「日報うまく活用できてる？」日報を成果に繋げるための活用方法をご紹介

日報の基本的な目的は個々の業務進捗を上司に報告することです。

上司はこれにより、部下の業務状況を直接確認せずとも把握できます。

また、必要に応じて優先順位の調整や時間管理、業務の進め方などのアドバイスが可能となります。

近年、日報は電子化・SNS化しています。

従来は上司が読んで完結していましたが、最近はチーム内あるいは社内で共有し活用する例もあります。

適切な日報には業務進捗だけでなく、トラブルへの対処や商談の顛末など他者にとっても有益な情報が数多く含まれているからです。

企業のなかには、積み上げられた日報を整理しマニュアルや情報資産として例もあります。

日報はチーム内や上司とのコミュニケーションを促進する役割も担っています。

特に社内SNSとの併用時には、日々の業務を報告するだけでなく、フィードバックやコメントを通したやりとりが生まれます。

「売上〇〇円を達成した」、「難航していたプロジェクトが完了した」など喜びを共有すると、社内全体の士気も上がります。

日報は書き手と社内にポジティブな効果を与えます。

しかし、その働きを十分に理解している従業員は少数です。

特に形骸化・効率化されていない状況では「上司しか読まない」、「小言を言われる」、「時間がかかる」などネガティブに捉えられていることも決して珍しくありません。

どんな施策も正しく運用されなければ効果を発揮できません。日報の価値を十分に理解してもらえるよう、環境構築から始めるべきです。

読み手である上司の対応に問題があるケースもあります。

特に顕著なのは「反応がない」というものです。

「報告書だから目を通すだけで良い」と考える人もいるのですが、あえて言えば、これは書き手の心情を無視した対応です。

少なくとも、日報をより活用したいと考えるならば「日報を書きたくなる」対応を取るべきでしょう。

その意味で、フィードバックやコメントなどの感想は重要です。

日報の最大のマイナス要因は時間と労力がかかることです。

特に紙媒体で運用している場合、書き手は外回りであっても、オフィスに戻らなければいけません。

社内SNSなら帰社の手間を省きつつ、移動時間を日報記述にかけられるので、二重の意味で非効率です。

まずは日報の目的とメリットを理解してもらうことが重要です。

明確に説明することで、日報の重要性を理解させることができます。

日報を通じて業務の進捗を管理し、チーム内でのコミュニケーションを強化することができることを強調すると良いでしょう。

日報の価値を実感できる環境構築も重要です。

業務効率化が求められる昨今、日報のＳＮＳ化は特にオススメできる方法です。

日報はＳＮＳ化より、時間や場所に捉われず、より多くの人物の目に触れますメディアとなります。

これにより、書き手はフィードバックやコメントも得やすくなり、日報へのモチベーションを高めます。

同時に、読み手もより自由なタイミングで査読でき、メリットを実感しやすくなります。

売上達成やプロジェクトの完遂など成功事例の共有も効果的です。

成功事例が書かれた日報を社内ＳＮＳで共有すると、功績はより広く、多くの人の目に触れます。結果は書き手はより大きな達成感を実感できます。

同時に、読み手は成功事例から学び自身の成長に繋げることが可能です。成功に至ったプロセスやトラブルへの対応は、社内知として活用もできます。

日報は単に導入するだけ、命令するだけでは浸透しません。

効率的に運用するには、読み手・書き手双方の負担を減らすと同時に、その情報が広く活用される環境構築を行うべきです。

特にオススメしたいのは「日報の社内ＳＮＳ化」です。

例えば弊社では自社開発の社内ＳＮＳ「日報革命」を導入することで、日報管理の電子化や成功事例の共有、日報の社内知化を実践しています。

日報革命は現在、完全日本語サポート＆無料で試用提供中です。中小企業での導入事例・成功事例も多くご紹介しています。