日記にならないための日報の書き方と注意点

日記にならないための日報の書き方と注意点

「日報が欲しいのに日記が出てくる」

最近、経営者や管理職からこんな悩みを耳にします。社内SNSの登場以来、日報を導入する企業が増えていますが、日報に慣れていない従業員が一定数いるようです。

本稿は日報の日記化に悩む管理職のために、日報を書いてもらうためのコツを紹介します。

日報と日記の違いとは?

日報と日記の違いは「読者」です。

 

日記は自分自身が読むために書くものですが、日報(報告書)は上司や同僚など他者に読まれることを前提にしています。

 

必然的に、日報と日記では明確に書き方が違ってきます。

 

日記は自分自身が理解できる主観的・曖昧な内容でよいのですが、日報は他者が筆者の考えを正しく理解できるよう客観的・具体的な書き方が必要です。

 

 

例:お客様との打ち合わせ経過報告

 

日記(書いた人がわかればOK) → 「次の打ち合わせでお客様の予算に合わせて提案する」

日報(第三者が見ても理解できる) → 「〇月〇日の打ち合わせ時、見込客×氏の希望予算300万円で提案する」

日報を書くときの注意点

理想的な日報とは、第三者が読んでも内容を把握できる書類です。

 

しかし、日報を書きなれない人にとってこうした書類を作るのは至難です。

そこで最低限守って欲しい注意点を紹介します。日記化チェックを行うときにご利用下さい。

 

日報を書くときに守りたい注意点

1 文章は100文字以内で記載する

2 箇条書きを意識する

3 数字があれば数字で表現

4 指示代名詞を使わない

5 その日のうちに書く

文章は100文字以内で記載する

読みにくい文章はたいてい長すぎます。

 

専門性の高いものは別として一般的な情報は大抵の場合、短くできます。

読みにくい日報が出てきたときは100文字以内で納めるクセを付けてもらうと良いでしょう。

 

書くのになれていなくても、短ければ第三者が読んでも把握できる文章に仕上がります。

短くする過程で不要な情報やムダ表現もなくなって、内容もスッキリするはずです。

箇条書きを意識する

箇条書きは要点を整理して表現するのに便利です。

 

本稿でも日報を書くときの注意点を「100文字以内で書く」、「箇条書きを利用する」といった具合で紹介しています。

伝えるべき情報をパーツ化して、順番に説明する方が、読み手が理解しやすいからです。

 

慣れないうちは要点を箇条書きにして書くだけでもOKです。慣れてきたら箇条化した情報を個別に説明して行くと良いでしょう。

数字があれば数字で表現

数字で表現できるところは可能な限り、そのまま記載すべきです。

 

日報に目を通していると時折「〇万円以内にする」という具体的な情報を「予算を抑える」など曖昧な表現にする例が見られます。

 

これは「もう少し予算アップが狙える」など当人の願望や観測を含んでいるのかもしれませんが、

第三者にとってはわかりにくい内容であるため、報告としては不適です。

もし希望や観測が必要ならば「〇万円の予算アップを交渉します」など別記した方が良いでしょう。

 

数字で表現できる部分は数字で表現した方が第三者にとってわかりやすい文章です。そして、日報においてはわかりやすさが優先されます。

指示代名詞を使いすぎない

指示代名詞とは「これ、あれ、それ、どれ」など何かを指し示す代名詞の総称です。

 

文章を短くまとめる働きがあり便利な用語ではありますが、読み手の理解力に頼るため多様すると「わかりにくい」と言われます。

 

報告書においては多様は避けた方が良いでしょう。

 

 

(国語の問題を思い出してください。

 

下線部の「これ」は何を指しているか?という出題を何度も目にしていますよね。

あえて言えば、わかりにくい表現だから問題として成り立っています)

その日のうちに書く

日報はその日のうちに書くよう指示しましょう。

 

人の記憶は時間ととも希薄化します。時折「メモを取っているから大丈夫」と見る意見もありますが、

行間の情報は抜け落ちるため、可能であれば当日記載が良いでしょう。

 

また、日報の遅れは業務に影響を与えかねない点も留意すべきです。

 

「日記と日報の違い」という趣旨からは離れますが、トラブルが起きてしまった際、前日正しく伝えていれば対応品質に差が出たという例は枚挙に暇がありません。

時間をかけない日報の書き方

最後に時間をかけずに日報の書く方法を紹介します。

テンプレートを活用する

日報用のテンプレートは素早く結果が得たいときに便利です。

 

文章作りに慣れていない人ならば、5W1Hに沿ったテンプレートを用意するだけで品質は大きく向上します。ルールに沿っていない場合だけ修正を求めれば良いので、指導トラブルも起きにくいです。

 

何よりテンプレートによる指導法は時間や労力もかかりません。多数の部下を擁している方に向いています。

仕事の合間にメモをしておく

日報のなかには「いつ」や「誰に」など重要情報が欠けたor誤っているものがあります。

 

原因が単に書いていないだけなら良いのですが、時折、筆者自身も失念しているケースが見られます。

特に曖昧な記憶を辿った末の誤情報を含む日報は大問題です。

 

実際のところ、こうしたトラブルは頻繁に起きます。

 

責めても解決しないので、メモを取るよう促して、正確な情報を書くよう促しましょう。

日報アプリで電子化する

日報アプリによる電子化は最もオススメしたい方法です。

 

時間や場所に捉われず使用することができるため、忙しい人や外出の多い人でも負担なく報告できます。

出張や外回り時の移動中に報告するなど効率化にも寄与します。

 

また、日報アプリは(設定によっては)上司だけでなく同僚や他部署の人も閲覧できます。

コメントやスタンプなどの反応もつきやすいため「日報を楽しい」と感じる人も多いようです。

まとめ

日報は誰かに読まれることを前提にした書類です。

 

したがって、内容が正確であること、客観的であること、わかりやすいことなどいくつかの要素が求められます。

 

日報に慣れていない人が上手に提出するためには、テンプレート化やメモ取りなどが有用です。

特に日報アプリは少ない導入コストであるにもかかわらず、

 

・業務効率化

・負担軽減

・コミュニケーション活性化

 

など複数のポジティブな効果を期待できます。

 

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