日報を書かない人の心理を紹介！書いてもらうための方法とは？

日報を書かない人の心理は、大きく３つに分類できます。

日報の必要性を理解していないタイプです。

彼らは日報がどのような理由で必要なのか、また、自身の業務の品質向上にどう影響するのかを理解していません。

反応がないことを嫌う人や管理的な体制を嫌う人もこちらのカテゴリに含まれます。

ムリヤリ書かせるという手もありますが、内容が薄くなったり、形骸化したりしがちです。

やはり、双方がしっかり話し合い、日報の必要性を理解してもらうのが得策です。

新入社員の中には、何を書いたら良いかわからないという人もいます。

実は文章力は、個人差が大きいと言われるスキルのひとつです。

自身の行動や所感を整理し流れるように書く人もいれば、整理がつかず1文書くだけでも大変、という人もいます。

日報提出を促すならば、こうした個人差も理解し対応するのが理想です。

誰でもかけるようテンプレートを用意したり、OJTなどの教育プログラムに盛り込むなどが有用です。場合によっては生成AIの導入も検討したいところです。

日報作成の時間を惜しいと感じる人もいます。

特に外出の多い営業職の中には、日報を書くためだけに帰社する時間をムダと感じている人もいます。

社内SNSの導入など、生産性を落さずに日報提出できる仕組みづくりなどが有効です。

日報を書かない人のモチベーションを高めるためには、以下の３つの方法が効果的です。

日報の役割やメリットを明確に伝え共有します。

日報は上司やチームが書き手の業務を把握するために必要なものであると同時に、必要な助言やアドバイスを提供するために役立ちます。

また、書き手の内省を促し、自己成長や業務改善につなげる働きも期待できます。

フィードバックによりモチベーションの向上を図る手です。

元来の日報の役割は上司への業務報告です。

報告書であるため必ずしもフィードバックする必要はありませんが、内容が反応を期待するようなものである場合、やはり反応した方が書き手は感情は良いでしょう。

特に成果や取り組みについては積極的に褒めることで、書き手は意欲を高めます。

日報を書くための時間を十分に確保するのも有効です。

誰しもサービス残業的なスケジュールで日報を書く行動は嫌がります。

それなりの内容を求めるならば、十分な時間を確保するよう努めるべきです。

もっとも、全ての職場で時間を確保できるとは限りません。

その場合、時間や場所に捉われずにやりとりできる社内SNSなど、負担にならない方法の検討が推奨されます。

やる気を促すだけなく、直接的なサポート方法もあります。

日報のテンプレート化は書き手の負担を大幅に減らします。

テンプレートを使うことで、日報に何を記入すべきかが明確になるため、文章作成に自信がない方や、常に時間に追われている方でもスムーズな作成が可能となります。

日報の質を保ちつつ、書く側のストレスを軽減し、日報の提出率を高める効果が期待できます。

生成AIによるサポートを推奨するのも有用です。

生成AIは概要を書くだけで文章を形にしてくれるため、誰でも読みやすい日報を作成できます。

たまに無関係な記述を行う現象（ハルシネーション）が起きてしまうのが欠点ですが、日報の場合は自分自身がファクトチェックできるため問題なく運用できます。

ただし、生成AIには情報漏えいの懸念もあります。専用の環境を整備するか会社の方針を確認してから導入した方が良いでしょう。

社内SNSの導入による環境整備も有用です。

社内SNSは時間や場所に捉われず自由にやりとりできるツールです。

外出中や移動中、手空き時間に日報作成できるため、作成や提出のためにわざわざオフィスに戻る必要もありません。

また、チームや社内で日報を共有できる点もメリットです。

より多くのフィードバックが得られたり、チーム全体での情報を共有したり、

日報を端緒としたコミュニケーションの創出など多彩なメリットを期待できます。LINEやXのように、誰でもすぐに使いこなせる点も魅力です。

日報提出を促すためには目的やメリットの共有やフィードバックの提供など、多彩な手段が存在します。

更に近年は生成ＡＩや社内ＳＮＳなど、テクノロジーを活用した日報提出に切り替える組織も増えています。

弊社では現在、自社開発の社内ＳＮＳ「日報革命」を無料試用提供しています。

時間や場所に捉われない自由度、LINEやXのようにすぐに馴染めるUI、多様な感情表現機能など魅力的な機能が、

日報提出やコミュニケーションを活性化。日報提出やチームワークの向上を促進します。

完全日本語サポートで中小企業での導入実績も多数アリ。いまなら無料試用も可能です。ご興味を持って頂けましたら、是非下記のURLをご覧ください。