異動後もスムーズに業務が回る！引継ぎの重要性をポイントを解説

仕事の引継ぎは大別すると「マニュアル作成」、「後任者とのミーディング」、「関係先への紹介」の3つです。

 

マニュアル作成は文字通り、後任者が業務を把握できるよう、

担当業務の一覧やハウツーをまとめたもの。

誰が後任者になってもできるよう、平易な言葉で、小学生でも理解できるように記すのが

ポイントです。

 

後任者とのミーディングは、マニュアルを補完するために行うものです。

マニュアルに記載した業務を実際に体験してもらったり、質問を受けたりすることで、

肌感覚で業務を理解してもらいます。

 

取引先や関係部署への紹介も引継ぎの重要な要素です。特に業務内容によっては対外的に後任者であることを明示しないと、

トラブルになる可能性も生じます。

経営において、円滑な引継ぎは業務効率性を維持するために必要不可欠な要素です。

 

担当者の交代が業務に与える影響は非常に大きく、

ほとんどの場合で引継ぎ直後は業務効率が悪化します。

しかし、引継ぎがスムーズに行われた場合、後任者もすぐに業務に習熟できるため、

短期間で効率性は回復します。

 

取引先との信頼関係も引継ぎの有無が重要な影響を与えます。

 

多くの場合、担当者は取引先と個人的な信頼関係も築いています。

これが連絡もなしに担当替えとなってしまうと、

これまで築いてきた信頼関係にヒビが入るかもしれません。

 

 

交代と同時に別会社への切替を検討されてしまうリスクに繋がります。

下は引継ぎに求められる基本的な手順です。

 

 

ステップ１：引継ぎスケジュールの作成

 

引継ぎは通常、異動や退職により生じます。時間的な制約は避けられません。

 

このため、引継ぎが決定した時点で現状に沿ったスケジュールを最優先で設計します。

 

与えられた時間の範囲で計画通りに進めるため、当事者の意見を聞きながら、上司立ち合いのもとで作成するのが理想的です。

 

（退職などの場合、前任者に任せてしまうといい加減なものになりがちです）

 

 

ステップ２：担当業務のリストアップ

 

担当業務のリストアップも引継ぎが決まると同時に命じるべき作業です。

 

自身が担当している全業務を一覧化してもらい、現に進行している業務があれば内容や期限も記載してもらいます。

 

記載漏れがあると引継ぎ後に空白が生じてしまうため、すべて記載する仕組みを作ります。

 

記載方法としては、米国のデジタルプロダクトデザイナーのライダー氏が考案した「バレットジャーナル」と呼ばれる方式がオススメです。

 

数字でなく視覚で期限を把握できるため、引継ぎ直後の混乱期にも冷静に対応できます。

 

 

ステップ３：引継ぎマニュアルの作成

 

既存のマニュアルがない場合、後任者がスムーズに対応できるよう担当業務のマニュアルを作ってもらいます。

 

マニュアルは平易な言葉でわかりやすく記載するほか、各業務ごとに整理されていることが重要です。

 

前任者が対応しないor対応できない場合は、日報や業務報告などの資料を閲覧しマニュアル化するという手もあります。

 

なお、マニュアル作成は電子化日報などデジタルデータがあると便利です。

 

さらに社内SNSがあれば、特定の人物やキーワードで投稿内容を瞬時に検索し、データベース化する事も可能です。

 

 

ステップ４：引き継ぎ

 

引継ぎはマニュアルだけでなく実体験を以って行います。

 

前任者が会社や職を離れる前に後任者を付け、業務を習得できる体制づくりが理想です。後任者が抱えていた疑問や誤解を実務を通して解消できるメリットもあります。

 

ただし、前任者の協力が得られない場合は不可能です。

 

多くの場合、後任者の疑問は前任者も抱えていたので、社内SNSなどで前任者の投稿内容を確認し解消する手が有効です。

 

 

スケジュール管理が難しい人のためのタスク管理メソッドです。文字ではなく視覚で期限を確認できるため、引継ぎ直後のパニック時でも毎日チェックするだけで対応できます。

 

 

 

後任者が決まらないときは一時的に上司が業務を担当します。

 

もっとも、上司には上司の業務があり、こうした状態はオーバーワークを招きがちです。前任者に協力を求めるという手もありますが、あくまで「お願い」の範囲に留まり、業務の繁忙を理由に退職までの有給を差し止めるなど法的に問題のある措置は取れません。

 

経営層や管理部門にできることは、素早い後任者を選定です。

 

 

5 確実に引き継ぎを行うポイント

 

最後に、誰が当事者になっても円滑に引継ぎするための方法をご紹介します。

 

定年を除き退職よる引継ぎはいきなり発生する出来事です。

 

場合によっては前任者が全く引継ぎすることなく退職するという事態も想定されます。

 

このような状況に対応するには業務内容をまとめた日報の提出を制度化するなどが有効です。

 

前任者が退職しても日報を辿れば進捗状況は把握できます。

日報は可能な限りデジタル化・できればクラウド化しておきたい情報です。

 

というのも、紙媒体の日報は検索性や閲覧性に難があります。特に何年にも渡り従事してきた人のものとなると、必要な情報を抽出するだけでも大変な時間を要します。

 

その点、デジタル化された日報は場所と取らず、端末ひとつで閲覧できる利点があります。

 

さらに社内SNSなどでデータをクラウド化していれば、条件指定検索により、投稿日やトラブル内容、会社名など必要な情報に一瞬でアクセスできます。

業務の属人化とは、ある特定の業務が「その人でなければこなせない」という状態です。

 

引継ぎ時に起きてしまう最大のハードルです。

 

属人化した業務は基本的に前任者でなければこなせないため、できる限り協力を求めるのが解決策です。

 

しかし、ケンカ別れなど、円満とは言えない事態では協力を期待できません。

 

このため、トラブル発生に備え、対象者の業務内容や対応方法をデータベースとして蓄積し、「社内知」化する対策が有用です。

 

代表的な方法としては、社内SNSによる投稿内容のマニュアル化が挙げられます。

 

SNSに投稿された発言や日報、行動は全てデータベースとして蓄積されるため、これらを活用することで、特定の人が持つノウハウの社内データ化が可能となります。

弊社が開発した社内SNS「日報革命」は円滑な引継ぎ対策に有用なアプリのひとつです。

 

日報革命は、SNS上の発言内容や提出日報、添付ファイルなどあらゆるデータをすべてデータベースとして蓄積します。

 

また、管理機能により何年前のデータであろうと一瞬で検索、特定できるため、引継ぎにより迫られた担当業務のリストアップや進捗状況の整理、

 

業務内容のマニュアル化など、様々なプロセスを簡略化できます。

 

さらに各種コミュニケーション機能により、前任者と後任者の双方が時間や場所に捉われずやりとりできます。

 

双方にとって負担にならない環境づくりを行うことで、円満な引継ぎも促進できます。

 

日報革命は現在、無料で試用対応中です。様々な業種・企業における導入実績もございます。是非お気軽にお問合せ下さい。