社長には言えない！業務日報ここが嫌だ！ランキング発表

日報で本音が書けない理由の一つに、改善提案を書いても上司に生意気だと思われそうということがあげられます。

日報はその日一日の成果報告や進捗報告をメインに運用しているところが多いかと思いますが、優れた日報は経営判断に活かせる内容であると言われています。そのため、日々の業務の中で閃いた改善提案や、業務効率を上げる提案を経営層は求めているわけですが、実際には改善提案を上げる人が少ないのが現状です。

その理由はズバリ、「改善提案を書いたら上司に生意気だと思われそう」ということです。

特に自分が良かれと思った提案に対して小言を言われた経験がある人は、その後まったく提案をしなくなってしまうという傾向があります。

日々もっと良くできないかを考え、提案をしてくる部下は本来評価されるべきです。しかし上司が部下を生意気な奴、色々言ってくる面倒な奴と認定してしまった場合は評価を下げられる危険性があると部下は感じてしまいます。

一度でもそのような経験をしてしまうと余計なことを言わないでおこうと思ってしまい、改善提案をしなくなるのは当然です。

会社に貢献しようと改善提案を上げたとしても、上司から全く反応がなかったらモチベーションは下がります。

また、反応があったとしても一向に自分の意見が採用されなかったり、採用されなかった理由を明示してくれない場合も同様です。

このような状態が続くとモチベーションの低下だけでなく、帰属意識の低下による離職の可能性も出てきてしまいます。

日報でモチベーションが上がらない、むしろ下がってしまう理由の一つに、何を書いたらいいかわからないという理由があげられます。

日報は苦手な人にとっては何を書いたらいいかわからず、無駄に時間をかけてしまう人もいます。時間をかけたのに内容が乏しいと感じて自己嫌悪に陥ったり、業務の最後に時間がかかる日報のせいで早く退社できなかったりと、モチベーションのダウンにつながる危険性があります。

日報は基本的に部下が上司へ報告する形で運用しているところが多いのですが、上司が部下の日報に対してフィードバックをしていない場合、本当に読んでくれているのか？　読んでいない日報を書く意味があるのか？と疑心暗鬼に陥ります。

一度日報を書く意味がないと思ってしまうと、その後の内容はただの行動記録のような乏しいものになりがちです。

日報は日々の自分の行動の振り返りや自省ができるツールでもありますが、上司からのフィードバックがあることによって良かった行動、悪かった行動が明確になり、改善や成長にも繋がります。しかしながら上司からの適切なフィードバックがない場合はその日一日の出来事を書くだけで、まったく反省のない意味のないものになってしまいます。

部下は自分の行動が良かったのであれば褒めてほしいし、悪いところは指摘してほしいと思っているものです。日報を読んだ形跡が分からない、フィードバックがない状態ではモチベーションは下がってしまう一方です。

日報を書くことに利点が見いだせない理由の一つに、日報の評価基準がないということがあげられます。

業績評価は数字が明確ですので評価は簡単ですが、日報はどんなに優れたものを提出しても定量化することが簡単ではないため、そもそも評価基準に盛り込まれていないこともあります。

このような状態では利点が見いだせず、日報に対する重要度が低下するので優れた報告がなくなり、経営判断に使える情報が集まらないということになりかねません。

上記のように日報での報告を評価する仕組みがない場合、優れた日報をどんなに書いても評価されないのに、日報を書かないと評価が下がるという理不尽さを感じてしまう可能性があります。

この場合は部下にとって日報の仕組みにデメリットしか存在しないため、モチベーションダウンや会社や上層部への不満にも繋がりかねません。

マズロー欲求段階説にあるように、人間には承認欲求というものがあります。日報は自分の意見や提案を上司へ伝える場でもありますので、優れている日報に対するフィードバックはもちろん、評価への反映や報酬などがなければ当然のように利点を見いだせなくなります。

利点が見いだせないと一度感じれば、そこにリソースを割くメリットがなくなりますので、当然ながら日報の質は下がり、経営に必要な情報は集まりづらくなってしまいます。

ここまで社長には言えない日報のここが嫌だランキングを発表させていただきましたが、おそらく多くの方がこれだけデメリットがあるなら日報の制度は廃止してもいいのではないかとお考えかと思います。

しかしながらコロナ禍などで目まぐるしく社会情勢が変わっていく昨今、市場の変化、お客様の変化、ライバルの変化に即対応していくためには現場から情報を収集する仕組みは絶対に必要です。

お客様とライバルは自由気ままに変わり続けます。しかし難しい経営判断を強いられる社長や経営幹部はお客様やライバルとの接点が乏しく、変化に気づいたときにはもう遅いということが起こりえるのです。

そのためにも日々お客様やライバルと接する機会が多い従業員から、お客様の声、ライバル情報、それを元にした改善提案を日報を使って収集することは重要なのです。

それではいったいどうやったら従業員のモチベーションを上げ、社員が嫌がらずに日報を書いてくれる仕組みを作れるのでしょうか？

そのヒントは最新の業務日報ツールにあります。

従業員が革命的に日報を書くのが楽しくなり、上司が革命的に日報の管理が楽になるのがデジタル日報ツールの「日報革命」です。

今回のテーマの従業員が感じる日報の嫌なところ、

■第3位「本音が書けない」
・改善提案を書いても生意気だと思われそう
・本音を書いたら評価が下がりそうだから
・提案しても採用されたことがないから

■第2位「モチベーションが上がらない」
・何を書いたらいいか分からなくて時間がかかるから
・自分が書いた日報を読んでくれているのか分からないから
・日報が自分の成長に繋がっている気がしないから

■第1位「利点が見いだせない」
・業績の評価基準はあるけど、日報の評価基準がない
・日報を書かないと評価が下がるのに、書いても評価は上がらないから

・どんなに優れた日報を書いても、特に何もないから

これら全てを解決する機能が日報革命には備わっています。

□パソコン、スマートフォン、タブレット、自分が使いやすい媒体で簡単入力

→勤務体系、場所、自身の使いやすさに合わせて使用できます。

□まるでSNSのような画面、操作方法で、説明書がなくても簡単操作

→プライベートで使い慣れたSNSのような操作感覚で誰でも簡単に操作できます。

□どこでも日報が書けるから移動時間やちょっとした空き時間を有効活用

→営業先から電車で帰社中のちょっとした空き時間にスマホから記入できます。

□時間がない時はつぶやき機能で簡単報告

→忘れないためのメモ代わりにもつぶやき機能を活用できます。

□テンプレート機能で何を書くか一目瞭然

→会社が必要な情報をテンプレート化してくれるので、何を書いたらいいか迷いません。

□業種別、役職別にテンプレートを変更できるから、初心者とベテランで報告の難易度を変えられる

→自分の部署や役職に関係がある項目だけをテンプレート化できるので、見た目もスッキリ。

□上司や社長が求めている情報がリアルタイムで分かる

→改善提案を書く際に、直属の上司が求めている情報だけが表示されるのでアンテナが立ちやすい。

□承認欲求が高まる「イイね」機能

→誰がイイねしてくれたのかが分かるので、本当に読んでくれているの？という不満がなくなる。

□フィードバックや称賛ができる「コメント」機能

→上司からのフィードバックや仲間からの応援がすぐに届くのでモチベーションが維持しやすい。

□SNSの様に手軽なコミュニケーション「スタンプ」機能

→コメントする時間がない時はスタンプを送り合う感情表現だけでも相手に伝わる。

□感謝と想いを伝える「サンクスカード」機能

→特別な感謝はサンクスカードにして想いを伝える。後で見返すことも、集計も簡単。

□月に何を何回投稿したかが一瞬で分かるので、集計作業が楽

→毎月の月初処理が簡単。過去に遡って確認したり、仲間との比較も可能。

□グラフで推移を可視化できるので評価面談でアピールしやすい

→自分がどれだけ報告を頑張ったか、グラフ表示機能を使えば分かりやすく、上司にも伝えやすい。

□自動でランキング化されるので、誰が一番かゲーム感覚で楽しめる

→改善提案数やお客様の声の数を仲間と競うことができ、会社の運用方法によっては表彰や賞金が出ることも。

□改善提案のテンプレートがあるから、本音で提案できる

→テンプレート化されているからこそ改善提案を会社が求めていることがわかるので、臆せず提案できる。

□優れた提案には社長や幹部が社内通貨の「ハンコ」を付与。会社が定めた基準、規定の方法で換金できる

→日報での提案がお金に。報酬がもらえるからモチベーションが上がって日報の質があがる。ハンコ1個あたりの価値は企業によって1円から自由に設定可能。

ここまで日報革命が従業員の不満をどのように解決するか紹介させていただきました。

簡単にまとめますと、

□日報革命は日報の嫌なところを解消するツール

□使いやすい画面と入力のしやすさ、何を書いたらいいかが明確だから面倒じゃない

□誰が読んでくれたかが分かりやすく、コメントが来るので承認欲求が満たされる

□上司のフィードバックが成長に繋がるし、仲間からのコメントでモチベーションが上がる

□自動集計されるから上司も部下も手間がかからず実績が明確に、評価面談でアピールしやすい

□本気、本音の提案が社長や幹部に評価され、社内通貨がもらえてお金が稼げる

日報革命には上記のような特徴があります。

ここでは伝えきれないさらに詳しい機能や実際の運用方法など、

ご都合に合わせて30分から1時間ほどで解説させていただく無料説明会も実施中です。

どうぞお気軽にお問い合わせください。