日報に時間がかかる理由とは？時短する方法をご紹介

日報が上がってこない一番の理由は時間的な制約です。

読みやすい日報を書くには、その日の出来事を頭の中で整理しなければいけません。

当然、相応の時間が必要です。ところが、多くの職場では日報を書く十分な時間が割かれないため、部下にとって「日報は煩わしい」ものと化しています。

誰しも「煩わしいもの」に本気で向き合いたくはありませんよね。

「煩わしい」から上がってくるまで時間がかかることが多々起きます。

また、本気で向き合わないから乱文や悪筆が生まれやすく、読みにくいと感じるケースも多いでしょう。

日報を書くには、頭の中の情報を整理し文章にする「言語化能力」が必要です。

ところが、これまでの研究により言語化能力には個人差があることがわかっています。

少し極端な表現になりますが、たった5分で原稿いっぱいに書く人もいれば、1文書くだけでも一苦労、という人もいるわけです。

もちろん読みやすさ、わかりやすさも同様です。必要な情報が網羅された日報もあれば、大事な部分が抜けていて何を伝えたいかわからない日報も多いです。

日報を書く必要を感じていない人も多くいます。

特に部下の日報を読まない、反応がないなど上司のコミュニケーションに難があると、やる気をなくしてしまう部下も多くいます。

もちろん、日報も業務ですから最終的には上がってきます。

しかし、低いモチベーションで書かれた日報の質が、良いわけがありませんよね。

上がってくるまでに時間がかかってしまったり、内容の質が落ちてしまったというケースは多々あります。

日報は報告書であると同時に部下とのコミュニケーション媒体であることを忘れてはいけません。

テンプレート化は、書き手の負担を減らし短時間での投稿を促します。

例としては、5W1Hに沿った記入欄などが有名です。

5W1Hは報告書に必須とされる「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」をまとめたフレームワーク。

白紙から書くと抜けてしまうことが多いため、6つの記入欄によるテンプレート化が有効です。

記入欄があると、書き手は文章作りの時間を省けます。言語化が苦手な人でもスムーズな提出が可能です。

生成ＡＩのなかにはOpneAIの「ChatGPT」やGoogleの「Gemini」など文章作りを得意としたモデルも多くあります。

これらの生成AIはおおざっぱな指示でも形式を整えてくれるため、様々な業界で広く使われているツールです。

精度も高く、最近では正確性が強く求められる官公庁などでも実証実験が進んでいます。

ただし、生成ＡＩには新しい技術。一部において情報漏えいなどセキュリティリスクも指摘されています。

業務使用においては漏えい対策の整った環境を構築したり、運用ルールを策定するなど、何らかの対策が求められます。

最短で日報を加速するなら社内SNS化がオススメです。

従来の日報は紙にせよ電子にせよオフィスに縛られました。

しかし、クラウド環境で管理された社内SNSは、時間や場所に捉われない日報管理を実現するツール。

出先や移動時間、自宅からの投稿など書き手と読み手の双方が負担の少ないスタイルを選択できます。

また、生成AIやテンプレートとの組み合わせも有効です。

社内SNSの中にはこれらのAPIやプログラムと連動したものも多いため、文章が苦手な従業員もほとんど時間をかけずに提出できます。

弊社開発の社内SNS「日報革命」はX（旧：Twitter）をモチーフにしたソフトウェアです。

クラウド環境で構築されているためいつでもどこでも投稿できます。また、テンプレート化機能を備えているので誰でも会社が求める様式での日報を提出可能です。

中小企業での導入実績も豊富にアリ。詳細は公式ホームページにて公開中。完全日本語サポート＆無料試用可能です。お気軽にお問い合わせください。