると言えます。

ビジネスにおけるフィードバックとは、行われた仕事に対する評価や改善点を伝えることを指します。

フィードバックは、なるべく早く伝えるのが基本です。

時間が経過してから伝えても、部下は「いまさら言われても。。」「もっと早く言ってほしかった」というような不満を抱きやすく、

人間関係や業務感に問題が生まれるパターンもあります。

上司は、適切なタイミングでできるだけ回数を多く部下にフィードバックを行うのが効果的ですが、

コロナ禍においては適切なフィードバックが疎かになっていると言わざるをえません。

ここまで社員のモチベーションがアップしない理由として、適切なコミュニケーションが取れていない、承認欲求が満たされる機会が減っている、適切なタイミングのフィードバックが少ないという問題点をお伝えしました。

どれもコロナ禍である今だからこそ実施や改善が難しい問題ですが、

私達は業務日報の仕組みを通じてこの問題を解決しています。

ポイントは業務日報をオンライン化し、まるでSNSのような使い方をすることです。

元来SNSは承認欲求を満たしたり、世界中のいろいろな人と繋がってコミュニケーションを取るツールです。

その要素を業務日報に取り入れることで、コロナ禍以前よりも活発な社内コミュニケーションを取ることが可能になります。

ここからはSNSのような業務日報ツール、「日報革命」を導入したことによる5つの成功事例をご紹介させていただきます。

モチベーションが上がらない理由の一つに、自分の頑張りや努力を認めてくれないというものがあります。

プロセスだけでなく結果だけしか見てくれないと部下が感じてしまうとモチベーションをあげることが難しくなるのが現状です。

日報革命はフルオープン型の投稿形式なので、全従業員の日報を閲覧することができます。

さらにはSNSのような「いいね」機能が備わっておりますので、誰がいつ自分の日報に「いいね」をしてくれたのかが分かります。

自分が書いた日報に対して、たくさんの人が「いいね」をしてくれれば嬉しいものですし、承認欲求が満たされ、モチベーションが上がります。

コロナ禍の影響で希薄になりつつある人間関係の問題を打開するために、小さなことでも接点を持つことは非常に重要です。

しかしながらその小さな接点を持つというやり方が提供されている企業様はあまり多くはありません。

日報革命にはまるでSNSのような社内コミュニケーションを取る機能、「スタンプ」機能が備わっています。

この機能があれば従来の同じ部署内でのコミュニケーションを飛び越えて、業態や役職などの垣根を超えてのコミュニケーションも簡単です。

小さな接点を継続して保つことで、いざという時の相談のしやすさ、報連相のしやすさを維持することができ、社員のモチベーションの低下を防ぎます。

上司から部下へのフィードバックで最適なタイミングは、一日の業務の終りに書く日報の提出時です。

部下は今やっている自分の仕事が正しいのか間違っているのか、改善すべき点があるのか不安に思っていることが多いです。

日報革命のコメント機能を活用すれば、適切なタイミングで上司がフィードバックを伝えることができるだけでなく、

フィードバッグに対してリコメントもできるので、一方通行ではない相互コミュニケーションも可能です。

報連相が頻繁に行われるので、業務のミスも少なくなります。

人間関係の構築やコミュニケーションで重要なことは、相手に感謝することです。

感謝を伝える場面が少ない状況は人間関係の軋轢や衝突を生みやすくなり、離職率も上がるという話もあります。

日報革命には、思い立ったらすぐに感謝を伝えられる「サンクスカード」を送付する機能が備わっています。

また、誰が何枚送って何枚貰ったのか自動集計をする機能もついていますので、感謝の形の見える化も容易です。

感謝が飛び交う職場は当然コミュニケーションも良くなり、従業員のモチベーションも上がりやすくなります。

日報は一日の行動記録だけではなく、業務効率の上がる改善提案やマニュアル改善などにつながるお客様の声、重要業務の実施などを記入することで非常に意味のあるものになります。現場からのそれらの情報は業績のアップに繋がる可能性が高いからです。

日報革命には、それらの優れた日報に対して上司が「ハンコ」と呼ばれる社内通貨を発行することができます。

この社内通貨は会社が決めた基準で規定の料金の商品券や現金に替えることも可能です。

働く意欲、モチベーションの一つにお金があるという人は少なくないと思います。

決まった給料だけでなく、自分の提案に対して社内通貨というご褒美が発生すれば、モチベーションが上がるのは言うまでもありません。

また、会社が良くなる提案をしたという自信、それを承認してもらえたという欲求が満たされることでも働く意欲はさらに上がります。

従業員のモチベーションがそのまま会社の業績に繋がると言っても過言ではありません。

社内コミュニケーションが円滑にいかない今だからこそ、オンライン上で社員間コミュニケーションを深め、従業員のモチベーションを上げる取り組みは非常に重要です。

コミュニケーション不足による疎外感、働く意欲の低下による離職を防ぐためにも、

デジタル業務日報ツールの「日報革命」は本当にお勧めです。