中小企業のための業務改善とは？職場の問題を解決して生産性を上げる方法

生産性向上（Productivity Improvement）とは、新たな技術やスキルによってより大きな成果を生み出すことを意味します。

生産には必ずリソース（時間、人材、資金など）が必要ですが、得られる成果の大きさは環境によって違います。

生産性向上の考え方においては、「環境」を投資や改善することで、より大きな成果を目指すことが重要です。

生産性向上とよく似た言葉に業務効率化（Operational Efficiency）というものがあります。

業務効率化は既存のプロセスや方法を最適化し、生産にかかる時間やコストを削減しようとするもの。

「より大きな成果を出すこと」を目指す生産性向上と異なり、「低コストや短時間で成果出すこと」に焦点を置いています。

日本は労働人口が急激に減少しています。

特に福祉や物流、小売に飲食などエッセンシャルワークにおいて顕著であり、特に中小企業においては深刻な影響が懸念されています。

こうした事情を考慮すると、生産性向上は特に中小企業において強く求められる施策です。

高い生産性を確保することで、人手不足によるビジネスへの影響を最小限に抑え、安定した業績を維持することが可能になります。

競争力の強化は常に求められる課題です。

これは国際競争力などグローバルな意味だけでなく、国内においても同じです。近年はロボットやAI、DXツール等を業務に投入し、生産性を高める企業が増えています。

特にAIの存在感は凄まじく、北米マサチューセッツ工科大学が実施した実験では「生成AIにより効率が40％向上した」といった脅威的結果が話題となりました。

働き方改革も強く求められている取り組みです。

日本は伝統的に労働時間が長く余暇の少ない国でしたが、近年は意識の高まりとともに、「ワークライフバランス」が強く求められるようになりました。

なお、ワークライフバランスの確保が生産性向上に良い影響を与えることは、既に多くの研究で発表されています。

生産性向上とワークライフバランスの確保は、双方が強く結びついています。

従業員のスキルアップは生産性を向上させます。

最新の業界知識や技術の習得は作業効率の底上げやイノベーションのきっかけとなります。

設備投資等と比べコストも安く、費用を抑えつつ生産性を高めることが可能です。

業務の属人化とは「あの人でないと任せられない」という状態です。

一見エリート従業員を擁しているように見えますが、組織としては「誰でもこなせる」方が理想的です。

難解な業務においてもプロセスをマニュアル化し、より多くの従業員がこなせる状態にすると良いでしょう。

なお、マニュアル化や情報共有には社内SNSが有用です。

オフィス業務をアウトソーシング化（外注）するのも効果的です。

例えば、経理や人事、広報などの非中核業務を外注化することで、自社が保有する人的リソースを開発やセールスなどの中核業務に集中できます。

生成AIの導入も検討すべき手法です。

現在黎明期の技術ということもあり不安に感じる人も多いですが、既に官公庁やIT業界などで実用化されつつあり、生産性を大幅に向上した例も多く登場しています。

今後、ロボットやIoT等のデバイスとの併用により、物流や製造業にも浸透することは疑いようがありません。

コストも安く、生産性向上として検討したい方法のひとつです。

ITツールの導入も生産性に寄与します。

例としては、クラウドサービス、プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツールなどが挙げられます。

特に時間や場所に捉われず自由にやりとりできる社内SNSの導入は成功例が非常に多く、

日報の電子化・効率化

従業員間のコミュニケーション活性化

業務マニュアル化・社内知化

など生産性向上に寄与する多数のメリットを提供します。

弊社では自社開発の社内SNSツール「日報革命」の試用を無料提供しています。

スタンプ・サンクスカード・社内通貨など多彩なコミュニケーション機能

LINEやX感覚で利用できるわかりやすいインターフェース

投稿内容の自動データベース化・検索対応による社内知構成

メンバーの投稿から感情を分析する管理機能

ランサムウェアや情報漏えい対策に配慮したセキュアな環境

など、有用で使いやすい機能を多数搭載。もちろん、中小企業での導入実績・成功事例も多くあります。詳細は下記のＵＲＬで絶賛紹介中です。