「部下の働きぶりが日報で分かるようになる」日報を使ったマネジメントの手法

本稿の読者様のなかには、なぜ自分の手元に活用できる日報が届かないか、疑念に感じているかと思います。

これは即ち、部下が日報の必要性を認識していない（≒適切な書かれ方をしていない）という問題点に繋がります。まずは日報を書かない理由を整理しましょう。

日報が形骸化してしまっているパターンです。

根底には「書いても反応がない」、「どうせ読んでいない」、「提案しても却下ばかり」などネガティブな感情が根付いています。

まずは不信感を解消することが重要です。

口頭でも文章でも…と二度手間に感じるパターンです。

確かに目の前の業務に対応するだけなら口頭報告で十分です。一度報告したことを再び紙に書くのも面倒だという気持ちも理解できます。

もっとも、人の記憶には限りがあります。上司が話した内容すべてを覚えているとは限りませんし、文章に残すことで時間が経過した際にも正確に思い出せます。

口頭報告だけでは不十分であることを認識してもらう必要があります。

わかりやすい文章を書くには論理的な思考が欠かせません。

ところが、論理思考力には個人差があり、苦手な人にとって白紙から日報を書くのは大変です。

仕事だから提出しないというケースは稀ですが、内容が不十分であったり、わかりにくいという例は多くあります。

日報を定着させるには「提出しやすい」環境づくりが重要です。具体的には下記のような施策が有効です。

提出された日報にフィードバックを付けることです。

既に述べたように日報に熱心でない人の多くは「意味がない」と感じています。

確かに、提出しても反応ナシやダメ出しばかりでは、やる気がそがれてしまいますよね。

上司・管理者として取り得る手段は、口頭でも文章でも構いませんが書き手に伝わるようにする反応することです。

手間や時間がかかる場合、双方の時間を拘束しない社内SNSの活用などが選択肢として挙がります。

日報を定着するには「誰でも簡単に書けるような」仕組みづくりも重要です。

代表的な方法は日報の「テンプレート化」です。

あらかじめ必要な要素やタイムラインで整理したひな形を作成しましょう。

書き手はイチから作るよりはるかに手軽に書けますし、読み手は欲しい情報をピンポイントで収集することが可能です。

日報は手間や時間、場所的拘束が生じます。

例えば、外回り営業の場合、わざわざ帰社してから書かなければいけません。紙媒体にこだわると、どうしても負担が大きくなってしまいます。

日報クラウド化は、こうした問題をキレイに解決する方法のひとつです。

時間や場所に捉われず、いつでもどこでも提出・閲覧・フィードバックが可能できる利点は大きいです。

さらに投稿内容は自動でデータベース化されるため、何百件蓄積しても瞬時に検索・閲覧が可能となります。

日報を書くメリットは上司と部下双方にあります。

上司は業務や部下の状況を知る材料として、部下は自己成長の機会として。

さらに運用方法によっては信頼関係の構築にも。

ここからは、それぞれのメリットを解説します。

部下にとって日報は内省を促し成長材料として活用できます。

例えば、同じ業務をこなすにしても、取り組みや実績を振り返り、己を客観視する機会が得られます。

また、上司からのフィードバックにより、ミスを抑止したり、改善案も期待できます。

さらに言えば、日報のやりとりで上司と信頼関係も構築できます。

上司にとって日報は業務把握に欠かせないツールのひとつです。

日報は文章に残るため、口頭で報告を受けるより正確に事実を把握できます。

また、フィードバックも時間をかけて行うことができるため、口頭より適切で熟慮した内容を反映できます。

また、提出された日報が社内に蓄積していく点も欠かせません。

特にクラウド化された日報は瞬時に検索・閲覧できるため、業務の把握、履歴の検索、マニュアル化などあらゆる用途に使用できる、会社の財産になっていきます。

日報によるマネジメントは、口頭だけに頼るより場当たり的になりにくく、熟慮した判断が可能です。

さらにいくつかのポイントを守ることで、効率性を向上したり、トラブルを避けることも可能です。

日報の目的はマネジメントへの活用です。

しかし、日々部下へのフィードバックやコミュニケーションをしていると、いつしかそれ自体が主体となって、本来のマネジメント活用が疎かになってしまいがちです。

こうした失敗は1対1の紙媒体より、不特定多数が閲覧するSNSやクラウド環境上で起きがちです。注意深い運用が求められます。

マイクロマネジメントとは「過干渉」とも受け取れるハラスメント行為です。

例えば、提出した日報について「10分単位で報告しろ」、「誤字脱字を完璧に直せ」、「ハンコはナナメが礼儀」など、本質（業務の把握）とかけ離れたり、過大な要求をする行為が該当します。

当人に悪気がない場合もありますが、気付きにくい点が厄介です。無自覚なままに辟易されている可能性があります。

一度決めた制度やルールも随時アップデートが必要です。

特に運用前に決めたルール通りにしている場合、変更が必要かもしれません。

どんな手法も実際に運用してこそ、気付くポイントがあるものです。

運用後に改善点が浮かんだ場合、積極的に検討していきましょう。

弊社の日報革命は「日報を資産に」というテーマに生まれた社内SNSです。

いつでもどこでも、時間や場所に捉われず日報投稿・閲覧が可能です。投稿した内容は全社的に共有され、社内の貴重な財産としてデータベース化されていきます。

もちろん、管理機能んじより検索や特定、閲覧も瞬時にできます。

日報革命は現在、無料で試用＆日本語サポート可能です。中小企業の導入実績も豊富にアリ。詳細は下記のURLにてご確認いただけます。