中小企業だからこそしたい業務の見える化-メリットや進め方をご紹介

業務の見える化とは、各従業員が担当している業務内容や作業の進捗状況を、誰もが把握できる環境を作ることです。

具体的には、日誌や報告書・会議録など断片的な情報をまとめ、整理することで実現します。

業務改善に大きな効果を与えますが、寄せ集められた資料をまとめるには膨大な労力がかかるため、ペーパーメインの時代はあまり浸透しませんでした。

ところが、近年はIT革命やDX化の流れによりペーパーレス化が進んでいます。

このため、業務の見える化に必要な労力も従来と比較し極めて少なくなりました。

特に社内のあらゆる情報を全社的に共有できる「社内SNS」の存在は大きく、導入により最小限のコストと手間で見える化を実現する企業が増えています。

業務の見える化で目指すべき主な目的を解説します。

業務の属人化とは「〇〇さんがいないと成り立たない」という、企業にとって極めてリスキーな状態です。

なぜ属人化がリスクであるかは「○○さんがいなくなったとき」を考えると明白です。つまり、〇〇さんがいてくれるうちは良いのですが、何らかの理由で退職や転職されると、対応できる人がいなくなります。

業務の見える化は、このような業務の属人化によるリスクを防ぐ働きが期待できます。

見える化された環境では、各従業員が担ってきた業務内容が全て社内データとして記録されます。このため、当人が会社を離れても、その人がいつ、どこで、どのような作業を担っていたかが記録として残り、後任者の判断材料として役立ちます。

業務品質の安定化とは、誰が担当しても同じ品質を期待できる状態を指します。

例えば、多く仕事には担当者だけが知っているテクニックや暗黙の了解のような知識（暗黙知）があります。

こうした情報は通常、人から伝え聞くしかないことが多く、これが新人や後任者との品質格差となって現れます。

このような問題を回避するにも、業務の見える化は有効です。

例えばベテラン層の報告書や行動記録を編集すれば、こうした暗黙知も情報化できます。

既存のマニュアルに取り入れアップグレードすることで、新人とベテランの格差を埋めることが可能です。

業務の見える化は意思決定や経営判断にも役立ちます。

見える化された環境では、経営層は各従業員の実績から勤怠状況をわずかな時間で把握できます。これを利活用することで、人員配置の適正化や改善策の立案が可能になります。

例えば、各人の担当業務を整理すると、特定の人にタスクが偏っている状態が見つかるかもしれません。これを見える化により発見・分散化できれば、該当者のストレス負荷を減らしたり、不公平感を解消できます。

続いて業務の見える化のメリットを解説します。

属人化の回避やマニュアル化の促進による品質維持が期待できます。

ベテラン層・エース人材の離脱は企業に大きな影響を及ぼします。

しかし、見える化された環境では、彼らの知識や経験が会社の情報資産として残るため、後任者も素早く対応しやすくなります。

見える化された環境では、人の知識や経験が情報資産として残るため、組織に属する人材ならば、誰でも習得が可能です。

もっとも、見える化の本質は他者のコピーではなく改良です。

後任者が学習を続け前任者を超えてくると、更なる改善案による、情報資産のアップグレードも可能になります。

見える化により得られた情報資産はミスやトラブルの抑制にも役立ちます。

例えば、トラブル発生時の日報や始末書、顛末書などを情報資産として見える化すると、同様のトラブルが起きた際のヒントとして活用できます。

キーワード検索を搭載した社内SNSと併用することで、文字通り、一瞬で必要な情報にたどり着くことが可能です。もちろん、出張先でも瞬時に情報を引き出せます。

また、社内SNSを導入すると、リアルタイムで全社的に共有することも可能です。自身で解決できない問題も、別の誰かが対応策を探し当て、提供してくれるかもしれません。

見える化のデメリットを解説します。

見える化は、従業員の個性を削ぐとする指摘があります。

見える化は知識や経験を誰でも把握できる状態に置くことですが、これは同時に、各人独自のやり方を否定し、会社の型枠に押し込む行為でもあります。

安定的な品質は裏を返せば誰がやっても同じサービスということです。

「客がつく」タイプの属人性の強い業務においては好ましくないケースもあるでしょう。

柔軟性を喪失するという指摘もあります。

見える化は過去の知識や経験、実績などを可視化する手法です。本来ならばそこから学び柔軟な対応を身に着けるのが望ましいとされますが、現実には起用に対応できず、思考停止型の行動を取ってしまう従業員もたくさんいます。

こうした人材は想定外の事態が起きた時に脆弱性を露呈します。ひいては、組織としての対応力に欠陥が生じかねません。

見える化された環境は、経営層にとって全体の状況把握が容易であるため、つい自身の判断を現場に落とし込みたくなります。

しかし、見える化の本質的な目的は、管理職の全体把握そのものではなく、業務改善や属人化の回避など会社の経営状況の改善です。

場合によっては、あえて管理職が口を出さず、現場に任せた方が良いものもあるでしょう。

可視化によってこうした部分にまで干渉すると、却って効率性が阻害されるかもしれません。

最後に会社の業務のうち特に見える化を推進すべきものを紹介します。

担当者レベルの業務プロセスは見える化による効果を実感しやすい部分です。

業務プロセスが見える化されるとワークフローも統一化されます。自己流・先輩流といった個人差が消失するため、作業品質の均一化が期待できます。

また、統一化されたプロセスでは多くの人が実践するため、改善案が出しやすくなる点もメリットです。各人がそれぞれ自己流を改善するより、意見の集約されるため、業務効率化も進みやすくなります。

各従業員のナレッジやノウハウも見える化により効果的に運用できます。

多くの従業員は各自ナレッジやノウハウを持ちますが、これらの情報は共有化されることで会社の財産として累積します。一人だけが習得するより全員が習得した方が組織としては優れていますし、一人で考えるより全社的に考えた方が、改善案の品質も向上します。

さらに言えば、ナレッジやノウハウの見える化は業務の属人化を防ぐ働きも期待できます。業務プロセスと並行してデータベース化したいところです。

顧客情報も見える化すると対応品質が向上します。

ある住宅営業マンがお客様の予算を理由に「家を小さくしましょう」と提案した影響で、他店を流れそうになった例があります。

しかし、この会社では社内SNSで顧客情報を共有する仕組みを取っていたため、別の営業マンが「小学生の子供を持つ」というヒントに気付きました。

後日、この営業マンは「子供部屋が必要になるのはたった10年です」と提案し、無事成約を掴みました。

このように顧客情報を見える化すると、情報をヒントにより好ましいアプローチ案が浮上します。社内での競争・協力も活性化し、生産性アップが期待できます。

商品情報も見える化するとより好セールスを期待できるかもしれません。

例えば、ある資材会社では、昔からある塗料のセールスに悩んでいました。性能や価格も新製品に追い上げられ、没個性状態になっていた商品です。

ところが、この会社が社内SNSで商品データベースを作ってから、状況が一変します。

「昔からある」、「付き合いのある会社は購入している」という点に気付いたある従業員が、コピーを「50年前からある塗料」から「創業50年以上の家具屋が値引きせず使い続けている塗料」に切り替えを提案したからです。

これは情報の見える化により社内の知識が集約された結果と言えるでしょう。当然、この商品の売上はあっという間に増えたそうです。

勤怠情報が見える化されると労働配分の適正化が進みます。

組織が大きくなるほど管理に困難が生じ、従業員の勤怠状況にも偏りが生じやすくなります。

これを放置するとオーバーワークによる不公平感や労災リスクが発生します。

勤怠情報の見える化はこのようなトラブルを経営サイドでコントールする有用な手段のひとつです。見える化された環境では各従業員の勤務状況を容易に把握できるため、

人員配置の適正化など是正措置を講じやすくなります。

最後に見える化を進める4ステップを解説します。

各従業員が担っている業務内容や実績を把握しましょう。

情報は日報や業務報告書から得られます。電子媒体での提出を指定すると、編集や加工・分析が容易になります。

また、後述の社内SNSアプリを駆使すると提出率の向上や編集の手間も削減できます。可能であれば社内SNSの導入をオススメします。

スキルマップとは各従業員のスキルや資格をまとめたものです。

これを社内SNSなどクラウド環境に置くことで現状を管理的な立場で俯瞰できます。

また、勤怠情報と照合することで、社内に不足している人材を洗い出したり、業務配分の見直したりなど労務管理にも役立ちます。

業務の見える化を効果的に進めるならば社内SNSの導入は必須です。

社内SNSとはネットワーク上で組織内の人材とやりとりできる、オンラインコミュニケーションツールです。従来、日報や報告書、稟議書などは紙媒体で回してましたが、社内SNSではウェブ共有されるため、共有されたファイルがそのままデータベースとして蓄積することが可能です。

また、社内SNSの中にはメンバーの勤怠や稼働状況を自動で統計化する機能を備えたものもあります。こうした機能を駆使すると管理層はリアルタイムに各従業員の行動状況を把握できるため、より効果的なアクションが可能になります。

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日報革命とは、社内のメンバー全員が時間や場所に捉われずにやりとりできる、オンラインコミュニケーションツールです。

通常のチャット機能に加えて

ファイル共有機能

データベース機能

キーワード検索機能

稼働状況分析機能

各種感情表現・評価機能

など多彩な機能を備えているため、日常使いの感覚で使用し続けるだけで、社内業務の見える化が実現してしまう、活気的なサービスです。

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