製造業に日報は必要？製造現場や工場の作業日報で日々の業務がより良くなる

「必ず要する」という意味において製造業に日報は必要ありません。

しかし、生産性・効率性・事業拡大を求めるならば日報は導入すべきです。

日報から得られる情報は社内資産として大いに役立つからです。

ここでは、製造業が日報を書く目的やメリット、成果に直結する管理方法をご紹介します。

まずは日報の基本的な役割をおさらいしましょう。

日報の基本的な役割は、現場で起こった事象や進捗状況の共有です。

製造現場では日々多くの出来事やトラブルが発生します。

「現場同士のやりとりは口頭」でというところもありますが、口頭では情報が正確に伝わらないばかりか、責任の所在が不明確になり、結果としてトラブルの温床となりがちです。

この点、日報は日々の状況を文章として記すため、日時、内容、対応状況などの情報を正確に伝達できます。当然、責任の所在も明確になります。

日報は上司が現場の状況を把握するためにも利用されます。

実際問題、経営層や管理職が現場を正確に把握するのは困難です。

特に多くの部下を擁する場合、現場一人ひとりから状況をヒアリングするのは現実的とは言えません。

このような状況において日報は大いに役立ちます。

日報には業務の進捗状況だけでなく、各担当者が抱える仕事量や問題なども記されます。

例えば、機械の不調など現場だから把握し得る潜在的なリスクも、日報があれば早い段階で把握できます。

皆さんは、昔書いた日記を読んで「本当に自分が？」と感じたことはありませんか。

日報は書き手自身に内省を促す効果があります。

当時は夢中で見えなかったこと気付かなかったことも、文章に残すことで、冷静な視点から見つめなおすことができるからです。

特に新人や配置換えの直後は多くの気付き内省点が生まれます。これを拾い上げ学ぶことで、より生産性の高い効率的な業務遂行が可能となります。

昭和の頃の日報は、上司が部下の行動を監視するためのものでした。

しかし現代社会の日報は、電子化・クラウド化が進みより多くの価値を持つようになりました。

「上司が読んで終わり」ではなく、タイムリーな情報共有、成功事例やトラブル対応の社内知化、コミュニケーション活性化など、多彩な活用例が生まれています。

現在の日報はクラウド化・SNS化されたものが主流です。

投稿した日報は、その日のうちに全社的に共有され状況把握に活用されます。

これにより急に発生した問題や連絡についても、組織としてスムーズに対応できます。

社内SNSの中には、投稿内容を自動でデータベース化するものもあります。

こうした環境においては問題発生時、検索機能で過去同様の問題が起きていないか自分で調べることが可能です。

もし似たような履歴が見つかれば、自分自身で対処したり、相談前の前提知識として活用できます。

また、成功事例を参考に、生産性を高めることも可能です。

社内SNSは従来の日報と異なり「双方向コミュニケーション」です。

以前は「部下→上司」の一方的な関係でしたが、社内SNSにおいては「部下⇔上司」の双方がやりとりできます。

「同僚⇔同僚」、「自部署⇔他部署」、「現場⇔経営層」など360度のコミュニケーションを創出できます。

また、電子メールや会議と比べ、比較的カジュアルな点も特長です。

Twitter（X）やLINEのような感覚で利用するため、役職世代問わないやりとりが生まれます。社内のコミュニケーションの活性化を狙う動きも顕著です。

紙から電子まで日報の管理方法は様々です。

ただし、それぞれにメリット・デメリットはあります。

伝統的な紙日報は、パソコンやスマホに慣れない世代も親しみやすい形態です。

しかし、書き手・読み手の双方がオフィスに拘束されるため、時間や場所に制約がかかってしまいます。

また、物理的な保管場所や検索性が悪いため、多数への共有や社内知の蓄積、コミュニケーション活性化などの用途には向きません。

ワードやエクセルなどのパソコン用ソフトウェアで管理する方法です。

執筆にかかる時間が短縮され、メール添付も可能であるため、紙媒体より少ない負担で利用できます。

しかし、パソコンでの閲覧が前提であるため、製造業においては多数への共有が難しく、また、コミュニケーションも生まれにくいです。

さらにワードやエクセルなどのソフトウェアはマルウェア導入のメカニズムを組み込むことも可能です。フィッシング行為に使われやすくセキュリティ面のリスクがあります。

社内SNSは、クラウド環境を活かし自社専用アプリを展開する方法です。

時間や場所に捉われず自由に投稿できるから、紙媒体に比べ書き手・読み手の双方の負担を軽減。

パソコン・スマホ両対応だから、パソコンに馴染まない若手からスマホに不慣れなシニアまで、幅広く受け入れられやすいアプリです。

また、スマホ対応だから困ったときにすぐに閲覧できるというのも長所のひとつ。キーワード検索で必要な情報に瞬時にアクセスできます。

さらに弊社開発の社内SNS「日報革命」ならセキュアな環境もしっかり整備。情報漏えいや不正アクセスに強いデータベースとしての役割も期待できます。

弊社では自社開発の社内SNS「日報革命」を提供中です。

多彩なコミュニケーション機能に加えて、XやLINE感覚で使える操作画面（UI）、投稿内容の自動分析・データベース化などの長所を持ちます。

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