「日報って意味あるの？」日報をめんどくさいと感じてしまう理由と対策

入社したての頃は色んな人と出会ったり、
新しい業務を教えてもらったりして変化のある日々が続きますが慣れてくると業務に代わり映えがなくなってしまいます。
そうすると日報も同じような内容ばかりになってしまい、書くことがないなと感じてしまうようになります。

今日何をしたかは覚えているけど文章に書き出そうとするとわからなくなってしまう方も多いと思います。
自分の考えをまとめるのが苦手だったり、文章を書く事が苦手な人にとっては
日報を書くのがめんどくさいと感じてしまいます。

書くことがない、書き方がわらないと日報を書くこと自体に時間がかかってしまいます。
中には業務中に書ききれず業務外の時間を使って書かなければいけなくなってしまう場合もでてくると思います。
そうなるとできるだけ時間をかけずに日報を書きたいと思うようになり、日報の内容も薄いものになってしまいます。

日報に何を書いたらいいかわからない場合、あらかじめテンプレートを作成しておく事によって日報が書きやすくなります。

テンプレートをつくるコツとしてはPDCA＋Pを意識した内容にするとわかりやすい文章で読む側にも情報を的確に伝えることができます。

Plan 今日の目標

Do 今日やったこと

Check うまくいったこと

Action 課題と改善策

Plan 明日の目標

PDCA＋Pを意識することで日報の質だけでなく、仕事上でも課題点の発見や業務の改善が生まれ、自身のスキルアップや評価にも良い影響になります。

ただ、同じ社内でも部署や役職などで報告する内容が変わってくると思います。リーダーにどんな情報が必要か確認して柔軟にテンプレートを作成しましょう。

せっかく書いた日報も読む側のリーダーからリアクションがないと、書く気が失せてしまいよりめんどくさいと思われてしまいます。

日報の内容にしっかり目を通してリアクションやフィードバックをすることで書く側も自分が行った業務内容や現場の気づきを書くようになります。

リアクションをする際には、ダメ出しや否定から入るのではなくまずは褒めてあげましょう。日報の内容に関してでもいいですし、日報の書き方や日報を書いてくれたことに感謝でもいいです。

初めから否定やダメ出しをすると、余計に日報を書かなくなってしまいます。

業務終了後に日報を書こうとすると明確に何をしたのか思い出せない人もいるでしょう。

思い出せなくて日報を書くのに時間がかかるパターンもあります。

予めに日報用にメモをとることで、日報を書く際に時間をかけて思い出さなくてもメモを見ることですぐに日報を書くことができます。

さらにはメモをとることで業務のやり忘れを防止することができます。
メモを見直すことで教えてもらっことの復習ができたりリーダーやメンバーへの報連相の質が上がります。

日報を紙ベースで管理している場合、
書いたり消したりの作業でよりめんどくささを感じてしまいます。
コスト面で考えても負担になります。

デジタル日報に移行することで、パソコンやスマホから日報を書けるようになります。
普段から使い慣れているスマホなら時間をかけずに日報を書くことができます。
読む側もスマホやパソコンから日報を確認できるようになります。
チェックする作業も短くすることができ、リアクションやコメントもしやすくなります。

日報革命は、従業員の日報が経営品質を向上させるデジタル日報ツールです。

日報革命では、カテゴリー別で投稿を絞り込むことができ、「改善提案」や「お客様の声」、「研修感想」など見たい情報を絞って閲覧することで、必要な情報を見逃さずに済みます。

従業員の役職・事業部・拠点ごとで絞り込んで閲覧することも可能なので、上司は部下の日報をわざわざ探すことなく簡単に閲覧が可能です。

また日報への「コメント機能」や「イイね機能」、「ダイレクトメッセージ機能」などのコミュニケーションシステムも導入しており、コミュニケーションツールとしての役割も果たせます。

PCだけでなくスマホから日報を投稿できるため、アルバイトさんでも簡単に日報を始められます。

日報内には画像や動画などを添付することができ、より実行した業務が相手に伝わりやすく、社内での横展開にも役立ちます。

投稿のカテゴリー別表示だけでなく、役職・事業部・拠点での絞り込みや、キーワード検索、お気に入りの投稿を保存できるブックマーク機能搭載。振り返りたい日報をすぐに見つけられます。

SNSサイトのように「フォロー機能」や「マイページ」、投稿回数やコメント回数の多い従業員を表彰する「ランキング機能」を搭載しており。日報＝つまらないというイメージを無くし、従業員が楽しくて自ら活用したくなる日報システムになっております。

日報は毎日の業務の1つなのでめんどくさいと感じてしまうと仕事自体が嫌になってしまう原因になります。
しかし毎日の業務だからこそ日報のめんどくささを解消する必要があります。
そのためにも日報の書き方を改めてメンバーに教えてあげたり、日報のデジタル移行をオススメします。