拠点間コミュニケーションを円滑化させ社内を活性化させる方法

拠点間コミュニケーションを円滑化させ社内を活性化させる方法

会社が発展すると拠点は増え、従業員同士で物理的な距離が開きます。

放置すると、連携や情報共有に支障が影響が生じ、生産性を落とします。かつてはこれに対処するため、頻繁な役職会議や社内出張を繰り返してきました。

ところが、近年はIT革命・DXの影響で、社内SNSなど効率的な拠点間コミュニケーション手段が生まれています。今回は拠点間コミュニケーションのメリットやポイントを解説し、新時代の拠点間コミュニケーションスタイルを紹介します。

拠点間コミュニケーションとは

拠点間コミュニケーションとは、各拠点が連絡を取り合うために必要な、あらゆるコミュニケーションの総称です。

 

役職会議や社内出張、電子メールなどほとんど全ての連絡手段は拠点間コミュニケーションとして活用できます。

近年ではこれに社内SNSやオンライン会議などが加わり、より効率的にコミュニケーションが取られるようになりました。

 

拠点間コミュニケーションの主な目的は「組織を円滑な運営」です。

 

組織は人や拠点が増えるにつれ連携が取りにくくなってしまうため、所属メンバー同士が定期的に連絡を取り合わなくてはいけません。

メンバー同士が関係性を深めることで、成功事例を共有して実績倍増を図ったり、お互いが協力し合い生産性アップを目指すことが可能となります。

拠点間コミュニケーションのメリット

拠点間のコミュニケーションには多くのメリットがあります。

 

ここでは、もっとも一般的な代表例を紹介します。

生産性向上

会社とは、様々なスキルや経験を持つ人がお互いに連携することで、個々の能力以上の生産性を発揮する組織です。

 

ただし、どのような実績・成果物を生み出せるかは、お互いの連携能力にかかっています。

 

例えば、弊社ではお客様のDVD買取依頼に対して、顧客対応や進捗管理はシステム側で

取っているので、査定スタッフはメイン業務に集中できます。

 

これにより、最短翌日という驚異的な査定スピードを実現しました。

情報共有

社内コミュニケーションでは情報共有も重要な恩恵のひとつです。

 

単純な話、1店舗の成功事例を10店舗に共有できれば、理論的には期待売上も10倍です。

もちろん、実際には様々な要因が影響するため理論通りにはいきませんが、内容によってはかなりの効果を期待できます。

 

ただし、情報には鮮度があります。優秀な施策であればあるほどスピード感も求められます。

 

こうしたニーズを満たすには、役職会議や出張よりも社内SNSが効果的です。スピーディーかつ効果的な共有は業績全体を動かす力を秘めています。

スキルアップ

社内コミュニケーションが機能すると各従業員のスキルアップも期待できます。

 

例えば、顧客とのトラブル対応ひとつにしても、上手に処理するスタッフと交流を重ねることで、

複数のスタッフが同様の技術を身に着けます。営業トークや人間関係のトラブルについても同様のことが言えるでしょう。

 

人材の成長は企業の成長につながります。

拠点間コミュニケーションの推進ポイント

拠点間コミュニケーションはただ実装しても意図した通りには機能しません。

 

生産性アップや情報共有など、具体的な効果を期待するなら、導入段階からの計画が必要です。

 

導入直後から効果が得られる推進ポイントを紹介します。

成功事例を参照する

失敗を避け成功するには、他社事例の参照が近道です。

 

例えば、DX拠点間コミュニケーションの代表例である「社内SNS」は国内外の様々な開発会社がリリースしています。

 

ただし、各社それぞれ強みとなる部分が異なるため、自社にあった製品を選択しなければ十分な効果を期待できません。

 

こうした状況で判断材料のひとつとなるのが各社の「実績紹介」です。

 

信頼のおけるアプリは多くの場合、導入実績や事例を紹介しています。特徴や強みもハッキリを認識できるため、選定材料として活用できます。

導入直後の定着策に力を入れる

新しい施策でもっとも警戒すべきは「定着・浸透しなかった」という失敗です。

 

予算を投じて導入したは良いが、誰も使ってくれず忘れ去られたという話はよくあります。

多くの場合、導入直後に適切に推進策を実施しなかったことにより生じるミスです。

 

解決方法は、導入側によるテコ入れです。

 

例えば社内SNSなどの新ツールは、高齢者ほど使用頻度が下がるため、放置すると組織内で利用層に偏りが生じてしまいます。

運営側はこれを解決するため、ヘルプデスクを設けてQ&Aに対応したり、定期的な会議を実施し使用機械を作っていく施策が有効です。

 

ある程度定着してくると、従業員同士がお互いに教え合い、更なる浸透効果が期待できます。

「教える-教わる」の関係も、拠点間コミュニケーション活性化の機会となります。

 

時代に即したものを選択する

拠点間コミュニケーションは、会議や出張、SNSだけではありません。

 

例えば社内報を発行したり、クラブ活動を行ったり、休日休暇を利用したレクリエーション企画も拠点コミュニケーションとして機能します。

 

ただし、円滑なコミュニケーションを期待するなら時代にあった手法の選択をオススメします。

 

例としては、若年者層はオフタイムを拘束されることを忌避する傾向にあるため、できれば休日休暇をイベントで埋めるような行為は避けるべきです。

 

基本的には時間や場所的な意味で従業員を拘束しない手段を選択すると良いでしょう。ストレスを抱えながらでは活発なコミュニケーションは期待できません。

 

推進させるための具体的なアイディア

最後に拠点間コミュニケーションとして実際に取り得る具体的なアイデアを解説します。

社内イベント

社内イベントは、組織間メンバーをプライベートで結びつけ人間関係を構築する手段です。

 

代表例としては新年会や忘年会、歓送迎会などが該当します。他に社内旅行やレクリエーションの例もあります。

社内SNSの活用

社内SNSは、ビジネスからプライベートまで幅広く使っていけるSNSアプリです。

 

ツイッターやライン感覚で使うことができるため、少し慣れれば誰でも使いこなせるところが特長です。

いいね機能やスタンプ機能など多彩な感情表現が可能なため、チャットや電子メールよりもエモーショナルなコミュニケーションが可能になります。

 

社内SNSの最も良いところは、時間や場所に拘束されず、全社員が繋がれるというところです。

残業コストやプライベートを割かずとも、日報提出や勤怠管理、連絡事項、アイデア提案、情報共有に至るまであらゆるコミュニケーションが成立します。

オンライン会議

オンライン会議は離れた場所でもface-to-faceで打ち合わせできるツールです。

 

日本では感染症対策として急速に浸透しましたが、移動時間や移動コストを削減しながら、多数が話し合うことができるため、魅力的なビジネスツールとして定着しました。

 

近年は社内SNSと併用し、拠点間コミュニケーションを取る企業が増えています。

基本的なコミュニケーションは社内SNSで行い、重要案件は会議で話し合うといった具合です。

まとめ

拠点間コミュニケーションは生産性アップや情報共有、スキル向上など企業や従業員に様々な恩恵をもたらします。

 

近年は社内SNSやオンライン会議ツールなども浸透し、以前よりはるかに効率的、コスト減によるコミュニケーションが成立するようになりました。

特に社内SNSは時間や場所を選ばず幅広い用途に使えるため、導入企業が増えています。

 

弊社では自社開発の日報アプリ「日報革命」を展開しています。

 

いまなら無料で試用体験も可能です。皆様のご利用を心よりお待ちしております。

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