「絶対に失敗しない」中小企業のテレワーク導入方法とそのポイント

中小企業経営者にとって、テレワークを導入するなら、まさしく今現在が好機です。

というのも、テレワークを望む優秀な人材は多くいますが、現在は十分に雇用が供給されているとは言えません。また、コロナ禍において国や自治体はテレワーク推奨を進めているため、助成金制度を利用できるチャンスが生まれています。

まずは「テレワークを導入すべきか？」を検討して行きたいと思います。

コロナ禍において、テレワークはこれまで以上に強く求められるようになっています。

しかし、テレワークの導入状況を観察すると、大企業で活発に進む一方、中小企業は導入状況に差があります。日本政府や地方自治体はこうした状況をを踏まえ、中小企業でのテレワーク導入を推進するため、導入検討する企業に各種助成金制度や導入コンサルなどを提供するようになっています。

こうした助成金制度を利用すれば、費用を抑えつつ、効率的に導入できます。しかし、導入の背景にはコロナ禍による感染症対策が背景にあるため、今後は終了に向かうとの見方も有力です。

中小企業にとって人材確保は常に悩みの種です。

特に優秀な若手となると大手企業に取られてしまい、なかなか人材確保が進まないという課題を持ちます。特に近年の若手は優秀な技能を持つ一方、より自由でワークライフバランスの取れた働き方を求めるため、休日休暇の充実した大手企業を志す傾向は顕著です。

しかしテレワークの導入は、こうした悩みを持つ中小企業にとって、人材確保のチャンスとなります。テレワークによる在宅勤務は通勤時間などのムダを削減するため、うまく盛り込むことで職場を魅力的に見せることが可能です。

ワークスタイルを重視する若手人材を確保するには、適した選択と言えるでしょう。

テレワークの導入は古いやり方によるムダなコストの削減にも寄与します。

例えば、テレワーク環境では基本的にデジタル通信でやり取りするため、書類・資料のペーパーレス化が可能です。印刷や用紙代の圧縮ばかりか、資料の準備に割いていた人的リソースも節約できます。

また、テレワークの導入により従業員の交通手当を圧縮したり、オフィスの光熱費を削減も可能です。企業のなかには完全リモートワークにシフトして、オフィス事態を引き払ったという事例も見られます。

むろん、どこまで削減できるかは業態や職務にもよりますが、たいていの場合は何らかのコストを削減することができるでしょう。

テレワークは導入事例が少ないため、リスクを想定しづらいという弱みを持ちます。

ですから、導入段階から綿密な計画を立て、適格な運用方法を整備するなど、失敗しない体制づくりは不可欠です。

ここからは、「テレワーク導入で失敗したくない」という経営者の方のために安全な4つの導入ステップをご紹介したいと思います。

まずは目的や期待する効果を設定し、導入すべきかを検討しましょう。

テレワークの代表的なメリットとして、コスト削減効果や生産性の向上効果などが挙げられますが、実際にどの程度の効果が期待できるかは、自社の業種やテレワーク化する人の職種にも影響します。

また、テレワーク導入の影響を受けるのは、直接的には現場で働く従業員です。経営層の独断に走らず、現場の意見も聴取して、理解を得ることも大切です。

導入のメリットや目指すべき目標を洗い出した後は推進体制の構築を進めます。

テレワークの導入は働き方に大きな影響を与えるため、各部署が円滑に対応できるよう、横断的に働きかけるプロジェクトチームの設置が有効です。

メンバーにはITに強みを持つ情報システム部門を中心に、経営部門や人事部門、テレワークの導入先部門の人員で構築すると良いでしょう。

プロジェクトチームを編成したら、いよいよテレワーク導入時の社内ルールを整備します。

テレワークは働き方に大きな変化を及ぼすため、勤怠管理方法の確認や就業規則のテレワーク対応など労務関係に手を加えることは避けられません。また、連絡方法においてもメールや電話・チャットサービスなど多数の方法が存在するため、しっかりとルール化が必要です。他にも、企業のスタイルによってさまざまな取り決めが必要でしょう。

これらのルール作りを疎かにしたまま導入すると、思わぬトラブルを招きます。前述のプロジェクトチームから様々な意見を出してもらい、円滑な導入に向けたルール作りに注力すべきです。

ルール作りが完了したら、いよいよ通信環境を整備します。

テレワークはネットワーク情報通信を活用したワークスタイルであるため、ICT環境の整備は不可欠です。実装方法にはリモートデスクトップから仮想デスクトップ、クラウド型アプリケーションなど様々な方法が存在するため、自社のスタイルに適したものを選択します。可能であればセキュリティ面にも配慮した選択が望ましいです。

また、テレワークの導入は各従業員間でのコミュニケーションや情報共有に支障をきたす場合があります。こうした懸念がある場合、テレワークの導入に合わせる形で、ビジネスチャットや社内SNSの導入を検討し、意思疎通が円滑に進む環境を作ると良いでしょう。

中小企業にとってテレワークの導入は人材確保やコスト削減、業務効率化など多くのメリットを生み出します。更に今なら政府や自治体からの助成も活発に行われているため、費用を抑えながらの導入が可能です。

しかし、テレワークはまだまだ導入事例が少ないため、勢いだけで導入すると、思わぬ失敗を招きかねません。失敗を防ぐためにも、プロジェクトチームの設置から運用体制のルール作り・導入環境の構築など、綿密な計画が必要でしょう。

なお、テレワークの導入は従業員間での意思疎通を阻害してしまうなどの可能性も有しています。これを効果的に防ぐには、ビジネスチャットや社内SNSの導入がオススメです。