チームの業務管理とは？課題やうまくいく方法を公開！
チーム単位の業務管理は管理職の腕前がダイレクトに問われるシーンです。
業務の偏重を避け、業務を割り振り、進捗状況を把握する。
同じチームでもマネジメント次第で得られる成果を大きく変わってきます。
ここでは管理職が覚えておきたい、業務管理の課題や重要性、解決を助けるポイントをご紹介します。
- 1 チームにおける業務管理が抱える課題
- 1-1 メンバー同士の連携ができていない
- 1-2 スケジュールの見積もりが甘い
- 1-3 作業量に偏りが発生している
- 2 チームで情報共有する重要性
- 2-1 遅れを未然に防ぐことができる
- 2-2 各メンバーの作業量の偏りが分かる
- 2-3 メンバーのモチベーションが高まる
- 3 円滑な業務管理のためのポイント
- 3-1 相互サポートを構築する
- 3-2 社内SNSの活用
- 4 まとめ
チームにおける業務管理が抱える課題
まずは業務管理で見落としがちな課題を洗い出しましょう。
メンバー同士の連携ができていない
メンバー間の連携が不十分なためにプロジェクトに支障をきたすことは、チーム業務管理における大きな課題です。
例えば、あるプロジェクトで開発チームのメンバーが異なるプログラミング言語やフレームワークを用いて作業してしまい、
統一されたプロダクトを作成することができない状況が考えられます。
このように、チーム内での技術選択や作業方法が事前に明確に合意されていない場合、効率的で一貫性のある成果物を生み出すことが困難になります。
あとから調整し修正することもできますが、対応が遅れると業務の遅延を引き起こすことになります。
スケジュールの見積もりが甘い
業務スケジューリングも注意を要する課題です。
管理職はそれぞれの業務が要する時間を適切に見積もらないとプロジェクトは予定通り完了しません。
また、「Ａが終わらないとＢができない」というようなものがある場合、全体がスムーズに進行するよう予定を組まなければいけません。
遅延に備えたスケジューリングも重要です。工数が多く、関わる人が増えるほど遅延に直面する可能性は高まります。
作業量に偏りが発生している
作業量は最も注意すべきポイントです。
基本的な考え方として、プロジェクトを確実に完遂するには、優秀な人材に難度の高いタスクや多くの業務を割り振ることです。
しかし、これが行き過ぎてしまうと特定の人に業務量が偏重し、遅延や品質低下を招きます。
「誰でも予想できることじゃないか」
そんな風に思ってしまう方もいますよね。
しかし「失敗できないプロジェクト」という重圧に押しつぶされると、このような基本すら見えなくなります。
特定の人に過大な負担を強いる管理職は多いです。
チームで情報共有する重要性
プロジェクトをスムーズに遂行するにはチーム全体での情報共有が有効です。
ここからは情報共有の重要性を解説します。
遅れを未然に防ぐことができる
プロジェクトはスタート後も修正できる有機的な面を持ちます。
例えば、遅れそうなタスクにヘルプを入れたり、担当者に交代したり、順番を入れ替えたりですね。
ただし、これらを適切に判断するには常に最新の状況を把握できていなければいけません。
その意味で情報共有は何より重要な行為です。プロジェクトにトラブルはつきものですが、情報共有さえできていれば、打開策となるオプションはたくさんあります。
各メンバーの作業量の偏りが分かる
情報共有は業務の偏重も可視化します。
各業務の進行状況を担当者別に整理すると、誰が進んで、誰が遅れているかが見て取れます。
残業を繰り返すなど労働時間が長いのに多くのタスクが残っている場合、作業に偏りが生じている可能性が高いです。
メンバーのモチベーションが高まる
情報共有はチームメンバーのモチベーションを高めます。
各々がタスクに没頭するとつい「チームで働いていること」を忘れがちです。
ともすれば責任ばかりが大きくなり、孤独を感じやすくなるものですが、定期的な情報共有の場があるとそこがコミュニケーションの端緒となり、お互い助け合うことも可能になります。
円滑な業務管理のためのポイント
円滑な業務管理を行うためにはチーム内の情報共有が重要です。
最後にポイントを解説します。
相互サポートを構築する
情報共有の目的は、プロジェクトを完了するためチーム全体が協力し合うことです。
純粋な意味で情報を共有するだけでは十分とは言えません。
各自が進捗状況を把握したうえで、ヘルプできる人が必要とする人に手を差し伸べることが重要です。
もちろん、最終的には管理職が指示が必要です。
しかし、お互いにスムーズにヘルプできるよう、普段からコミュニケーションの場を設けることは重要です。
社内SNSの活用
情報共有には、顔を合わせてのミーディングやウェブ会議が使われがちです。
しかし、これらは日々の進捗状況を報告し合うような、細かな情報共有には向きません。
メンバー同士のスケジュールが一致しなければならず、大きなイベントとなる割に、その場限りの話となって情報が失われがちだからです。
日々の細かな業務管理にはむしろ社内SNSが有用です。
時間や場所に捉われず各々のタイミングでやりとりできるため、コミュニケーションにストレスがありません。
また、会話内容がそのままログに残るため、情報が時系列的に入り、時間が経っても状況を理解しやすいのが特長です。
コミュニケーション性も高く、喜びや達成感を共有し合い、チームの絆を強める働きも期待できます。
まとめ
チーム単位の業務管理は、管理職の能力が直接問われる重要な領域です。
業務の偏重を避け、タスクを適切に割り振り、チーム全体の進捗状況を把握することで、同じチームでも大きく異なる成果を生み出します。
業務管理の課題の代表例は、メンバー間の連携不足、スケジュールの見積もりの甘さ、そして作業量の偏りなどです。
これらの課題に効果的に対処するには、チーム全体の情報共有の重要性を理解し、適切なツールを使用することが鍵となります。
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特に中小企業においては、その導入実績も豊富です。完全日本語サポートと無料試用にも対応中。
業務管理の課題に対処し、チームの生産性を向上させるために、ぜひ日報革命をご検討ください。
