「手書きの作業日報はもう時代遅れ？」日報のデジタル化で業務を効率化

手書き日報は、記述者の業務状況やトラブル対応、遂行能力などを集約した情報の宝庫です。

しかし、デジタル日報に比べてスピード感や閲覧性、コスト面に課題があります。まずはデジタル日報と比較した手書き日報のデメリットを整理します。

紙日報には様々なタイミングでタイムラグが生じます。

例えば、記述者が提出してもすぐに上司が読むとは限りません。

また、日報の中に共有すべき内容が含まれていても、瞬時に共有できるのはその場にいる人のみです。

紙日報は書けば書くほど情報量が増え検索が困難になります。

以前対応した顧客からクレームが入ったときなど、過去の履歴を辿るため、膨大な日報を全て読み漁らないといけません。

このような検索性の欠点は長く企業を苦しめてきました。

紙日報からの統計作りには別途表計算ソフトへの入力作業が必要です。

元となるデータが紙であるが故に作業は長大かつアナログなものと化しています。

1つの統計を作るために数時間、あるいは数日を要する例もあります。

紙日報は用紙代や印刷代、保管スペースの確保などコストがかかります。

処分のための整理や内容確認も、人的コストの浪費です。

デジタル日報はスピード感や閲覧性で紙日報に勝ります。

しかし、デジタル日報の長所はこうした紙日報の裏返しには留まりません。

アイデア次第で、日報を介した新たなコミュニケーションの創出や新規事業の発案にまで拡大します。

続いて、デジタル日報のメリットに着目していきます。

デジタル日報は投稿内容が即座に全社的に共有されます。

つまりデジタル環境下においては、全社員が常に最新の情報を把握しているということです。

顧客からの状況照会や取引先とのトラブルに対しても、よりスピーディな対応が可能となります。

手書き日報は閲覧者が少数であるため、部署によっては内容が薄い、重要なことが書いてない、文章の構成がわかりにくいなどのエラーが起きます。

しかし、デジタル日報では記載事項やフォーマットの統一により、品質の均一化を図れます。閲覧者も多く比較や指導も容易です。

用紙代や印刷代、保管スペースの確保など物理的リソースの損耗を抑制できます。

また、出先の従業員が日報のためにオフィスに戻るといった必要もないため、業種によっては人的コストの抑制も可能となります。

デジタル日報は、全社員の知識がウェブでつながった状態です。

このため、自身の成功体験を全社的に共有し他の従業員に伝えたり、対応に窮したときに解決策の共有を求めるといった使い方が可能です。

また、業務の属人化も生まれにくく、特定の従業員に過大な負荷がかかる事態も避けられます。

デジタル日報は国内・国外問わずローンチされています。

自社での浸透を図るには、この中から適したものを選択しなければいけません。

ここでは、はじめて日報アプリを検討する企業が、注目したいポイントを解説します。

使いやすさは最優先で注目したいポイントです。

特に注目したのいのはUI（ユーザーインターフェース）と呼ばれる操作画面です。

UIにゴチャゴチャ感や必要な機能へのアクセス性の悪さがあると、使いにくいアプリとの評価を受けやすく、浸透しません。

機能やサービス面も当然着目したいところです。

特に画像・動画の添付機能や投稿内容の検索・引用機能は、日報アプリにおいて重要です。

これらの機能を欠いていると表現方法に制約が生まれ、わかりにくい投稿となりがちです。

また、処理スピードやエラーの少なさにも着目したいところです。

これらに問題があると日報アプリの長所であるタイムリーな情報共有が損なわれます。また「投稿した、してない」の水掛け論になることも。

日報アプリは企業秘密の宝庫、サイバーセキュリティにも留意したいところです。

内部犯対策としてアカウント毎のアクセス制限

不正アクセスに備えたアプリ自体のロック機能

端末紛失や乗っ取りに対応するリモートログアウト機能

データサーバーのセキュリティ性

このあたりは特に重要となってきます。

ひとたび不正アクセスが発生すると途方もない損害となりかねないため、注意しましょう。

最後に日報アプリへの切替えの流れをご紹介します。

デジタル化成功のカギは目標設定が握っています。

「社内コミュニケーションを活性化したい」、「日報のデータベース化を図りたい」などの方向性です。

現状からどのように変えたいかが伝わるものが良いでしょう。

ただし、一度ですべての詳細を固める必要はありません。

導入にあたり稟議を重ねるかと思いますが、参与する人が増えるにつれて、様々な意見が出てくるからです。

「まずはたたき台」という感覚で設定すると良いでしょう。

会議で導入が決まったら導入チームの結成です。

責任者を定めるだけでなくITに詳しい人材も加えましょう。様々な角度からの意見が得られるよう、多様な職位、人材で結成するのがポイントです。

導入チームのミッションは、ツールの選択だけでなく、評価や導入後の浸透促進も含まれます。

ツールをどのように社内で定着させるのか早い段階で検討しておくと良いでしょう。

品質に自信のあるツールはたいてい無料での試用体験が可能です。

イメージだけで決め、失敗したというケースは枚挙に暇がありません。失敗を避けるためにもテスト導入は積極的に実施すべきです。

なお、ツールそのものの評価はもちろん、提供元のフォローやサポート体制もチェックしましょう。

安価なツールのなかには「日本語サポート非対応」など致命的なものもあります。

日報アプリは導入後が真のスタートです。

導入したツールが社内で受け入れられるよう、活用例を紹介したり、有用性を証明するなどの取り組みが求められます。

また、安心して使えるように、導入チームが運用ルールを公表したり、投稿に対して反応するなどの取り組みも必要です。

誰しも投稿に反応が得られると嬉しいものです。スタンプなど感情表現機能なども駆使して、投稿を促進すると良いでしょう。

日報は従業員の業務状況を把握するためのツールです。

しかし、紙媒体では従業員が増えるにつれて量も増え、品質がバラつき、管理が困難になるというジレンマを有しています。

弊社の社内SNSアプリ「日報革命」は紙日報が持つこのような課題を解決し「日報の社内資産化」をテーマにしたツールです。

Twitter感覚のつぶやき投稿をメインに、各種アップロード機能や日報テンプレート機能がいつでも誰でも的確な投稿ができるよう徹底サポート。さらにサンクスカード機能やスタンプ機能など多彩な感情表現機能が従業員の積極的な投稿を促します。

また、指定キーワードや日時での検索機能や集計内容のCVS出力、各種データのランキング化にも対応。

投稿の社内マニュアル化や統計データの作成、各従業員の傾向なども手間や時間、コストをかけることなく作成できます。

さらに日報革命は現在、無料試用も提供中。お問合せから導入後のサポートまで完全日本語でお手伝いさせていただきます。

詳細は下記のURLにて。導入実績も豊富にご紹介しております。