成果の出る日報の書き方とは？日報を活用するための3つの成果と4つのルール

それでは日報にはどんな意味があるのでしょうか。
日報には「自分の業務分析」と「従業員の状況を把握する」という二つの意味があります。

「自分の業務分析」
日報を書く際、一日の業務を振り返りながら記入をする方は多いと思います。
業務を振り返ることで目標達成ができたかできなかったかを考えるきっかけになり、
改善点や反省点を見つけやすく、今後の業務へと反映させることができます。

「従業員の状況を把握する」
続いて、他の従業員の日報を毎日読んでいると、書く従業員の業務進捗や、心理的状況もうかがうことができます。
そうすることで業務のサポートから適切なケアと離職者を防止する取り組みにも繋がります。

日報には、「情報共有」と「上司の業務把握」という二つの目的があります。

まず1つ目に、各従業員の仕事の進捗や、業務に関する改善案・成功事例を会社内で共有するという役割があります。各従業員の動きを把握し、仕事をうまく進める方法を知ることで、業務効率が上がったりミスを未然に防ぐことができます。

また、部下がどんな業務を行っていて、進捗がどこまで進んでいるのかを日報で把握ができるため、上司がそれぞれの現場の状況を把握でき、業務をスムーズに行うための的確な指示が可能となります。

従業員の書いた日報は、上司だけではなく、他の部署の従業員も見られるようにすると、社内での情報共有がスムーズになります。

日報は、仕事の進捗状況を発信するだけでなく、日報を読んだ他の従業員の新しいアイデアに繋がったり、その人が気づいた課題や改善点を共有する事で社内の横展開が広がります。

役職・事業部が異なる従業員同士が日報で情報共有し合うことで、仕事に関する知識・成功例・ノウハウが積み上がり、会社共通の情報財産になります。

また、経験が違うメンバー同士でも、同じ業務に取り組んでいる場合に解決策を日報で事前に確認できたり、先輩の業務を後輩が真似し、教育としても役立ちます。
従業員の退職や異動時にも、日報に蓄積された情報により、スムーズな引き継ぎ作業を行うことも可能です。

日報を使うことで従業員同士がコミュニケーションを取ることができます。

日報に質問や提案を記入することで、上司からの答えをもらうという流れで、上司と部下の繋がりができます。
その他、事業部間同士での情報交換や改善提案などを行うことにより、部署・拠点が異なっていてもコミュニケーションを取ることができます。

また近年ではテレワークが増え、上司や同僚とコミュニケーションをとる機会がなかなかないということもあり、日報で他の従業員とコミュニケーションを取る需要が増えてきております。

基本的に日報を書くのは業務が終わってからなので、多くの方が「業務で疲れている」「書くのがめんどくさい」という理由で後回しになりがちです。

ですが書く時間が遅くなる程、情報が古くなり役に立たなくなる可能性も増え、なおかつ業務内容を忘れてしまい日報の内容が薄くなってしまいます。

当日に日報を書くことで情報の鮮度を保ち、内容を忘れることなく情報を共有することができます。

日報のテンプレートを作成することにより、上司が思う「こんな情報を集めてもらいたい」という情報をピンポイントでの収集することができます。

書く側からすれば「日報に何を書けばいいかわからない」という不安を無くなり、従業員が日報を書く時間も短縮でき、業務への支障もかなり減ります。

正社員とアルバイトで同じレベルの日報を求めてしまうと、難易度が高くなり日報の記入率が下がってしまいます。
投稿回数・投稿内容は役職に合わせ難易度を変えることで情報の量・質が保たれ業務に活用できる日報を運営することができます。

従業員には「こんなこと書いていいのかな」という不安があります。せっかく思いついた良い改善提案を上司に怒られることを恐れ記入しないということもあり得ます。

そのため会社全体で「どんなことでも記入していい」ルールを設けることで、細かい気づきから大きな改善提案を従業員から引き出すことができます。

日報革命は、従業員の日報が経営品質を向上させるデジタル日報ツールです。

日報革命では、カテゴリー別で投稿を絞り込むことができ、「改善提案」や「お客様の声」、「研修感想」など見たい情報を絞って閲覧することで、必要な情報を見逃さずに済みます。

従業員の役職・事業部・拠点ごとで絞り込んで閲覧することも可能なので、上司は部下の日報をわざわざ探すことなく簡単に閲覧が可能です。

また日報への「コメント機能」や「イイね機能」、「ダイレクトメッセージ機能」などのコミュニケーションシステムも導入しており、コミュニケーションツールとしての役割も果たせます。

PCだけでなくスマホから日報を投稿できるため、アルバイトさんでも簡単に日報を始められます。

日報内には画像や動画などを添付することができ、より実行した業務が相手に伝わりやすく、社内での横展開にも役立ちます。

投稿のカテゴリー別表示だけでなく、役職・事業部・拠点での絞り込みや、キーワード検索、お気に入りの投稿を保存できるブックマーク機能搭載。振り返りたい日報をすぐに見つけられます。

SNSサイトのように「フォロー機能」や「マイページ」、投稿回数やコメント回数の多い従業員を表彰する「ランキング機能」を搭載しており。日報＝つまらないというイメージを無くし、従業員が楽しくて自ら活用したくなる日報システムになっております。

日報というと「日報を管理するのが手間」「日報が成果に繋がるのか？」というマイナスなイメージをお持ちの方も多いと思います、ですが今回ご紹介させていただいたように、日報の本質を見抜いた活用方法により、経営品質を高める有益な情報を収集することができ、成果に繋がる立派な武器になります。

また社内コミュニケーションの一環として利用することで「風通しの良い社風」の形成から、離職者予備軍の事前発見の離職防止策としても使用できます。

ご紹介させていただいた日報システムの「日報革命」は、従業員が楽しみながら、経営者の欲しい情報が集められる上に、情報資産として「改善提案」や「成功事例」を積み上げていくことができ管理も簡単です。

「続けられるか心配」という声にもお応えして、導入企業様には日報の定着を目的とした「定着プログラム(全三回)」を実施し、使い方から日報データの集計・活用までレクチャー致します。

是非、日報革命で会社の経営品質向上を図ってみてはいかがでしょうか。