日報のフィードバックで部下をマネジメントするための3つのポイントとは

日報を書くのが面倒、という声をよく耳にします。

その理由として、

・一日の業務の終わりで疲れているので余計な仕事に感じる

・何を書いたらいいか分からず時間がかかる

などの個人的な要因の他に、

・せっかく書いても上司がちゃんと読んでいるのか不明

・上司のフィードバックでやる気がなくなる

といった上司が関わってくる要因も実は多いと言われています。

この状況が続いた場合、日報を提出する部下は当然モチベーションが上がらないどころか、

フィードバックの内容によってはメンタルに支障をきたし、最悪の場合は退職にもつながりかねません。

何が書いたらいいか迷ったり、時間がかかってしまうことに関しては適切な報告テンプレートを用意してあげることで解決できますが、上司がちゃんと部下の日報を読んで、適切なフィードバックを行っているかに関してはなかなか問題が見えてきません。

会社にとって良いこととして義務化している業務日報が、実は大きな問題を引き起こすトリガーになっている可能性があるのです。

日報のフィードバックには様々な方法がありますが、適切なフィードバックは部下にとって様々なメリットをもたらします。

そのメリットは大きく分けて3つあります。

1つ目が部下のモチベーションアップ

2つ目が部下の成長に繋がる

3つ目がコミュニケーション、人間関係の構築です。

日報は、適切なコメントをつけて部下の成果をきちんと評価し、時には励ますことが重要です。

そして失敗や目標の未達成に対しては適切なフォローを行うことが重要です。

これにより承認欲求が満たされ、仕事に対するモチベーションが高まって前向きかつ自発的に仕事に取り組みます。

部下は業務上の失敗や目標の未達を繰り返しながら成長していきますが、それと同時にモチベーションが下がってしまうこともあります。

日報からその兆候を読みとり、失敗の原因をわからせてあげることで同じ失敗を繰り返さないようになります。

そしてより効率的な仕事の進め方を教えてあげることにより、部下が気づき、スキルアップし続けることで成長に繋がります。

さらに、日報はコミュニケーションツールとしても活用することができます。

例えば体調が優れないという報告があれば気遣いをすることで信頼が生まれますし、日々の業務への感謝を伝えるだけでも人間関係の構築に繋がります。

部下の日報への適切なフィードバックが効果的なことはお分かりいただけたかと思います。

では、具体的に上司はどんなことに気をつけてフィードバックを実施すればいいのでしょうか。

企業活動においてなかなか上司のフィードバックを指導する場面はありませんので、予めフィードバックのポイントを抑えておくことが重要です。

そのポイントは大きく分けて3つあります。

①日報上では叱らない
②部下の行動を前向きに評価し、感謝を伝える
③肯定、提案、コーチングの3ステップを踏む　です。

ここ最近日報を紙媒体ではなく、チャットツールやメール、日報ツールを使って記入することが多くなっていますので、上司1人だけではなく複数の人が目を通す機会が増えてきています。

複数の人に見られている状況において日報上で叱るということは会議中に参加者の前で叱ることと一緒になってしまいます。

人前で叱られると反省の気持ちよりも恥ずかしさや反発心が勝ってしまいますので、素直に聞くことができません。

これでは逆効果になってしまいますので、個人チャットやメール、LINE、直接会った時に伝えるのが無難です。

また、叱る側の上司も「こんなことで怒るなんて器が小さい」と周りから思われかねません。

お互いのためにも日報上で叱るのはやめておくことをお勧め致します。

日報はその人の一日の頑張りを文章を通じて垣間見ることができるものです。

コロナ禍においては常に部下の行動を見届けるということも難しくなってきています。

こんな世の中だからこそ、部下の行動に対して日報上で褒めたり労ったりするコメントを残すことでモチベーションが上がり、仕事への意欲を高めることにつながります。

また、部下によっては口下手だったり、アピールすることが苦手な人もいるかと思います。
コミュニケーションを取りにくい部下にこそ、日報を通じてのやりとりは重要になります。

特に直接対面では伝えにくい感謝の気持ちも、日報上ではハードルが下がり、伝えやすくなります。

部下や仲間の行動を前向きに評価し、感謝を伝えていくことが質の良いマネジメントや、チームビルディングに繋がっていきます。

さきほど日報上では叱らないということを伝えましたが、部下に成長してほしいという思いは誰にもあるはずです。

その場合は叱るのではなく、改善提案という形でコメントを残し、成長へ導くのがポイントです。

この時に注意しなければならないのが、まずは一度「肯定する」ということです。実行してくれたことに対しては素直に感謝し、その後で改善提案をします。

「〇〇してくれてありがとう！この場合は〇〇を〇〇した方がもっと良くなるかも。次やる時にチャレンジしてみてね！」
というような伝え方は一つの例として有効です。

また、中堅の社員に対してはすぐに答えを出すのではなく、

「今回の件でお客様はどう感じたと思う？」
「次に活かすにはどうしたらいいと思う？」

など、一度考えてもらう時間を作るように誘導したり、自分の中にある答えを導き出すための、コーチングのような質問をするのも効果的です。

このように日報の運用において上司の役割、特にフィードバックの方法に関しては間違ったやり方だと離職を招いてしまう恐れがあることはお分かりいただけたかと思います。

そして適切なフィードバックのポイントを抑えることで部下のモチベーションやスキルが上がり、マネジメントツールとして重要な役割を果たしてくれるのが日報です。

今回ご紹介した「日報のフィードバックで部下をマネジメントするための3つのポイント」を抑えていただき、部下の成長やマネジメントに役立てていただければと思います。

管理職の方は日々多忙な業務をこなし、部下を成長させるためのマネジメント業も行うわけですから、日報のフィードバックに対して時間を使うことはなかなか難しいこともあるかと思います。

そこでこの問題を解決するコミュニケーションツールとして「日報革命」をご紹介します。

「日報革命」はまるでSNSのようなデジタル業務日報ツールです。

「コメント機能」や「イイね機能」、「スタンプ機能」や「サンクスカード機能」、「ダイレクトメッセージ機能」などのコミュニケーションシステムを多数導入しており、対複数の部下に対するフィードバックが非常に簡単です。

また日報の内容から従業員のモチベーションを可視化するシステムも導入しており、離職を考えている従業員を事前にチェックしケアを行うことも可能です。

ここでは紹介しきれない「日報革命」に関する様々な機能に関しては、ぜひ資料をダウンロードして御覧ください。