「業務の見える化で生産性向上」見える化を進める際の注意点を紹介
管理職にとって悩ましいのが部下の業務状況の把握です。
1人や2人なら容易なのに人数が増えるにつれて難度は急増。多すぎる部下を前に「誰が何をしているかわからない」と嘆いてしまう方も多いです。
同時進行する業務を効率的に把握するには「見える化」が有効です。ここでは、業務の見える化とはなにか、メリットを織り交ぜ解説します。
- 1 業務の見える化とは
- 1-1 見える化するなら日報がオススメ
- 2 見える化のメリット
- 2-1 助言や提案がカンタンに
- 2-2 問題を早期発見できる
- 2-3 部署間での連携が取りやすくなる
- 3 業務の見える化の進め方
- 3-1 日報のフォーマット化
- 3-2 電子媒体化
- 3-3 社内SNS導入
- 4 業務の見える化を失敗しないための注意点
- 4-1 過度なマイクロマネジメントを避ける
- 4-2 情報過多に注意
- 4-3 継続的な改善とフィードバック
- 5 まとめ
業務の見える化とは
業務の見える化とは、ある行為を5W1Hで表示できる状態を指します。
5W1Hで表示した業務は、誰が何をどこで担当しているかなど、重要な要素をひとめで把握可能です。複数の部下を前にしても、混同せず正確に進捗状況を把握できます。
5W1Hとは？
What：何を
Who：誰が
When：いつ
Where：どこで
How：どのように
Why：なぜ
見える化するなら日報がオススメ
見える化（5W1H）の取り入れ方は様々ですが「日報」を用いるケースが多いです。
日報は毎日提出される報告書。見える化されたものなら部下の業務を詳細に把握できるだけでなく、
情報の鮮度としても新しく、「今必要な助言や提案」を行いやすいというメリットがあります。
見える化のメリット
見える化には多くのメリットがあります。
助言や提案がカンタンに
部下との信頼関係を築くには日報に対する適切な助言や提案が欠かせません。
そのためには部下の業務上の課題を正確に抽出しなくてはなりません。
漠然と観察するより、見える化された日報の方が情報が整理されわかりやすく、結果として信頼関係を構築しやすくなります。
問題を早期発見できる
問題の早期発見には情報の鮮度が重要です。
どんなに有用な情報も役立つ時期を過ぎては無意味です。日々提出される日報ならば、常に最新の状況を把握できます。
ただし、膨大な部下を抱える立場としては、提出される日報のわかりやすさも大切ですよね。
問題を早期発見する意味でも、情報の見える化は大切です。
部署間での連携が取りやすくなる
現代社会の日報は社内SNSなどが主流です。
社内SNSはクラウド上でやりとりするため、他部署、他拠点の情報も容易に把握できます。
しかし、実際のところ他部署の日報を読んでいる従業員は少数です。
実はこの理由も「見える化」が影響していると考えられます。
多くの従業員は他部署の業務に習熟しておらず「読んでも理解できない」という壁が立ちはだかっているのです。
実際、弊社では5W1Hによる「見える化」された日報をルール付けしていますが、そうでない頃と比較し部署間連携が取れるようになっています。
業務の見える化の進め方
業務の見える化は言い換えれば「わかりやすく、使いやすくする」に尽きます。
紙媒体より電子媒体、オフラインよりオンライン、マイルールより5W1H。打つべき施策は多くあります。
日報のフォーマット化
日報のフォーマット化とは報告の品質を均一化するため管理側で書式を定める施策です。
もっとも一般的な例は本稿で繰り返し紹介している「5W1H」。これを徹底することで誰が書いても一定の品質を保った日報を期待できます。
結果として管理職側の負担は減り、多くの部下の状況を把握しやすくなります。
電子媒体化
紙媒体は自身も部下もオフィスに縛り付けられてしまいます。
本来なら直帰できるはずなのに日報のために帰社となると、余計な労働時間が発生し生産性にも影響します。ストレスに感じる部下もいるでしょう。
メールやチャットツールへの切替はこうした問題を解決するための施策です。紙媒体と比べ修正も容易で、より正確な情報を得やすくなります。
社内SNS導入
電子化からさらに進んだのが社内SNSの導入です。
クラウドベースで管理するため投稿内容が自動でデータベース化されていきます。「筆者、時期、キーワード」など条件指定による検索で、一瞬で履歴を辿れるのも長所です。
さらに社内SNSの日報は「上司以外も読める」というメリットが。同僚や他部署の日報も読むことができるため、見える化も浸透しやすく、意図に沿った日報提出を期待できます。
業務の見える化を失敗しないための注意点
業務の見える化は多くのメリットをもたらしますが、失敗する可能性もあります。以下に、その失敗を避けるための注意点をいくつか挙げます。
過度なマイクロマネジメントを避ける
見える化が進むと、部下の業務が細かく把握できるようになります。しかし、それが過度になるとマイクロマネジメントに陥り、部下が自主性を失う可能性があります。
適度な距離感を保ち、部下に自由度を与えることが重要です。
情報過多に注意
日報や社内SNSで情報があふれると、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。
情報のフィルタリングや優先順位付けが必要です。
継続的な改善とフィードバック
見える化は一度設定すれば完了、というものではありません。継続的な改善と部下からのフィードバックが必要です。
時には、見える化の方法自体を見直すことも重要です。
まとめ
弊社では社内SNS日報革命を中小企業向けに展開中です。
日報革命はクラウドベースで作られた、いつでもどこでも自由にやりとりできるツールです。
「日報のテンプレート化」、「自動データベース化」、「様々な条件指定による検索」など見える化に役立つ機能を多数搭載。
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