「日報の管理が手間…」クラウド型日報で管理の手間を劇的改善

日報が必要な理由はいくつかあります。

まず挙げられるのが進捗状況の把握です。

管理職は部下の報告から進捗状況を把握しますが報告自体は口頭でも可能です。

ただし、口頭で伝えられる情報は十分整理されていなかったり、欠落していることが多いといったデメリットも。

さらに聞き手が失念してしまうリスクもあります。

そこで重要になるのが日報の存在です。

文章ベースの日報なら報告内容はデータとして残ります。その場で記憶する必要がありません。

要旨を把握し、必要に応じて日報で確認…といった対応も可能になります。

日報には書き手の内省を促す効果もあります。

日報を書くにはどうしても1日の振り返りが必要です。書き手は好む好まないに関わらず、自身を客観視しなければならず、その過程で気付きや内省が生まれます。

自分自身で気付き取り組む内省は他者から指摘されるよりも受け入れやすいというメリットも。日報を通して部下の内省を促進し、成長に期待するのも上司の大切な役割です。

日報は積み重ねによりデータベースとしての機能を持ちます。

例えば、成約事例の日報のみを抽出すると営業テクニックのノウハウ化が可能です。

また、トラブル対応と結果をまとめることでインシデント対応のマニュアル化も。

日報は当事者が退職してもデータベースとしていつでもアクセスできます。

つまり、日報は暗黙知もコモディティ化する会社の財産として機能します。

日報は様々な要因により時間がかかってしまいがちです。

紙媒体の日報は残念ながら時代遅れです。

企業のなかには未だに紙媒体での提出を求めているところもあります。

しかし、紙媒体は「一度戻らないと書けない」、「読み手もオフィスに縛られる」、「書くのに時間がかかってしまう」など制約が多く、あまり効率的とは言えません。

近年は時間や場所に捉われず自由に使用できるクラウド日報への切替が進んでいます。

日報は可能限りフォーマット化（テンプレ化）すべきです。

文章作りは個人差のあるスキルです。出来の良いものからそうでないものまで品質にバラつきが生じるのが当たり前といって良いでしょう。

日報のフォーマット化はこうした問題を解消するための一手です。予め必要な情報や流れを明示することで品質の均一化や提出時間の短縮を期待できます。

紙日報は日数が立つほど数量が増えるため十分な保管スペースと定期的な整理が必要です。

未整理のまま放置すると、過去の履歴が必要になったとき膨大な検索時間がかかります。

急に必要になったときに素早く特定できないようでは、十分に使いこなせているとは言えません。

日報は現在、DX推進の過程でクラウド化が進んでいます。

クラウド日報は、時間や場所に捉われず、いつでもどこでも利用できます。

書き手も読み手もオフィスから開放されるため最少の作業時間で片付きます。

従業員側の視点においても、出先で書いて直帰したり、帰宅途中に目を通したりといった対応が可能になり、負担に感じにくくなります。

クラウド日報は、特別な操作なしに提出日報を自動でデータベース化します。

必要な情報はキーワード検索で瞬時に特定できます。

どこでもアクセスできるため、急に必要になった時も対応できます。いずれも紙媒体では困難です。

さらに言えば、クラウド日報は紙媒体のように整理や編纂に時間をかける必要はありません。

保管場所も取らないためオフィスの効率的な運用が可能になります。

クラウド日報は、コミュニケーションを活性化する働きがあります。

従来の日報は上司が読み評価する一方的なものでした。

しかし、クラウド日報は誰でも自由に閲覧し発言することができるため、360度的なコミュニケーションが生まれます。

例えば、企業に貢献したときに皆が賛辞を送ったり、必要な情報を全社的に共有する場面などです。

日報を通したコミュニケーションを活性化し、生産性を高めるといった運用も可能です。

「日報革命」は、日報管理の負担軽減に適したクラウド日報システムです。

クラウドサーバー上で運用するため、ユーザーは時間や場所に捉われず自由な日報提出が可能です。

さらにデータベース機能やキーワード検索機能により維持管理に要する負担も大幅に減ります。

X風のカジュアルなスタイルで作られているので、地位や役職に関わらず、気軽に利用できる点も好評です。

積極的に会話や議論を行うことでコミュニケーションが活性化します。

日報革命は現在、無料で試用可能です。

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