新入社員に意識させたい日報の書き方ポイント
新卒向け研修で必ず耳にするのが報告・連絡・相談の略であるホウレンソウ。
報告の意味を知らない人はいませんが、実践できる新人が少ないからこそ、繰り返し話題に挙がります。新入社員に正しく報告してもらうには、どのような指導をすべきでしょうか。
今回は新入社員が正しく日報をこなすためのポイントを紹介したいと思います。
- 1 日報を書く理由を伝える
- 1-1 上司が業務の進捗を把握するため
- 1-2 新入社員自身が課題や気づきを見つけ出すため
- 1-3 電子化日報ではデータベースにもなる
- 2 新入社員に日報を書くときに意識させるポイント
- 2-1 業務内容を箇条書き
- 2-2 5W1Hを意識して書く
- 2-3 結論から書く
- 2-4 推測や見通しは建設的に
- 3 日報を書くのに時間をかけない方法
- 3-1 テンプレートを用意しておく
- 3-2 電子化する
- 4 まとめ
日報を書く理由を伝える
新入社員は日報という文化に慣れていません。
したがって、日報を書く理由を理解してもらうところから手を付けないといけません。
なぜ書かないといけないか、どのやって書けば良いのか、何の役に立つのか、など基本的な意味を指導しましょう。
上司が業務の進捗を把握するため
日報とは、与えられた業務の経過や結果を上司に報告する書類です。
通常、上司は多くの部下を抱えているため、全ての部下の動向を把握するのは困難です。このため、部下は己の行動を書類にして提出し、上司がこれを閲覧し把握するという文化が生まれました。
ここで注意したいのが、日報は「第三者に読まれることを前提にした書類」ということです。
つまり、書類の内容は第三者が見て理解できるものでなければいけません。
新入社員自身が課題や気づきを見つけ出すため
新人にとって日報は自身の内省を促す書類でもあります。
日記をイメージするとわかりやすいかもしれません。日記は日報と違い自分自身で読むものですが、書く前に１日の行動を棚卸しなければいけませんから、己を見つめなおす役割を果たします。
誰しも新入社員の頃は業務に忙殺され自身を省みる暇がありません。
上司としては、日報を通じて己を客観視する機会を与え、成長を促してあげると良いでしょう。
電子化日報ではデータベースにもなる
近年は社内SNSなど電子化日報を導入する企業が増えています。
電子化日報の長所のひとつは検索や抽出が容易だというところです。自分の日報はもちろん、他者の日報すらキーワードや期間検索で抽出できます。
新人の間はこれを活用することで、自身の持つ疑念を解決できるかもしれません。
特に行政機関への申請など前例を重視する類の業務については重要なヒントとして役立ちます。
新入社員に日報を書くときに意識させるポイント
日報は可能な限り読みやすく、わかりやすいものであるべきです。
しかし、「わかりやすく書け」と命じても、普段から文章を書かない人にはハードルが高く、十分な効果はありません。わかりやすく書くためのコツを紹介した方が良いでしょう。
ここからは、わかりやすい文章に共通するポイントを紹介します。
業務内容を箇条書き
文章に慣れない人ほど箇条書きは便利です。
メモ用紙などに１日の出来事を全て書くよう指導しましょう。出てきた情報すべてが有用とは限りませんが、最も警戒すべき報告漏れを防げます。
次は情報の選抜です。
箇条書きされた情報のうち報告すべき事柄をピックアップするよう求めましょう。
情報の取捨選択を行うことで、ムダな情報を整理し、重要なものだけ選抜できます。
5W1Hを意識して書く
5W1Hは「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どうした」の略称です。
5W1Hは報告の基本と言われる要素です。
これが守られている文章は第三者が読んでも理解しやすく、逆にどれかが抜け落ちると状況が不透明になってきます。
日報は報告書ですから上手に書く必要はありません。
はじめのうちは書いた文章が5W1Hを守っているかチェックして挙げると良いでしょう。
結論から書く
わかりやすい文章は原則として結論を最初に持ってきます。
はじめに結論を述べてから、結論に至った理由や経過を説明した方がわかりやすいからです。
物語を書くときは結論をあとに持ってきますが、これは「続きが気になる（最後まで読まないとわからない）」ようにしたいからです。
結論を最初に持ち込む文は至るところで目にできます。
例えば、ネットニュースを読み返すと、大半がこの方式が採っていることに気付くはずです。
また、刑事ドラマでも新人の報告に警部が「結論から言え」と指摘するのはお馴染みです。
推測や見通しは建設的に
ビジネスで見通しを書くときは建設的であるべきです。
例えば、お客様との商談経過を報告するとき、ただ「価格交渉中」とするのではなく
「コアニーズを除く仕様引下を検討」など自身の行動計画を明示するよう求めると良いでしょう。
人形のように思考停止で仕事をするより、自身で考え提案する能力を身に着けた方が人材としては有能です。日報を通じて部下に育成を促せます。
日報を書くのに時間をかけない方法
最後に日報をストレスなく時短で求める方法を紹介します。
テンプレートを用意しておく
テンプレートを用意すると日報は効率的に集まります。
ネットで検索すると、スケジュール帳のように時系列でまとめたものや「目標・出来事・所感」など枠取りしたものが見つかるはずです。
部下に日報が苦手な人が多い場合、利用を促すことで改善を期待できるはずです。
電子化する
電子化日報は、時間や場所の制約から解放される効率的なツールです。
ネットワークさえ繋がっていれば移動時間や待ち時間に日報提出が可能です。
このため、日報を書く・読むためだけに出先から会社に移動したり、上司の手空き時間を待つためだけに会社に残り続ける必要がありません。
実際、電子化日報を導入し大幅に残業コストをカットしたり、ムダな移動時間に生産性を持たせた企業もあります。自身のみならず会社の利益にも繋がるため導入を検討する企業は増えています。
まとめ
日報業務の効率化・データベース管理をするなら「日報革命」がオススメです。
多彩なコミュニケーション機能に加えて各種評価機能を搭載しているため、日報に対する反応が付きやすい！
テンプレート機能を使えば提出を嫌がる新人もストレスなく提出できます。
いまなら下記のURLから無料試用サービスをご利用可能。
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