業務効率化をするには？業務効率化ツール導入のメリットやおすすめツールをご紹介

テレビや新聞ではもう何十年も「日本は生産性が低い国」と言われ続けています。

実際、人材不足や人材育成、社内の情報共有不足にムダな業務の増大など、

生産性を阻害していると見られる課題は国内企業の多くに見られます。

本稿を読まれている方のなかにも、自社に当てはまるとお考えの方がいらっしゃるのではないでしょうか。

特に顕著になっているのは、

労働人口の減少や売上低下による人材確保の課題など、人材面の問題です。

人材を確保しようにもすぐに転職してしまったり、

コロナ禍で売上が低下しそもそも雇用する余裕がないといった課題を持つ企業にとって、

従来通りの方法では解決自体が困難です。

人材不足や人材育成に課題を抱える企業にとって、業務効率化ツールの導入は課題解決の最良の1手となりつつあります。

というのも、優秀な人材はそう簡単に集まりませんが、業務効率化ツールは既存の人材そのものの生産性を高めるためのツールです。

めったに現れないスーパーマン雇用に頼らずとも、着実に売上や業績を伸ばせるためコロナ禍においても導入しやすく、テレワークや時短勤務ともに実装する企業が増えているのが実情です。

ただし、業務効率化ツールは目的や課題に応じてさまざまな種類のものが存在するため、闇雲に導入すれば良いというものではありません。導入後即効果を実感するためには、自社の状況に適したツールの選定が不可欠です。

ここからは、業務効率化ツールを導入する前に検討したい、3つのポイントを解説します。

業務効率化ツールにはそれぞれ明確な目的や役割が存在するため、会社が抱えている課題を解決するためにマッチしたツールを選定しなくてはなりません。

そのため、ツールを導入する前に、まずは自社の課題をしっかりと洗い出すことをはじめましょう。経営層が感じたことだけでなく、現場で働く従業員の意見や要望をしっかりとヒアリングすることで、課題を棚卸しすべきです。

「自社が抱えている課題がわからない」という意見はしばしば耳にしますが、こうしたプロセスを経ることで、必ず自社の課題は浮き彫りとなります。

続いて、自社が導入すべきツールを選定するため、候補となったツールの目的や機能を整理しましょう。

特に重視したいのは「機能・使いやすさ・サービス」の3点です。

機能とは、そのツールが果たしてくれるであろう役割です。そもそも候補ツールに自社の課題を解決する機能が備わっていないと、導入する意味はありません。

また、ツールを選定する際に使いやすさもチェックしましょう。どんな優れた機能を持っていても、複雑な専門知識がなければ使えなかったり、使いこなすために長時間の研修が必要なツールなどは、却って生産性を損なう原因となりかねません。

さらに導入後を想定するとサービス面も重要です。

業務効率化は世界的な潮流でもあるため、最近は海外製の安価なツールを日本語化した製品も多くあります。

しかし、このようなツールのなかには障害やトラブル発生時のサポートが十分でないものも多く、機能を100％使いこなせないといったケースも少なくありません。

企業にとって最良の業務効率化ツールとは、少ない手間で即座に課題解決を実感できるツールです。導入ツールに問い合わせに対して丁寧に応答してくれるサポート体制がついているなら、効果を実感しやすいです。

業務効率化ツールは継続して使い続けることにより、はじめて効果を実感できるものです。

しかし、企業のなかには導入自体が目的となってしまい、現場で使われないといったケースも見られます。現場が使い倒した結論ならば諦めがつくというものですが、本来なら業務改善に役立つポテンシャルを持っているのに、何らかの要因で浸透せず効果を発揮できなかったというケースはもったいないです。

こうしたトラブルを防ぐためにも、経営陣はツールを導入を決める前に、導入後の体制づくりを確認すべきです。

特に導入先の部門において、

ツールがどのくらい活用できているか

ツールによってどのような効果が実感できたか

逆効果と見られるトラブルがないか

などをしっかりとリサーチし、導入が進まない場合や軌道修正に対応できる、体制づくりが求められます。

業務効率化ツールにはさまざまな種類のものが存在します。ここからは、代表的なジャンルや利用目的を解説します。

WEB会議ツールとは、パソコンやスマートフォンを使用して、オンライン形式での会議を行うためのツールです。

代表的なものにZOOMやスカイプなどがあり、テレワークや在宅勤務を導入する企業を中心に多くの企業で使われています。

また、コロナ禍による非対面環境下においては、営業活動や商談などの対外業務に導入する企業も増えています。

RPAツールとは、データ収集や入力などの単純な事務作業を自動化するツールです。

あらかじめ定義した作業を自動化するため、例えばデータ入力や帳簿・伝票作成、ダイレクトメールの送信やウェブ上にあるデータを収集し営業リストの作成するなどのルーチンワークを、事務員なしで実行できます。

コンピューターはミスを犯すことがありませんから、単なる省力化だけでなく、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

ビジネスチャットとは、社内外のやりとりをＳＮＳ感覚で実行する、リアルタイムコミュニケーションツールです。

ウェブメールと違い面倒な定形文の作成や送信形式の指定ミス（TO・CC・BCCの使い分け）がなく業務効率化につながります。

メッセージ受信を知らせてくれるプッシュ機能やファイル添付機能、グループ機能などＳＮＳならではのサービスも備えているため、業界問わずに導入しやすい強みを持っています。

また、ビジネスチャットはメールと違い会話感覚で利用できるため、役職問わずに利用しやすく社内コミュニケーションの活性化に貢献します。

単純な効率化以外にも、縦割り体制や上下の風通しなどに課題を抱えている企業にとって、早期の問題発見や現場把握に役立つツールとして人気です。

ワークフローシステムとは、社内決裁や業務承認などに求められる決裁フローを電子化し、業務を効率化するツールです。

例えば、市役所では経費申請など簡単な業務を遂行するにも、決裁権限を持つ上司だけでなく、同僚や直属の上司から承認の印鑑を集める必要があります。

各人には当然担当業務があるため全員の承認を得るのは容易ではなく、簡単な決裁ひとつも数日かかるといった課題がありました。

ワークフローシステムは、こうした業務上の非効率をDXにより解決しようというツールです。

例に挙げた決裁フローにおいては、専決者や担当者へ提出するフローを自動化し、承認も電子決裁できるようにすることで、紙媒体による日常業務を大幅に効率化できると期待されています。

電子契約システムとは、従来紙で行っていた契約行為を電子化するというシステムです。

紙媒体では契約当事者の双方において印刷や押印・郵送などのフローが求められるため、事務作業員は膨大なリソースを割かざるを得えないばかりか、正式な契約締結までに時間を要するという課題がありました。

電子契約システムはこれらを電子決裁により完了することで、業務効率化につながると期待されています。

日報革命は、SNS感覚の運用スタイルや多彩な発言評価機能など、社内コミュニケーションに強みを持つ、ビジネスチャットタイプの業務効率化ツールです。

最大の特徴は独自の機能として、発言を評価するいいね機能や発言者に金券やボーナスを支給する褒章機能を備えているところです。

このため、現場サイドからも意欲的な発言を得やすいツールとして人気を集め、特に現場の報告が届きにくい、問題発見が遅れてしまうといった課題を持つ経営層から、

「PDCAサイクルが高速化し生産性が向上した」

「社内問題を素早く把握できるようになった」

などなど、課題解決に役立つツールとして評価されています。

また、日報革命は参加者の発言回数や傾向を見える化する機能も搭載しています。各人の意欲や適性などの材料を効率的に集められるため、人事考課や適性判断に活用できます。

中小企業にとって人材確保は永遠の課題ですが、昨今の人手不足やコロナ禍による低迷を前にし、業務効率化ツールに答えを求める企業が増えています。

ただし、業務効率化ツールは闇雲に導入してうまく機能するものではありません。ツールを選定する際は、「機能・使いやすさ・サービス」の3点を重視し、自社に適したものを選ぶべきです。さらに業務効率化ツールは導入自体が目的ではなく、継続して使われてこそ効果を発揮するものであるため、導入後の体制づくりにも注意を払うと、早期に成果を実感できるはずです。

日報革命は、プリマベーラが開発し・提供しているビジネスチャットツールです。

ＳＮＳ感覚で利用できるカジュアルさだけでなく、多彩な発言評価機能、発言回数分析機能などを備えているため、単純な社内コミュニケーションの効率化だけでなく、社内問題の早期発見やPDCAサイクルの効率化などにも役立ちます。

「人材面に課題を抱え、生産性の低下に悩んでいる」という方には、ぜひとも導入を検討していただきたいサービスです。