日報は面倒？従業員が日報を書きたがらない理由

やりたい作業があるときに別の作業が入ると「面倒」ですよね。

日報を書くのは意外と時間がかかります。「あと30分あれば終わる」という状況なのに、日報のために後日に回すのは面倒です。

また、場合によっては日報のためにムダな行動も強いられます。

例えば、外出や出張が終わりそのまま帰宅したいのに、日報のためだけに帰社するのはストレスだと感じる人は多いです。

日報は報告書なので本来は「部下→上司」の一方通行が当たり前です。

しかし、だからといって上司が全く反応しないでいると、書き手である部下は成果を実感できず、意欲を失ってしまいます。

結果の伴わない作業は誰しも「面倒」に感じるものです。

日報は管理職にとって部下の行動を把握するための重要情報の一つです。

しかし、部下にとっては単に1日の出来事を書いただけの日記に等しく、必要な存在ではありません。大事な成果や重要な相談ならまだしも、単に1日の出来事を書く行為を「面倒」だと感じる人は多いです。

あらゆる仕事は強制力に依るよりも自発を促した方が品質面で勝ります。

特に近年はDXの影響もあり、日報を生産性向上やコストカット、業務改善に活用する例が増えています。ここからは日報の自発提出を促す施策を紹介します。

日報は電子化により手間や労力を削減できます。

特に社内SNSによる日報はインターネットさえ繋がっていれば、いつでもどこでも提出することができるため、日報作成や閲覧の大幅な効率化が可能です。

例えば移動時間やスキマ時間に日報まわりの業務をこなし、より多くの時間を営業に割いたり、残業時間を削減したりが可能となります。

部下の日報に反応をつけることでも、改善効果は期待できます。

ポイントは日報を報告ではなくコミュニケーションの一環として捉えることです。売上報告を評価したり、報告内容にアドバイスを提供したりすることで、部下と信頼関係も築けます。

もっとも、多くの部下を抱える人が全ての日報に反応するのは困難です。電子化による効率化を図ったり、ＳＮＳ化により第三者が反応できる環境構築の検討も有用です。

日報は文章を考える必要があるため、書くのが苦手な人には苦痛です。

このため、できるだけ簡素な形で書けるように、テンプレートを容易する手が有効です。

記載にあたっては具体的な数字を入れるように併記すると、誰が書いても明確で充実した内容になります。

テンプレート活用は当然、電子化日報が有利です。

特に日報アプリのなかには設定したテンプレートを瞬時に読み出し、誰でも使用できるものがあります。

最後に電子化した日報の活用方法を紹介します。

従来、日報は主に部下の行動管理のために活用されてきた書類です。

しかし、近年はDXの影響で電子化やSNS化の流れにあり、「上司⇔部下」の双方向型あるいは「同僚同士」と言った多方面の活用例が増えています。

例えば、報告にアドバイスしてモチベーションを高めたり、同僚が報告内容を自身の業務に取り入れ業務改善を図るなどが該当します。また、評価機能を搭載したアプリを導入し、より多くのコミュニケーションを作り出す動きもあります。

日報は日々累積しますが、紙媒体では検索・特定が難しく、ほとんど読み返されることがありません。

しかし、電子化日報は検索機能を有しているため瞬時に検索・特定が可能です。このため、日報をデータベースとして蓄積し、会社の財産としてノウハウ化する動きも進んでいます。

例えば、前任者が急に退職した時などに活用できます。

引継ぎが十分に行われなかったときでも、後任者は検索機能を駆使することで、素早くノウハウを習得できます。

日報は手間や労力の割に成果を実感する機会に乏しく、書きたがる従業員はほとんどいません。

特に紙日報を書くときは、移動時間がムダになったり、残上しないといけないことも。これで日報を読まない人が上司だと、「非生産的だ」と感じてしまうのもムリはないです。

しかし、近年は日報の電子化が進み、上記のような問題は解消に向かいつつあります。

電子日報は時間や場所を選ばず提出や閲覧できるため効率性に優れています。また、使い方によってはチーム内で共有して連携能力を高めたり、メンター的な同僚の日報を読み生産性アップを図ることも可能です。

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