情報共有で得られるメリットと実践例

「部下が何をしているかわからない」と嘆く管理職は多いです。

無論、「〇社に営業をかけている」、「×社から見積を取っている」程度の情報は入ってきますが、5W1Hに即した詳細な情報は意識的に情報共有を働きかけなければ得られません。

助言も管理職の仕事です。情報共有により業務の進捗状況まで可視化できれば、

より精度の高いアドバイスができるでしょう。

電話でのカスタマーサポートに不満を感じたことはありませんか。

顧客からの問合せに対し、その場で応答できる企業と折り返し対応を取る企業がありますが、

前者の方が業務に費やす時間は少なく、ユーザー体験も良くなります。

情報共有の質が上がると生産性や業務効率も改善します。

業務の属人化とは、ある業務について特定の従業員しか処理できない状態を指します。

該当従業員が退職すると立ち行かなくなります。当然、好ましい状態ではありません。

情報共有はこうした特定の従業員にのみノウハウが集中してしまう事態を避ける働きも

有しています。日報や業務報告を求め、共有データベースとすることで、属人化を防ぎ引継ぎをスムーズに処理できます。

普段から情報共有を徹底している企業は従業員間のコミュニケーションも活発です。

社内コミュニケーションが活発になると、雰囲気が良くなり人間関係も円滑になり、積極性を見せる人材が増えてきます。

特に社内SNSなど双方が発信でき、タイムリーに連絡を取り合えるツールがあれば、効果は倍増します。

弊社では自社開発の社内SNS「日報革命」を導入し情報共有を進めています。

ここからは弊社がどのように情報共有を活用したか、実例を用いて紹介します。

日報革命は文字通り業務日報をオンライン提出できるツールです。

提出した日報はクラウドサーバーに保管されます。

弊社ではこれを加工して、新人教育や引継ぎ用の業務マニュアルも作成しています。

閲覧もオンライン環境でできるため外出先で急に困ったときでも閲覧できます。

新人社員にとって心強い存在です。

成功事例を共有し運営業務に活用しています。

弊社ではアルバイトの方の提案により電気代を大幅に削減した店舗がありました。

これ受け、日報革命で全社的に事例共有したところ、なんと年間100万円以上もの電気代削減に成功しました。

オンライン環境は時間や場所の制約を受けずに情報共有を行えます。

日報革命はSNSやチャットのような感覚でやりとりできるツールです。

各人のスケジュールもお互いに把握できるため、物理的に離れていても双方が

時間の調整を容易にできます。

弊社では会議や打ち合わせの調整にも日報革命を活用しています。

日報革命は文章データだけでなく、画像や動画、音声データの共有も可能です。

弊社では議事録を常にオンラインで共有しています。出席できなかった従業員も好きなタイミングで内容確認できます。

情報共有の活性化は、生産性向上や業務効率化など企業に様々なメリットを与えます。

導入方法は様々ですが近年はネットワークを活用してやりとりする社内SNSが主流です。

弊社の日報革命ではチャットなどのコミュニケーション機能に加え、マニュアルや成功事例の共有、日程調整など様々な用途に使用できます。

現在、日報革命はどなたでも無料試用が可能です。詳細は下記のURLからご確認いただけます。