いまのままでは非効率？生産性を上げるクラウド日報とは

クラウド型日報とは、インターネット空間で構築されたクラウドサーバーを活用した日報アプリの総称です。

データがクラウドストレージ上に保管されるため、端末とネット環境さえあれば、いつでもどこでも日報を提出・閲覧できるところが特徴です。エクセル日報のように特定のパソコンに保存するものではないため、提出者・閲覧者の双方において効率化が図れます。

クラウド型日報はかつて、大企業を中心に用いられていたツールです。ところが、最近は中小企業でも気軽に導入できるよう、コストカットやサポートまわりを強化したアプリが登場しており、DXの一環としての導入例が増えています。

エクセル日報は紙媒体と比べるとはるかに効率的で良い選択です。

ただし、エクセル日報は閲覧場所や時間に制約が生じてしまうため、クラウド型を比較するとあらゆる面で見劣りします。

特に生産性の向上や人件費の圧縮を狙う場合、圧倒的な差が生じます。まずはクラウド型日報と比較したエクセル日報の欠点を紹介します。

エクセル日報は基本的にオフィスでしか提出・閲覧できません。

このため、エクセル日報の会社では、外回りや出張中でも日報を書くためにオフィスに戻らなくてはいけません。

また、案件によっては上司が部下の帰社を待たねばならず、これが残業代増加などに影響を与えています。

営業マンにとって時間は貴重なリソースです。

正直なところ、会社に戻り日報を書くくらいなら顧客対応に時間を割きたいと考えるのは、当たり前の欲求と言えるでしょう。

ところが、エクセル日報では会社に戻らないと執筆も提出もできません。デキる営業マンにとって足枷となり、生産性の低下を招いています。

エクセル日報は、閲覧履歴がわかりにくく一方通行となりやすいです。

こまめにフィードバックを与えているなら良いのですが、なかには問題が発生するまで、部下の日報をキチンと読まない人もいます。読まない間もファイルもどんどん累積するため、長く続けているとデータを探すだけでも一苦労です。

また、エクセル日報は基本的に上司しか目を通しません。同僚や後輩が知っておくべき情報も共有できず、生産性を落とす要因となっています。

ここからは、クラウド型日報が持つメリットを紹介します。

クラウド日報最大の長所は、いつでもどこでも、誰でも自由に利用できるところです。

この利便性は上司・部下の双方にメリットをもたらします。部下は外出の移動時間や帰社時間を日報作成に割り当てることができるため、業務時間を更に有効活用することが可能になります。

また、クラウド日報では上司もオフィスに縛り付けられる必要がありません。フィードバックにせよ情報共有にせよ、チャットひとつで解決できます。

多くのクラウド日報はファイル検索機能などを搭載し、データベースの役割も果たします。

例えば、指定したキーワードで検索したり、提出時期・提出者での絞り込み、欲しいファイルを素早く抽出することが可能です。また、共有機能を活用すれば、社内で情報をシェアし、連携体制の構築もできるでしょう。

このようなデータベース機能はエクセル日報では実践しにくい役割です。クラウド日報は日報の真価を引き出すツールと言っても良いでしょう。

一方通行化していた日報も、クラウド日報では対面通行型日報として活用できます。

クラウド日報は単なる日報ツールではなく、コメントやスタンプ、評価など多彩なコミュニケーション機能を備えています。このため、直属の上司以外の人も報告内容を閲覧したり、反応をつけたりが可能です。

クラウド日報では日報提出をきっかけに様々なコミュニケーションが生まれます。報告内容の充実、形骸化の防止、効率的な情報共有など多くのメリットを期待できます。

クラウド日報を導入する際に考慮すべき注意点を紹介します。

「とりあえず導入」という姿勢では、ほぼ例外なく浸透せずに失敗します。

アプリを選定する際は、必ず自社が必要としている機能や目指す目標を実現できるものを選びましょう。機能が乏しく目的を達成できないツールであったり、多機能すぎて使いにくいものでは浸透は期待できません。

クラウド日報を含めITツールは導入直後が肝心です。

可能であれば、ツール選定やテスト導入、Q＆Aに対応できる専門チームを編成すると良いでしょう。ツールは植物のようなもので、導入直後から放置するとあっという間に枯れてしまいます。

しっかりと根を張るまでは人の手によるサポートが必要です。

ツールを選定にはサポートが充実している国産アプリをオススメします。

コストだけで比較すると安価な海外アプリもありますが、こうした製品は翻訳アプリでの対応だったり、そもそも電話窓口が存在しないなど、サポート面に不安があります。

また、国内導入実績も注目しておきたいところです。

導入実績が豊富であればあるほどセキュリティやサポートにも信頼が置けます。なお、弊社開発の日報アプリ「日報革命」は、中小企業を中心に多くの導入実績を誇っています。

最後に導入後生産性を上げるために打つべきサポート施策を紹介します。

クラウド日報は日報アプリとして導入するものですが、実際には業務相談や情報共有、マニュアル化などにも使われる、用途の広いツールです。

このため、無軌道に導入するよりは、ある程度ルールを定めて運用した方が効率的です。例えば、日報提出用、相談用、〇〇課用などチャンネルを整理し適したトピックに投稿するよう促したり、これらのルールを教導できるコミュニティリーダーを選定する施策が有効です。

整理され効率的な議論が交わされるようになってくると、生産性は自然と向上します。

好ましい運用方法や成果を評価することで、モチベーションを高め生産性アップを促す施策も有効です。

例えば弊社の日報革命では、スタンプ機能、いいね機能、サンクスカード機能、社内通貨機能など多彩な評価システムを搭載しています。これらを駆使することで、社にとって有用な投稿が増加するよう促すことが可能です。

特に社内通貨機能は他社アプリにないキラー機能のひとつです。良質な投稿を主導し生産性アップを目指すなら、日報革命がオススメです。

クラウド日報はエクセル日報と比べ、利便性や機能性、生産性アップなど様々な点で勝っています。他のアプリに比べ導入コストが非常に安く、イニシャルコストを押さえながら生産性アップを目指す企業に注目されているツールです。

弊社では自社開発のクラウド日報アプリ「日報革命」をリリースしています。

日報革命は数あるアプリのなかでも多彩なコミュニケーション機能やデータベース機能に強みを持つアプリです。日報を通じて生産性を高めたい、ムダな残業代や人件費を削減したい、日報に新たな価値を見出したいという企業様には、強くオススメできるツールです。

また、日報革命は完全日本語サポートに加えて、国内での豊富な導入実績を有しています。はじめて日報アプリを検討される企業様でも安心してご利用いただけるツールです。

お問い合わせは下記フォームから24時間受け付けております。試用体験も提供しておりますので、お気軽にご連絡いただければ幸いです。