「会議の議題が少なすぎる？」議題を増やすための方法をご紹介
会議の効果を最大化するためには議題の質と量が重要です。
しかし、成果が十分でないのに議題がなくなってしまうケースがしばしばあります。「ムダな会議は必要ない」という意見もありますが、それは十分に議論し尽くした時のみ言えること。議論し尽くしたとは言えないのに議題不足に陥る場合、必ず原因が潜んでいます。
本稿では、議題不足が生じる背景を探り、それを解消するための具体的な方法を紹介します。
- 1 議題不足の背後にある理由
- 1-1 目的やゴールの不明確さ
- 1-2 適切な頻度や時間の設定不足
- 1-3 事前準備の不足
- 2 議題提供を促進する方法
- 2-1 アジェンダの作成と共有
- 2-2 目的とゴールの事前共有
- 2-3 コミュニケーションと協力の促進
- 3 テクノロジーとツールの活用
- 3-1 Web会議ツールの利用
- 3-2 ビジネスチャットツールの活用
- 3-3 議事録作成・共有ツール
- 4 まとめ
議題不足の背後にある理由
目的やゴールの不明確さ
議題不足が起きる一番の理由は、目的やゴールが不明確であることです。
会議の目的が不明確だと参加者は何を話し合うべきかわかりません。
また、議題はあってもゴールが不明確だと、抽象論だけに留まってしまったり、論点がズレやすくなってしまいます。
結果、会議は議題が生まれにくくなります。
適切な頻度や時間の設定不足
会議には適度な頻度が重要です。
参加者はそれぞれ多くの業務を抱えているため、頻繁に開催すると議題について十分検討する時間が得られません。
また、頻回が長期化するとメンタル的な「狎れ」が悪い意味で出てしまい、緊張感のある議題が生まれにくくなってしまいます。
また会議には時間設定も重要です。
特に会議時間が短すぎると議論が浅くなりがちで、深い議論から生まれる議題が出にくくなってしまいます。
事前準備の不足
実りある会議には十分な事前準備が必要です。
これは主催者だけでなく、参加者全員に言えることです。全員が目的やゴールを理解し、
求められている役割を自覚して、はじめて深い議論が生まれます。一度でも経験があれば、想像がつくのではないでしょうか。
このため、多くの企業では会議の質を高めるために、会議の趣旨をわかりやすくまとめた「アジェンダ」と「レジュメ」共有を行います（後述）。
参加者はこれを事前に閲覧することで、会議の目的や求められる役割を把握できます。
議題提供を促進する方法
アジェンダの作成と共有
日時や場所、メインテーマに加えて「営業成績の報告と分析」、「新商品販売戦略の討議」、「スケジュール確認」など進行の流れを記載します。
参加者はこれを事前に得ることで自身の発言や質問内容を事前に整理し、議題を発することが可能です。
また、必要に応じて重要論点をまとめた「レジュメ」も共有すると良いでしょう。
情報の分析能力には個人差があるため、できるだけ情報をかみ砕いて説明すると効果的です。
目的とゴールの事前共有
目的やゴールも事前に共有すると効果的です。
発議者の意図が不明瞭だと、参加者は発議者の求めるものを忖度や推定して議論するなど、ムダが生じてしまいます。
しかし、事前共有があれば、参加者は発議者の求めるものをハッキリと認識できるため、発議者の意図に沿った議題が生まれやすくなります。
コミュニケーションと協力の促進
ビジネスコミュニケーションへの配慮も議題提供を促進します。
例えば、基本となる報連相の徹底はチーム内の情報共有を促進するため、会議でも議題が自然と生まれます。
また、心理的安全性の確保されていれば、下の立場の参加者も発言しやすく、やはり議題促進に良い影響を与えます。
テクノロジーとツールの活用
Web会議ツールの利用
ウェブ会議ツールは会議における各自の負担を軽減します。
特に日本で多用されるのはZoomやMicrosoft Teamsなどツールです。
これらは通信のセキュリティ性を維持しつつリモートでの参加が可能であるため、出張や遠隔地勤務などスケジュールの調整がつかない人も参加できます。
利便性の高さは魅力です。
かつてはテレワーク用のツールとして使われてきましたが、近年はオフィスワークでも活用されるようになっています。
ビジネスチャットツールの活用
ビジネスチャットツールも有用です。
代表的なツールとしてはSlackやチャットワークが挙げられます。
これらは時間や場所に捉われず、しかも気軽にやりとりできるため、コミュニケーション促進やアジェンダ共有には最適と言って良いでしょう。
また、自社専用のチャットツール導入も選択肢のひとつです。
例えば弊社の「日報革命」は通常のチャット機能に加えて、発言傾向から各従業員の感情を分析したり、ログを自動でデータベース化するなど、有用な機能が充実。
データはハッシュ化しセキュアな環境で管理するなど、セキュリティ性にも優れています。
議事録作成・共有ツール
会議は議事録としてまとめることで全社的に共有できます。
議事録から新たな議題や発見が生まれることも多いため、可能であれば議事録は共有すべき情報です。
ただし、ここで問題となるのが共有の難しさ。紙媒体だと資料室の隅に眠り読まれない、電子データにしても古いものは忘れられる…というジレンマを抱えています。
こうした課題を解決するには、情報のデータベース化が有効です。
例えば、弊社の「日報革命」には、ログの検索抽出機能が備わっています。
意識的にバックログを探さなくても、キーワード検索で新旧様々な情報の抽出・活用が可能です。
まとめ
会議の課題不足には、明確な目標設定や事前準備、アジェンダ共有などが有用です。
また、近年はウェブ会議ツールやビジネスチャットツールなど、テクノロジーの活用により効果的な会議の開催が可能になりました。
これらを実施することで、議題不足を解消し、より実りあるテーマ促進が期待できます。
弊社が開発した「日報革命」は、議題創出や会議の質の向上に大いに貢献できるツールです。
気軽なやり取りによるコミュニケーションや情報共有は、議題創出や心理的安全性を確立。
多彩な分析・管理機能により、参加者の心理分析や議事録の共有、活用に役立ちます。
また、セキュアな環境で運用するため、ランサムウェア等による情報漏えい対策にも有用です。
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