もう改善提案のネタに困らない！効率の良い改善案の探し方

改善提案とは、業務の一部あるいは全部を現在より効率的に進めるための試案です。

日々繰り返している業務からヒントを見つけ、アイデアを出すというのが一般的な流れになります。代表的な改善案としてムリ・ムラ・ムダの3つのカットが挙げられますが、逆に何かを導入するという提案も結果に繋がるなら、立派な改善提案の1つです。

わかりやすい例として、米国アマゾン社の倉庫の例を紹介しましょう。

同社は以前、注文に対して従業員が商品の棚まで向かっていました。しかし、ある時からkiva社のロボットを導入し、ロボットが従業員のところまで注文商品のある棚を持ってくるオペレーションに切り替えたのです。

この事例は、既に数的な結果が出ています。

情報によると各倉庫で20％のコストカットに成功したほか、面積当たりの保管量が約50％増加しました。もちろん同社はkivaロボットの導入を拡大し、現在では多くの倉庫で運用されるに至っています。

提案した人も有能ですが決裁した人の優秀も伺えますよね。業務改善の理想的な好例と言えるでしょう。

このように改善提案は内容次第で、経営向上に絶大な効果を発揮します。

ですが、自ら提案内容を探してまわるような人材ばかり揃っているアマゾン社は別として、多くの企業の従業員は、上司からの命令で仕方なく提案内容を探しているのが現実です。

実際、現場が仕方なく出してきた提案を、管理側が却下する流れを繰り返している企業は多いです。管理側としては提案内容に魅力がないから却下せざるを得ないのですが、現場側としても相次ぐ却下に「どうせ提案しても意味はない」とネガティブになってしまっているわけですね。

実のところ、魅力的な改善提案が出てこない企業の大多数は、こうした悪循環に悩んでいます。もし現場側からの魅力的な提案を得たいなら、悪循環を好循環に変える仕組みを作るべきです。

良い改善提案は、提案者自身が真摯に取り組まないと生まれません。

ですから従業員に「明日までに１人１案持ってこい！」とムリヤリ求めても成果を得るのは難しいです。むしろ管理側が黙っていても提案が上がってくるような環境を作った方がはるかに良い提案が得られます。

ここからは、管理側が良い提案を得るために、有効な施策をご紹介しようと思います。

改善提案を求めるときは「どんな提案を求めているか」を明示しましょう。

どんな指示も命令も、曖昧なままでは受ける側は大変です。

例えば「何でも良いから改善案を持ってこい」と言われるよりも「コストカットに繋がる施策を提案して」と言われる方が、はるかに立案しやすいでしょう。

また、求める提案を具体化することで、提案内容のミスマッチも避けられます。

例えばレストラン経営を改善するため「ドリンクバーを導入してホール人件費を減らしましょう」という提案があったとします。しかし、イニシャルコスト不足の場合はそもそも導入が難しく、せっかく良い提案なのに却下せざるを得ないミスマッチが生じます。

こうしたトラブルは提案側のモチベーション低下に繋がりかねず、あまり良い傾向とは言えません。そもそも経営側が「予算を使わない改善案を持ってきて」と指示内容を明確にしていれば、別の提案が得られたはずです。

有用な提案を却下すると同時に本来得られた提案を1つ逃す。管理側としては二重に損した形です。

とりあえず提案を採用してみるというのも1つの手です。

人間には「他者から認められたい」と願う承認欲求と呼ばれる願望があります。

欲求が満たされれば更にガンバってみようという気になりますが、逆に却下ばかりしてはフラストレーションが高まり、改善提案に力を注がなくなってしまいます。

従って、時には意に沿わない提案内容も採用してみて、効果を検証すると良いでしょう。

予想に反して効果があれば良いですし、仮に予想通り施策に問題があったとしても、実施後に修正すれば良いのです。

「何を提案してもどうせ却下」と思われるより、はるかに有用な改善提案を期待できます。

有用な改善提案には報酬を支払い評価する姿勢も大切です。

そもそも「有用な改善提案を無料で得よう」という考え自体が烏滸がましいと思いませんか。

「何でもいいから改善提案」という求めには、少なからずこうした意図が含まれているため、提案側も真摯に向き合わないという一面があります。

こうした状況を改善するには、有用な提案を正当に評価し報酬を支払う仕組みが必要です。

例えば、弊社では社内ＳＮＳ「日報革命」で改善提案を受けていますが、評価に値する提案をした人に、報酬として社内通貨を支払うようにしています。

お陰で弊社においては経営層から現場従業員に至るまで日々多くの改善提案が飛び交うようになりました。提案内容の質も高く、企業成長として反映されています。

ここまで有用な改善提案を引き出すために求められる管理側のテクニックを解説しました。

ただし、実際に改善提案を行うのは現場側の人材ですから、彼らが効果的に提案行動を取れるようにサポートしてあげると、より良い提案が期待できます。

ここからは限られた時間と視野で効果的に改善点を見つけられる、３つのヒントをご紹介します。

日本は昔から創造よりも改善を得意としている国家です。

したがって、自社はもちろん、同業他社においても多くの改善事例を見つけられます。

なかには現在自社が直面している課題解決に直接役立つ情報が隠れていることもあるので、改善提案を命じる際、各部門が過去実施した施策を掘り下げるようアドバイスすると良いでしょう。

お客様の声は、商品やサービスに対するあらゆる評価が含まれている、改善提案の素材のような存在です。

いくつかのレビューに目を通せばすぐに自社の強みや弱点が浮かびます。あとは改善可能なものをどのように修正するべきか検討すれば良いのです。

こうした情報は窓口を担当する部門がデータとして持っています。改善提案を求める際に資料として提供すれば、より効果的な提案を期待できます。

従業員には何事にも従順でガマン強い人がいれば、不満ばかり繰り返している人もいます。

日本企業の多くはトラブルを嫌うためつい前者を評価しがちですが、実のところ後者のような性格の人の方が有用な改善提案を出しやすいです。

なぜなら、不満が多いということは「より多くの改善点を把握している」ことだからです。

彼らが面倒だと感じている業務をひとつでも解消できれば、生産性や業績が大きく向上するかもしれません。

再び米国アマゾン社の例を見てみましょう。

同社の物流を担っているのは倉庫で働くワーカーですが、彼らはピッキング業務を「退屈だ」と感じていました。そこでアマゾン社は各従業員のタスクを独自開発したゲームと紐づけ、作業達成度に応じてライバルの従業員とバトルできる仕組みを導入したのです。

この施策は従業員にとって退屈を紛らわせるというメリットがありますが、経営的には生産性の向上と多くの単純労働者の確保という、より大きなメリットを生み出したと言われています。

面倒な業務を改善すると同時に経営向上につなげた好例です。

改善提案は社内が抱えている問題を解決したり、経営的にプラスに持っていくための試案です。

企業が成長を続けるきっかけ作りに繋がるため、経営側・管理側としてはできるだけ良質な提案を求めるべきです。

ただし、良質な改善提案は闇雲に求めても得られません。従業員が提案したくなる仕組みを作ったり、ヒントや資料を提供できる工夫が必要です。

弊社が独自開発した社内SNS「日報革命」は、こうした管理側が抱える課題解決に有用なツールです。

例えば、より魅力的な提案をたいときに社内通貨や「いいね！」機能を通じて評価したり、日報機能を共有して各従業員にヒントを与えたりです。

また、いつでも気軽に発言できるＳＮＳ機能は、議論の活性化や他部署との横断的な交流にも役立ちます。

より有用な改善提案をお求めでしたら、是非ご検討下さい。きっと満足のいく成果が得られるはずです。