業務の見える化で生産性向上！「見える化を失敗しないための進め方」

ビジネスにおける見える化とは、各業務を5W1Hなど誰もがわかりやすい形式に整え、文章化し、社内で共有しやすい状態にすることです。

例えば、ある担当者が自身の経験に基づき遂行していた業務があります。

やり方は前任者から引き継いだものですが、独自の経験を加えて実施したため、今ではその担当者でしか担うことができない業務です。

このままでは、担当者が休むと代替が効かず、離職すると業務は滞ってしまいます。当然、会社にとってはリスクです。

業務の見える化はしばしば、こうした文章化されず属人化している業務を「誰でもこなせるようにする」計画に使われます。

見える化された業務では、作業手順はすべて文章化され5W1H形式にまとまっているため、誰でも理解や遂行が可能です。

また、社内SNSで共有したり、データベース化することで、全社的に共有されるため、誰が担当しても作業品質を確保できます。

業務の見える化のメリットを整理しましょう。代表的なものをご紹介します。

業務は見える化より多くをマニュアル化できます。

これは各業務の属人性が失われ、誰が割り当てられても、誰が離職しても作業品質を確保できるということを意味します。

会社にとって労務管理が容易になり、安定化するメリットを期待できます。

業務に対する改善や問題発見にも役立ちます。

見える化により、各業務の進行状況や成果物が共有され、常に最新の状態が全員に知られるようになります。

これにより、問題が発生したときにすぐに把握し、早期に対策を打つことが可能になります。

メンバー全員が同じ情報を持つことでより良い協力関係が築けます。

見える化された環境では、互いの業務に対する理解が深まり、チームワークが向上します。

さらに、見える化によって業務が透明化されることで、メンバー間のコミュニケーションもスムーズになり、より良いチームワークを実現します。

続いて、業務の見える化によるデメリットをご紹介します。

業務が見える化された環境では、個人の業績やパフォーマンスがハッキリします。

これは管理者が作業品質を正しく評価できる一方、評価を受ける側がプレッシャーを抱えてしまう要因となります。

タスクにおいては達成状況、営業成績においてはノルマなど、個人の能力や生産性が強調されてしまうかもしれません。

フォロー体制が不十分だと見える化は進まず、浸透もしません。

そもそも見える化を実現するには各人の協力が必要です。日報や報告書を所定の形式で提出するよう促さなければいけません。

また、見える化した情報の活用にも工夫が必要です。単に周知するだけでは使われにくく、社内SNSなど現代的な手法の検討が必要です。

情報過多は見える化により処理能力を超えた判断材料が提供されたり、不必要な情報まで受けてしまい、パフォーマンスの低下を招いてしまう失敗です。

人間の処理能力は人によって異なります。

キャパシティを超えた情報を受けると正しい判断が阻害され、却って失敗してしまうことも。

作成時はムダな情報が含まれいないか、ブラッシュアップ（磨き上げ）すると良いでしょう

続いて業務の見える化の進め方をご紹介します。

全業務を見える化し、マニュアル化するというのは現実的ではありません。

まずは業務において欠かせないもののみを厳選し、整理するところからはじめましょう。

具体的には属人性が強く会社にとってリスクとなりかねない業務、見える化により大幅な効率化を期待できる業務、作業品質が安定しない業務などが対象です。

業務の把握は見える化に欠かせないポイントです。

見える化を試みる業務が言語化されている場合は5W1H形式などに整理しましょう。

言語化されていない場合は、実施者に日報提出などを求めたり、実施者に協力を仰ぐなどして、文章化に必要な情報を集めましょう。

また、各人が情報提供しやすい環境づくりも必要です。時間や場所に捉われない社内SNSの導入は、情報の提供や収集を容易にします。

事務所の片隅にポツンと置かれた業務マニュアル、ホコリをかぶっていませんか。

せっかく見える化した業務も活用されなければ意味がありません。

社内SNSやクラウドストレージなどを活用し、多くの従業員が共有できる状態を作りましょう。

意見交換の場も設けることで、品質改良や効率化も期待できます。

業務の見える化とは、各業務を5W1Hなど誰もがわかりやすい形式に整えることです。

見える化された情報は社内で共有しやすい状態にすることで活用頻度が高まり生産性向上に寄与します。

ただし、業務の見える化は作成によせ利用にせよ、日報提出やマニュアル作成など多くの協力が必要です。

効率性を重視するなら時間や場所に制約のある紙媒体より、社内SNSなどDXツールの選択が好ましいです。

日報革命は「情報を資産に」をテーマに生まれた独自開発の社内SNSです。

Twitterベースの肩肘張らないスタイルや多彩な感情表現機能が、社内の浸透や日報提出を促します。

セキュアな環境でやりとりするため業務内容の会話も安心です。さらに投稿内容は自動でデータベース化。

検索機能を使い情報を抽出したり、見える化を狙ったマニュアル作成にも活用できます。

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