「中小企業でもできる」ペーパーレス化で進めるDXのメリット4選

急激な社会情勢の変化に対応していくため、多くの経営者様がDXの推進を考えたのではないでしょうか。
しかしながらDX化と言っても、まず何から始めたら良いのかわからない、という声を多くお聞きします。

DXについて経済産業省の定義を引用すると

”企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。”

となっており、
DX推進という目的を達成するための手段として、まずは既存の業務のIT化が必要ということになります。
何から始めたら良いかわからないという方は、まずは既存業務のIT化に着手し、DX化のための土台作りをすることをお勧め致します。

IT化の取り組みの第一歩として、簡単に始められるのが既存業務のペーパーレス化です。

業務のペーパーレス化とは、業務上で使用している、紙媒体を廃止し、電子化することを指します。例を挙げると、マニュアルを電子化してスマホやタブレットで確認したりするよう仕組みにしたり、顧客名簿などをオンライン上で複数にと共有しながら最新の情報をリアルタイム閲覧・修正できる環境作りなどを行っています。

また、ペーパーレス化に伴い、業務そのものが解消されることにより、業務の効率が良くなるケースもあります。例を挙げると、雇用契約書類を電子化することで押印の手間を省いたり、コピー・印刷業務自体をなくすことができるということです。

このようにペーパーレス化を進めることにより、業務改善の面でさまざまな効果が期待されています。ペーパーレス化導入することで期待できるメリットについて確認していきましょう。

ペーパーレスによりデータ化された書類は、文書検索することができ、「あのマニュアルどこに保管していたっけな？」と探す時間が大幅に削減できます。
またデータの共有も簡単に行えるため、業務時間短縮に大きく効果をもたらします。

ペーパーレス化の導入によって、、紙の購入費、印刷時のインク代、プリンターのリース料金などの、紙媒体を利用していた際に発生していたコストを削減することができます。

ペーパーレス化が導入された場合、オフィス空間の有効活用にもつなげることが可能です。今まで書類の保管や、プリンターの設置場所などに利用していた、物理的なスペースを確保する必要がなくなるため、
削減したスペースを使い、新しい会議室に使用したり、オフィス自体を今よりも小さいところへ引っ越すことで、賃料を安く抑えることも可能になります。

外部にデータ保管をすることで、紛失・盗難のリスクが低減され、よりセキュリティが向上し情報漏洩を防ぐことが可能です。
また、紙の場合は火事や水害などによる被害により、破損してしまう恐れもあるため、ペーパーレス化することにより、より安全にデータを保管することが可能です。

昨今話題に上がっているSDGsでも、ペーパーレスが推奨されています。ペーパーレス化を進める企業は「環境に配慮している」企業として企業価値も向上します。新卒採用においてもSDGsの取り組みをしているかどうかは会社選びの観点で重要性が増してきており。そのような背景もあろ、より一層のペーパーレス化に取り組む企業も増えています。

ペーパーレス化のメリットをご紹介させていただきましたが、
簡単にペーパーレス化できるかというとそうではありません。
次にペーパーレス化を阻む要因としてどんなものがあるのかをご紹介します。

取引先とのやりとりで発生する「注文書」や「請求書」。
相手の会社がITに疎ければ、紙でのやりとりを求められる可能性があります。
またＢtoＣの企業の場合は、個人ユーザーからの注文をＦＡＸなどで受け付けている場合は、
スマートフォンやパソコンを使わない高年齢の層からの売上を損失する恐れから、ペーパーレス化を断念していることもあるかと思います。

対策としては、データで請求書などを受け取ることができる取引先と、紙媒体でないと対応が難しい取引先を分けて考えることです。こちらからデータでのやりとりを提案をして、両省が得られた場合は、それだけでペーパーレス化につながります。どうしても紙媒体でなければならないという場合は、ＦＡＸやスキャナーを用いて電子データとして受け取る方法も取ることができます。

取引先とのやり取りがペーパーレス化をしても、逆に社内においてDXが進められていない場合、紙媒体での管理をしなければならなくなってしまいます。企業によってデジタルでの管理と紙での管理の比率は異なりますが、完全なペーパーレス化が進められていないこと、ペーパーレス化のツールを導入していても運用がうまくいっていないことが挙げられます。 こうした場合、取引先から受け取るデータ、送るデータ、そして社内で管理し処理するデータの流れを徹底的に洗い直すことが大切です。その上で、可能な部分から紙媒体を廃止する流れを作り、取引先とのやりとりをペーパーレス化する、という方向でDX推進するのがおすすめです。

以上、ペーパーレス化のメリットがお分かりいただけたと思います。 ですがペーパーレス化は一朝一夕ではできません。
また、「ペーパーレス化を導入しても成果に繋がらなかった」という声も多いです。

日報革命では、専門知識を必要とせずにペーパーレス化を進め成果に繋げることを実現しております。

その最大の理由は、日報革命導入によって、
4つの既存の業務がペーパーレス化されることです。

●1つ目は業務日報のペーパーレス化。

パソコンやスマートフォンなど、様々なデジタルツールを使って、
いつでもどこでも日報の投稿と閲覧、自動集計が可能になります。

●2つ目はサンクスカードのペーパーレス化。

様々なデザインのサンクスカードを、日報のプラットフォーム上で贈り合い、
コミュニケーションを深めることができます。

●3つ目は百回帳（社内通貨付与機能）のペーパーレス化。

従業員が参加した勉強会や画期的な改善提案に対するご褒美を社内通貨として、
日報上で付与、管理することができます。

●4つ目はオンライン経営計画書のペーパーレス化。

会社のルールブックを日報のプラットフォームで表示させることが可能、
様々なデジタルツールとリンクさせることで、経営計画書を道具として使い倒すことが可能です。

このように日報革命を導入することで、IT化が推進し、DXの土台作りが容易になります。
常時無料の質問会を開催しておりますので、さらに詳しく話を聞きたいという方はお気軽にご連絡ください。

今回は、ペーパーレス化のメリットを紹介しました。

ペーパーレスの実現には手間と時間がかかります。ですが、いざ実現できてしまえば、大きな業務効率化につながります。またDXやSDGsの取り組みも大幅に進み、企業として価値も上げることができるでしょう。