日報に返信は必須？返信することの重要性と効果的な返信を紹介

日報は部下の指導や教育に役立ちます。

指導や助言は原則、その場で行うものですが、現実には言いそびれてしまったり、あとから気付いた点があるものです。

時間が開いてから指摘したくとも、正確に状況を思い出せず、曖昧な助言になったというケースもしばしばあります。

その点、日報には部下の仕事ぶりや成果が詳細に書かれています。

つまり、読み手も書き手も日報があれば当時の状況を正確に思い出せるということですね。

指導や助言においてこれほど有用なものはありません。その場で言えなかったことを返信において書き記し、改善してもらうことが可能です。

部下への返信は信頼関係構築にも役立ちます。

これは助言や指導に対する感謝の気持ちだけではありません。

部下の仕事ぶりや実績を評価したり、何気ない気付きに自身の見解を沿えることでも、信頼関係は構築されます。

社内SNSなどで返信を情報共有することも可能です。

例えば、返信である事案に対する考え方や指針を示す場合、社内SNSで活用することで、

チーム内あるいは部署内で共有できます。

一度の指導で全員に共有できるうえ、ミスやトラブルを未然に防止できるなど多くのメリットを内包します。

反応のない日報は書き手にとっても退屈です。

もちろん部下にとって日報は業務の一部。反応がなくても上がってくるかと思います。

しかし、読んでいるかも定かでない日報を充実して書こうという人は少数です。

このような理由から返信のない日報は内容が淡白なものとなりがちです。

重要な気付きや改善点のヒントが抜け落ちてしまうケースも多く、双方にとって損となります。

日報への返信がないと部下は上司に対して「関心の薄さ」感じるかもしれません。

特に日報だけでなく、普段からコミュニケーションを軽視しているような姿勢でいると、

部下は上司を信頼せず、モチベーションの低下を招きます。

結果的に仕事の質や生産性に影響を及ぼし、チームの業績に影響を与えるかもしれません。

日報の基本は「要点を簡潔」。返信も同じです。

返信も長々と書き連ねると、部下は何を言いたいのかわからなくなってしまいます。

できるだけ短くまとめ、わかりやすさを重視すると効果的です。

場合によっては口頭や対面での補足を前提とした内容でも良いでしょう。

内容にも配慮が必要です。

特にいわゆる「ダメ出し」をする場合、否定に終始しないよう注意しましょう。

問題点や改善点を指導する姿勢は重要ですが、部下も感情を持つ人間であることを忘れてしまうと、返信により期待される業務改善や信頼関係の構築に失敗します。

社内SNSの場合、返信を組織的に「共有」することも可能です。

部下に対する評価や賞賛は積極的に共有すると、当人だけでなくチーム全体の雰囲気が良くなります。

ちょっとした気付きをチームで共有し話し合うことで、効率化やコスト削減のヒントを得られる可能性もあるでしょう。

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オンライン日報だからいつでもどこでも投稿可能。

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もちろん、クラウド環境だから情報共有もお手のもの。

ちょっとした気付きが効率化やコスト削減のヒントとなったり、急ぎのリスク管理を素早く周知したりと、様々な用途にお使いいただけます。

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