テレワーク中のコミュニケーションはどうやって取る？コミュニケーション不足を解消する方法をご紹介

コロナ禍以降、急速に広まったテレワーク。

近年は段々落ち着き始め、テレワーク継続かオフィスワーク回帰か、迷っている経営者の方が増えています。

一度決めると簡単に戻せませんから、お悩みになるのは当然かと思います。

テレワーク最大の課題は「コミュニケーション」の問題です。

通勤ストレスがなく場所的制約を受けないため効率性は良いはずなのに、

上は「部下がサボるかも」と心配し、下は「どう評価されているかわからない」と不安をこぼす。

今回はそんなコミュニケーションにまつわる問題や解決策を解説します。

コミュニケーション不足が進行すると様々な不具合が生じます。

テレワークの労務管理は想像以上に大変です。

オフィスワークのように勤怠状況を目視で確認できませんから、その仕事ぶりや労働時間を把握するには工夫が必要です。

こうしたシステムが整わないと、管理側の暴走し、信頼関係に亀裂を入れてしまう可能性があります。

典型的な例が、過度に「サボり」を心配する管理職です。

本来なら課した業務の達成状況を確認すれば良いはずなのに、なぜか部下の仕事ぶりや勤怠状況ばかり気にするように。

重要な部分に目を向けず「気合が足りないんじゃないのか」、「やる気はあるのか」など、精神的な指摘に終始するのは危険な兆候と言えるでしょう。

一方で、部下も「自分がどう見られているか」を気にする人が出てきます。

彼らに理由を聞いてみると「自分の仕事がどう映っているか不安」、「自分の評価が気になる」など不安を抱いている様子が伺えます。

日本人は言葉ではなく表情で感情を表現します。だから、「大丈夫です」のひと言も、発言者がどのような感情で発しているかで、まるでニュアンスが異なるわけです。

テレワークにおいて「表情で表現」という性質は厄介です。

言葉だけでは表情が見えず、相手の感情を推察することができません。

これは評価する側が気にならなくても、評価される側としては心配です。悩むあまりストレスにならないよう管理側の配慮が求められます。

テレワークが長期化するとチームワークが悪化するケースも多々あります。

典型的な例が「わがまま化」です。

例えば、やたらコンタクトを取る人がいれば、「全く何も話さない」、「感謝せずに要求だけ」というような人も出てきたり。

テレワーク直後は歩調を合わせる人が多いのですが、時間が経つにつれ慣れてしまい、個性が強く出てしまうというわけですね。

これに順応するか、是正するのかは会社によって異なります。

いずれにしても直接「話せ！」、「感謝しろ！」と要求するより体系的にルール作りをする方が効果的です。

コミュニケーション不足を解消するには適度なルールや環境づくりが大切です。

それも制定するだけでなく継続的に達成状況を評価・修正します。

適切なタイミングで標準化することで、「自社ルール」の作成も可能です。

テレワークではお互いが明示しない限りスケジュール把握が困難です。

と言っても、解決はそれほど難しい話ではありません。クラウド型のカレンダーなどにスケジュールを書き込むだけで良いでしょう。

ちょうど、オフィスのホワイトボードに予定を書き込むようなものです。

これを実現することで、管理職も部下も周囲の仕事ぶりを把握できます。

テレワークのやりとりは全てログに残ります。

だから、オフィスワークのように即座に返答する必要はありません。

しかし、システムに甘えて、同僚からのメッセージを長時間放置したりすると、相手の業務を阻害し生産性を落します。

従いまして、メッセージは可能な限り素早く返事をする事が大切です。

目安としては当日中の応答でしょうか。それ以上は電子メールより効率が悪く、効率性に加え発信者のストレスと化してしまいます。

ビジネスチャットを使うときは「要点をまとめた」短い文章が適切です。

チャットは電子メールと異なり「相手のレスポンスを前提」としています。

最初の文章で全てを伝える必要はなく、詳細は相手とのやりとりで説明していけば良いのです。受け取る側も、

やりとりを通して相手の感情を把握することができるため、安心感や信頼感などコミュニケーション面のメリットを享受できます。

時折、電子メールのような冗長な書き出し（拝啓～時下～など）をする方もいるのですが、ビジネスチャットにおいてそのような挨拶が求められる例は稀です。

ビジネスチャットには顔文字やスタンプなど感情表現機能を搭載したものがあります。

一見すると若者向けと言いますかビジネスにおいて必須ではないように見えるかもしれません。

しかし、テレワークでは相手の表情が見えにくく感情も推察し辛いため、こうした感情表現機能がコミニュケーションを促進する役割を担います。

「お疲れ様です」のひと言も、スタンプ有とナシでは全く雰囲気が異なります。

テレワークにおいては年齢や性別、役職に捉われず、感情表現機能の利用を促進することで、社内コミュニケーションは大幅に改善します。

お互いを知るためテレワークにも雑談は必要です。

人間とは不思議なもので、「知っている」というだけで、相手に対して安心感を持ちえます。

例えば、「紅茶よりコーヒーが好き」というようなどうでも良いようなことであっても、全く知らない相手より格段に話しやすく感じてしまうわけですね。

最後にテレワークのコミュニケーションに役立つツールをご紹介します。

「ZOOM」「Teams」などのウェブ会議システムです。

顧客とのやりとりだけでなく、社内会議においても多用する企業は多いです。コミュニケーション的な視点に立つと、

ウェブ会議システムの長所は「リアルタイムで集まる」ことと「お互いの表情が見える」こと。

文章だけのやり取りになりがちなテレワークにおいて、貴重な一体感を与えてくれます。

「チャットワーク」に代表されるビジネスチャットツールです。

単純なチャット機能に加えて、ファイル添付やリンク共有にも対応するため、仕事のメインとなるツールです。

雑談向きであったり、感情表現機能などを搭載したツールも多く、利用することで、コミュニケーションの活性化を図れます。

社内SNSは自社メンバーのみが利用する専用のSNSツールです。

外部ツールと比べセキュリティ性・機密性に優れているので外部漏洩が心配なケースなどでも常用できます。

また、投稿内容のデータベース化機能や検索機能などを搭載しているものも多いため、

メンバーのやりとりは「ナレッジデータベース（Q＆Aのような）」としてマニュアル化が可能。

ツール内で繰り広げられたどんなやりとりも有益な情報資産として活用できます。

こうした情報資産は「こんなことを質問して良いのだろうか…」と悩む新人や転任者の不安解消に役立ちます。

また、感情表現機能もビジネスツール以上に多彩であるケースが多いです。

例えば弊社の社内SNS「日報革命」は、「いいね」、顔文字、スタンプのほかにサンクスカードや社内通貨機能などを備えています。

日報革命は弊社が自社開発した完全国産の社内SNSツールです。

Twitterのようなインターフェースで、ビジネスツールに不慣れな方も直感的に即応可能。

多彩な感情表現機能に加えて、社内データベース機能や管理職向けの感情分析機能も搭載しており、

テレワークにおけるコミュニケーションやマネジメント業務を効率化します。

もちろん、中小企業の導入実績も豊富にあり。無料で使用可能ですので、お気軽に老い問合せ下さい。