テレワーク導入でうまくいっていない企業の特徴は？解決方法も踏まえてご紹介

テレワーク最大の課題はコミュニケーションが取りにくいことです。

物理的な距離が開くので気軽にやりとりできない、という悩みは多いです。

例えば上司に相談できず悩んだり、部下から報告がなくイライラしたりと、
コミュニケーションに支障が出ると上下ともにギスギスします。

また、ビジネス以外の会話がなく「息が詰まる」という意見もあります。
カジュアル的な欲求で一見無用に見えますが、実は生産性にも影響する重要ポイントのひとつです。

ツールを導入したり運用方法の工夫が有効です。

例として、従業員同士がビデオチャット以外でメンバーとの繋がりを保てるよう、社内SNSツールの導入が考えられます。

社内SNSはLINE感覚で運用できるため閲覧や発言のハードルがとても低く、コミュニケーションの活性化を期待できます。

また、テレワーク時のコミュニケーションを意識した社内ルールの作成も有効です。

例えば「〇〇課専用チャンネル」や「なんでも相談できる窓口」などを設置して、需要に応じた投稿を促すと良いでしょう。
あるいは特定の日時にミーティングの機会を設け、意識的にコミュニケーションを促す方法が有効です。

自宅が仕事場なテレワークはサボりやオーバーワークの温床です。

特にサボりを懸念する管理職の方は多く、呼び出しても応じないため追求すると「子どもの面倒を見ていた」と、
オフィスでは考えられない言い訳が返ってきた例もあります。

テレワークでサボりが頻出する根本的な理由はオンとオフの切替ができないからです。

時間や場所がハッキリと区切られるオフィスと違い、
テレワークは本来プライベートであるべき自宅が仕事場と化しています。

このため、オフィスではマジメな職員もサボったりする事象が見られます。

また、オーバーワーク（残業過多）にも注意が必要です。

残業はサボりと比べ軽視されがちですが、なかには仕事に没頭するあまり、日をまたいでしまう人も見られます。

テレワークは就労状況が見えにくく労務管理に工夫が必要です。

監視体制の強化あるいは勤怠ルールの策定が有効です。

例えば自治体のパソコンはネットワーク管理され
「いつ、誰が、どのような操作をしたか」把握できるように作られています。

また、コロナ禍以前からリモートワークを取り入れている企業でも、
同様のツールを導入するケースがあります。

ただし、監視ツールに頼りすぎると部下が萎縮してしまう懸念はあります。
無軌道に常用するのでなく一定のルールを設けて使用すると良いでしょう。

また、部下の自主管理を啓発する方策も有効です。

例えば「席を立つときはチャットで報告する」など勤怠ルールを策定すると、部下は自ら勤怠管理を行うようになります。

監視ツールよりも「やらされ感」ないぶん導入しやすい施策です。

隣同士で仕事をするオフィスワークで「勤怠管理が難しい」という人はいないでしょう。

しかしテレワークは直接顔を合わせないので意識的に動かないと勤怠管理は困難です。
人事評価となると更に難しく、実態がわからない故に実情に反した評価を下し、不公平だと指弾されるケースもあります。

勤怠状況や人事評価で最も大切な要素は「情報」です。

テレワークでこれらが難しいとされる原因は判断に必要な情報が不足しているからです。
対策としては、テレワーク時にも判断に必要な情報が収集できる環境構築が望まれます。

例えば社内でSNSを導入し、始業や終業を報告させたり、日報提出を義務付ける施策などが有効です。
定期的にビデオチャットミーティングを挟み、面談を行う手も考えられます。

また、業務姿勢など情実的な基準を取り入れている場合、
これを成果主義に変更したり、変更を提案する手も良いでしょう。

テレワークは業務に対する姿勢が見えづらいため仕事の成果のみが際立って見える働き方です。
このため、評価基準を成果主義的な視点に置くと、むしろオフィスワークより公平な判断を下せるかもしれません。

独行・情報処理推進機構（IPA）は企業におけるセキュリティリスク10大要因にて
「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」を3位に位置付けています。

実際、テレワークを取り巻くインシデントは日々増加傾向にあります。

国内で発生したものだけ列挙しても、

テレワークＰＣを私用しウイルスに感染した

VPN接続の脆弱性を突かれランサムウェアに感染した

USBメモリに社外秘情報を勝手に保存し紛失した

組織内の情報を外部に誤送信した

上記のような事例は枚挙に暇がないほど起きています。

また、昨今はEmotetと呼ばれるマルウェアが猛威を振るい続けています。

このマルウェアは感染した端末からメールデータを抜き出し流出させたり、
情報を悪用し取引先等に迷惑行為を働くというものです。

主にマクロ機能やZIPファイルを介して感染するため簡単な設定や注意で防げますが、
テレワーク時は情報セキュリティに対する意識が疎かになりやすく、感染拡大が懸念されます。

セキュリティに関連する環境整備や運用ルールの策定が有効です。

例えば、従業員の使用端末にセキュリティソフトの導入を義務付けたり、
USBメモリをロック機能付きのものに限定する、暗号化通信を義務付けるなどの対策が有効です。

業務専用の端末を支給したり、導入費を給付するなども良いでしょう。

また、インシデントの防止や対応に向けたルール策定も求められます。

例えば、社内情報の外部持ち出しを制限したり、外部メール発信前にダブルチェックを義務付けたり、
アップロード先をプライベートな環境（社内SNSなど）に限定することで、

不注意による情報流出を防げます。

テレワークはネットワーク環境が悪いと成り立ちません。

現代社会でおよそネットが繋がらない環境はあり得ませんが、
通信速度に問題があり「文字のやりとりはできるがビデオ通話はできない」というケースはよくあります。

この問題は改善が極めて難しいです。

通信速度にまつわる問題は複雑で時には「住環境の都合でどうしても改善できない」というケースがあるからです。

ルーターやネットワークの見直しで改善するなら良いのですが、そうでない場合は代替案が求められます。

例えば、近年は貸しビルなどでテレワーク用のコワーキングスペースを確保したり、要求データ量の少ない社内SNSの導入などが有効です。

便利に見えるテレワークも管理するとなると大変です。

オフィスワークとはスタイル自体が異なりますので、人間関係が悪化したり、サボりや過労が続出したり、情報流出が起きかねません。

管理職としては、必要に応じてルールを策定したり、ツールを導入するなど、変化が必要になるでしょう。

もっとも選択肢に挙げたいのは、社内SNSの導入です。

テレワークにまつわる問題は大部分がコミュニケーション不足から発生しますが、社内SNSビデオチャットよりはるかに軽く、

電話よりもずっと気軽で、コミュニケーションの活性化に最適です。

部下のホウレンソウをスムーズによる

部下のサボりやオーバーワークを防ぐ

ビジネスからカジュアルまでコミュニケーションが活性化する

社外秘情報の外部流出を防ぐ

通信速度に捉われず報告や相談を可能にする

上記のような成果を期待するなら必須ツールのひとつと言って良いでしょう。テレワークの管理業務にお悩みでしたら、検討されることをオススメします。